転職エージェントの断り方!面談、求人、内定辞退のケース別例文を紹介

転職エージェントへの断り方
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転職エージェントはあなたの転職をサポートし、さまざまな求人を紹介してくれるサービスです。

頼りになる一方で、もし面談や選考、内定を断りたくなったら「気が引ける」「良い求人を紹介してくれなくなるかも」と不安になってしまいますよね。

この記事では、転職エージェントと良い関係を築きながら転職活動ができるように、上手な断り方をケース別に紹介します。

転職エージェントは断ってもいいの?

転職エージェントを断って良いか迷っている男性

転職エージェントの面談や紹介求人、応募した選考を断っても問題ないの?と気になる方もいるのではないでしょうか。

結論から言うと、基本的には断っても問題ないです!

面談や求人紹介、選考の辞退は、転職活動を進めていく中でよくあることです。辞退したからといって、転職エージェント側から不満に思われることはありません。

後悔のない転職活動をするには、遠慮せず担当者に本音でぶつかることが何よりも大切です。

ただし、転職エージェントからの連絡を無視したり、断る理由があやふやだったりすると、今後その転職エージェントを利用しての転職活動に支障が出る可能性があります

転職エージェントへの断りは電話?メール?

転職エージェントの担当者との面談や紹介された求人、選考、内定を辞退したい…。そんなとき、転職エージェントにどんな手段で断りの連絡を入れるべきか、まず悩むポイントかもしれませんね。

基本的に転職エージェントに断りを入れる場合は、メールでも電話でも問題ありません

メールなら履歴が残るので、互いの認識違いによるトラブルも回避できます。転職エージェントの担当者はかなりまめにメールチェックをしているので、見落とされる心配はありません。

企業に直接送るわけではないので、無理に丁寧に書こうと気負う必要もありません。本音がわかりやすく書いてあることの方が大切です

ただし、面談や面接の直前に断ろうとする場合は、電話で連絡を入れると確実です。いずれの場合も、断る理由を簡潔に伝えましょう。

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転職エージェントのうまい断り方|解説付きケース別例文

ここからは、上手に断るためのメール例文をケースごとに紹介します。ぜひ、ご自身の状況に合わせて活用してくださいね。

転職エージェントとの面談を断る場合のメール例文

まずは転職エージェントとの面談を断るケースです。

ただし断る前に、理由をもう一度考えてみてください。「準備ができていない」「相談する内容が決まっていない」といった不安が理由なら、断るのはもったいないです。

準備せずに面談に行ったとしても、担当者があなたの悩みをうまく聞き出してくれます。登録したときのモヤモヤした気持ちを解消するためにも、一度相談に行ってみてはいかがでしょうか。

逆に「現在の会社に残る決断をした」「転職しなくても昇給・昇格や異動希望が叶った」など、転職をやめるのに明確な理由がある方は、むしろ断った方がよいでしょう。

ここまで読んでも断る意思が変わらない方は、以下の例文を参考にしてみてください。

[会社名]〇〇様

お世話になっております。□□です。
先日は面談の設定、ありがとうございました。

このたび一身上の都合で転職活動を一旦休止することとなり、連絡いたしました。
つきましては、面談をキャンセルさせていただきたいと考えております。

今後、転職活動を再開する際には、改めて相談させていただければ幸いです。
お忙しい中ご調整くださったにも関わらず、大変申し訳ございません。

何卒よろしくお願いいたします。

[署名]

面談を断る際のポイント

・ここでは転職活動を休止する詳細な理由は書かなくてもOK

・時間を調整してもらったにもかかわらず面談をキャンセルすることについて、おわびの気持ちを伝える。

転職エージェントとの面談内容について説明した記事はこちら

転職エージェントの面談って何?面談のすべてと印象UPのポイント
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「面談(キャリアカウンセリング)って何を話すの?」「面談次第で紹介される求人が変わるってホント?」 転職エージェント(人材紹介会社)に登録...

