大学職員に転職するには?面接のコツと採用の仕組み・仕事のやりがい

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大学職員に転職できる?どんな採用をしているんだろう

大学職員の求人の探し方を知りたい

安定している、労働環境が良いといったイメージから求職者の人気を集める大学職員。今の仕事が忙しく、次こそ落ち着いて働きたい人にとっては、理想的な転職先に思えますよね。

この記事では、実際に私立大学の職員として働いていた方への取材をもとに、大学職員への転職について詳しく解説します。

採用の仕組みや面接のコツ、求人の探し方までお伝えしますので、大学職員に興味がある人はぜひ参考にしてみてください。

             
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