転職エージェントから紹介された求人を断る場合のメール例文

転職エージェントから紹介してもらった求人を見て、条件が自分の希望と合わないと感じたときの例文です。

[会社名]〇〇様

お世話になっております。□□です。
この度は求人のご紹介、ありがとうございます。

早速内容を拝見しましたが、希望条件と合わない部分があり、応募を辞退したいと思いご連絡しました。
今回の転職では年収アップも目的としておりましたが、紹介された求人ですと、年収の上限が500万円程度とのことでした。
私が希望する年収は600万円以上なので、今後の生活設計も考えると、応募するのは難しいと考えております。

会社の雰囲気や仕事の内容は、自分の希望に近かったので非常に残念です。大変お手数をおかけしますが、引き続き求人を紹介いただけると幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

[署名]

求人を断る場合のポイント

・求人を見てから断る場合は、具体的に何がネックになったのかはっきり伝える
(ネックとなる部分が交渉可能であれば、調整してもらえる可能性もある)

・逆にその求人の良かった部分も伝えるとなお◎

・引き続き求人を紹介してもらいたい、という意欲を伝える。

合わない担当者を断る場合のメール例文

転職エージェントの担当者と求職者にも相性があります。もし担当者と相性が悪い、希望とは違う企業ばかり紹介される、知識に不安がある…などと感じた場合は、担当者の変更も可能です。

担当者変更の専用フォームを設置している転職エージェントも多いので、そちらに連絡するのがスムーズです。専用フォームがない場合でもサポートセンターに連絡すると調整してくれます。

転職エージェントによっては、変更理由の聞き取りのため、担当者の上司からあなた宛てに連絡が入る場合があります。変更を申し出る場合は、理由を明確に伝えることが大切です。

理由があいまいだと、転職エージェントからの印象も悪くなりますし、次の担当者でも同じことを繰り返す可能性があります。

例文を参考に、自分の考えを伝えるメッセージを送りましょう。ケースに合わせて、2つの例文を紹介します。

まずは担当者との相性が良くないと感じた場合の例文です。

[会社名]サポートセンター ご担当者様

お世話になっております。転職支援サービスに登録している□□と申します。

現在サポートいただいている〇〇様について、担当者の変更をお願いしたいと思い、連絡いたしました。
〇〇様にはいつも親身にご相談に乗っていただき、大変感謝しております。

しかし〇〇様と私の間で、転職活動のテンポに若干のずれがあると感じました。
具体的には、じっくり転職活動をしたいと希望したのに、何度も応募を促されるといった状態が続いています。そのためもし可能であれば、他の担当者の方とお話をしたいと考えております。

お忙しいところお手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

[署名]

次に、担当者の知識に不安があると思った場合の例文です。

[会社名]サポートセンター ご担当者様

お世話になっております、転職支援サービスに登録している□□と申します。

現在サポートいただいている〇〇様について、担当者の変更をお願いしたいと思い、連絡いたしました。

〇〇様にはいつも親身にご相談に乗っていただき、大変感謝しております。
しかし、現在私は▲▲職としてのキャリアアップを考えており、業界やキャリアについてさらに専門的な情報をいただきながら転職活動を進めていきたいと考えております。

そのため、▲▲職の知識がより豊富な方に担当を変更いただくことは可能でしょうか?
身勝手なお願いであることは重々承知の上ですが、ご検討いただければ幸いです。

お忙しいところお手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

[署名]

担当者との相性を理由に断る際のポイント

・現在の担当者に感謝の気持ちを伝えながらも、なぜ変更したいのかをしっかりと記載する。

・どのような担当者に代わってもらいたいのか、希望を伝える

・気まぐれに担当の変更を希望するわけではないことを、理解してもらえるようにする。

他の転職エージェントで転職を決めた場合のメール例文

他のエージェントで内定を得たので退会したいという方は、速やかに伝えましょう。

[会社名]〇〇様

お世話になっております。◻︎◻︎です。

日頃より転職のサポートをいただき、ありがとうございます。

この度、他の転職エージェント経由で内定をいただき、その報告で連絡いたしました。
内定に伴い転職活動を終了するため、退会したいと考えております。
あわせまして、配信中のメルマガの停止もお願いいたします。

○○様が親身にサポートしてくださったにも関わらず、貴社経由で転職できなかったことを大変心苦しく感じております。
もしまた転職活動をすることがありましたら、いち早く〇〇様に相談させていただければ幸いです。

末筆ながら、○○様の今後のご活躍を心からお祈り申し上げます。

[署名]

他の転職エージェントで決まった際の断り方のポイント

・他の転職エージェントで転職が決まった場合はきちんと明記する。

・担当者への感謝の気持ちを伝える。

・もし転職エージェントから送られてくるメルマガの配信も止めたい場合は記載する。

転職エージェントを通じて企業の選考を断るには?

転職活動が進むと、企業の選考を断るケースも出てくるでしょう。そんな時に使える、転職エージェント宛てのメール例文を紹介します。

ここでは企業の選考をどのように断るか、以下の4つのケース別にみて行きます。

  1. 応募企業との面接を日程調整中に断る場合
  2. 応募企業との面接を日程決定後に断る場合
  3. 内定を断る(内定辞退)場合
  4. 内定承諾後に入社を断る場合

1.応募企業との面接を日程調整中に断る場合のメール例文

まずは、企業との一次面接を日程が決まっていない段階で断る場合のメール例文です。

注意点として、求人情報だけを見て「やっぱり自分には合わないかも…」と面接を辞退するのは避けた方が、さまざまな道が開けます。社内の雰囲気や社員の人となりは、実際に企業に足を運ばないとわからないからです。

ただし、別の転職エージェント経由で転職を決めた場合など、辞退の理由が明確な方はなるべく早く断りましょう。

[会社名]〇〇様

お世話になっております。□□です。

貴社を通じて応募した株式会社●●コーポレーションの一次面接を辞退したいと考えております。
理由としては、別の転職エージェントより応募していた企業から内定をいただき、熟考の結果そちらに入社することを決心したたためです。

〇〇様のサポートで一次面接まで進めたにもかかわらず、このような結果となってしまい大変申し訳ございません。
また、株式会社●●コーポレーションの採用担当者様にも申し訳なく思っております旨、お伝えいただけると幸いです。何卒よろしくお願いいたします。

[署名]

日程調整中に断る場合のポイント

・面接する予定だった企業名をはっきりと書く。

・なぜ面接の前なのに断ろうと思ったのか、明確な理由を記す

・転職エージェントの担当者だけでなく、企業の採用担当者への謝意も伝える。

2.応募企業との面接を日程決定後に断る場合のメール例文

次に、日程が決まった後に、二次面接や最終面接を断りたいケースについて説明します。

応募企業の面接官もあなたのために予定を空けてくれているはずなので、日程決定後の面接キャンセルは極力しないように注意してください。

しかし万が一日程が決まった後に断りたくなった場合は、早急に意思を伝える必要があります。転職エージェントにはメールを送る前に、なるべく電話で連絡しましょう。

電話しても担当者が不在の場合や、どうしてもメールで断りたい方は以下の例文を参考にしてください。

[会社名]〇〇様

お世話になっております。□□です。

×月△日に予定している株式会社●●コーポレーションの二次(最終)面接を辞退したいと考えております。

理由としては、応募した当初は求人票をよく読んでおらず、面接などを通じて裁量労働制という点が心配になったことです。
今回の転職理由である「メリハリをつけて働きたい」という希望とは相違があると感じ、面接日程の決定後になってしまいましたが、両親とも相談のうえ辞退させていただきます。

ここまでサポートしていただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい大変申し訳ございません。
また、●●コーポレーションの採用担当者様にも申し訳なく思っております旨、お伝えいただけると幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

[署名]

面接を日程決定後に断る場合のポイント

・二次(最終)面接する予定だった企業名、日時をはっきりと書く。

・実際に面談をして感じたギャップなどを明確に書く

・たとえ内定したとしても、入社できないという強い意志を伝える。

・転職エージェントの担当者だけでなく企業の採用担当者への謝意も伝える。

3.内定を断る(内定辞退)場合のメール例文

次に、内定を上手に断るためのメール例文を紹介します。

内定獲得まで進んだのに辞退するのは後ろめたいかもしれませんが、面接を重ねた結果「自分とは合わない」と感じるケースはよくあります。恐縮しすぎず、早めに辞退する意思を伝えましょう。

もし、待遇や条件面がネックとなって内定辞退を検討している場合は、交渉してもらえる可能性があるのでエージェントに相談することもおすすめします。

[会社名]〇〇様

お世話になっております。□□です。

この度は、株式会社●●コーポレーションの内定を辞退させていただきたく、ご連絡しました。

理由としては、●●コーポレーションの社風には大変魅力を感じていたものの、面接を通じていろいろとお話を伺い、業務の内容や労働条件などを考慮した結果、自分がチャレンジしたい領域と相違があると感じたためです。

●●コーポレーションの採用担当者様には、大変申し訳なく思っております旨、お伝えください。

〇〇様に全面的にサポートいただいたにもかかわらずこのような結果になりましたこと、大変心苦しく思っております。
また、今後も転職活動は続けていきたいと考えています。

恐縮ですが、引き続きサポートをお願いできれば幸いです。

[署名]

内定を辞退する際のポイント

・まずはエージェントや企業の採用担当者に対してお礼やおわびの気持ちを伝える。

なぜ入社に至らなかったのかはっきりと記載する。

・内定を辞退した後も転職活動を続けたい場合は、サポート継続を要望する。

4.内定承諾後に入社を断る場合のメール例文

最後にご紹介するのは、内定承諾後の入社辞退のメールです。

内定承諾後に入社前辞退を申し出ると、あなたの入社を見込んで採用活動を進めている企業に大きな迷惑がかかってしまいます。軽い気持ちで辞退するのは避けましょう。

転職先に不安があるなら、転職エージェントに相談するのも手です。担当者があなたの不安を解消するために力を尽くしてくれるでしょう。

それでも入社を辞退したい場合は、できる限り早く転職エージェントに連絡し、理由を伝えましょう。

[会社名]〇〇様

お世話になっております。□□です。

日頃よりサポートしていただき、誠にありがとうございます。

先日、内定を承諾しました株式会社●●コーポレーションですが、入社を辞退させていただきたくご連絡しました。

内定後、自身の適性や希望の待遇について改めて熟考した結果、他で内定をいただいた会社とのご縁を感じ、このような結論となりました。
一度内定を承諾しながら、このような身勝手な決断をしてしまい、心よりおわび申し上げます。

また、〇〇様にはいつも親身になってサポートをいただきましたこと、改めて感謝いたします。

●●コーポレーションの採用担当者様にも心より申し訳なく思っております旨、お伝えいただけると幸いです。
本来であれば、直接お伺いしておわび申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となってしまいましたことをお許しください。

大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。

[署名]

内定承諾後に断る際のポイント

・応募企業に迷惑をかける可能性が大きいため、早めに辞退を申し出る

・入社を辞退する理由をはっきりと書く。

・メールと併せて謝罪の電話も入れる。

転職エージェント以外の転職活動の方法

ここまで転職エージェント宛ての断り方のメール文例について紹介してきましたが、もちろん他にも転職活動の方法はあります。

代表的な転職活動の方法は下記の通りです。

◆転職サイトに登録する

転職活動のファーストステップとして、よく知られているサービスです。希望条件で絞って転職先候補を検索し、自分のペースで転職活動を進められるという利点があります。

◆企業採用ページから直接応募する

企業によっては自社のホームページだけで採用活動をしている場合があります。もし、行きたい企業がある場合は、ホームページをチェックしてみましょう。

◆ハローワークへ足を運ぶ

無料で求人が出せるので、小規模企業の求人も見つけやすいです。
特に地域密着型の企業の求人が多い傾向があります。担当者とは対面でのやりとりが基本となりますので、小まめに通う必要があり、時間に余裕がないと難しい場合もあります。

◆SNSで採用担当者に接触

特にWebやIT業界の企業は、SNSを利用して採用活動をしているケースがあります。SNSの方が応募のハードルが低いと感じられる方は、気になる会社の採用担当者にコンタクトを取ってみるのもよいでしょう。
ただし、SNSでの投稿もチェックされる可能性があるので、プライべートも含め発言には気を付けましょう。

◆リファラル採用

リファラル(referral)とは「推薦、紹介する」という意味。応募したい企業の社員を通じて、採用担当部署へと紹介してもらう方法です。
もし行きたい企業に知人が勤めていれば、リファラル採用を行なっているか聞いてみるのもいいかもしれません。
ただ、知り合いの紹介だからといって必ず就職できるわけではありません。関係性から、内定を断りにくいなどのデメリットもあります。

◆ヘッドハンティングを受ける

キャリアが充実している方向けの転職方法です。企業からヘッドハンティングをしてもらうには、人脈や実績がものをいいます。
待っているだけでは難しく、自分から行動を起こすことが大切です。交流会などに顔を出すようにして、社外にも人脈を広げておきましょう。

転職エージェントの断り方のまとめ

転職エージェントとの面談や、担当者から紹介された求人の選考、内定を断る際は速やかに、より本音が伝わるように連絡することが重要です。

断ったとしても、納得のいく理由を担当者に伝えられれば、基本的に問題ありません。

転職で後悔しないためにも、上手に転職エージェントを活用してくださいね。

★転職サイト・転職エージェントを徹底比較★取り扱い一覧

最後に「どの人材紹介会社に登録すればいいのかわからない」という方のために、各転職サイトや転職エージェントの特徴やポイントをご紹介します。

転職サイトや転職エージェントはそれぞれ特徴が異なります。あなたにふさわしい会社を選んで、後悔しない転職をしましょう。

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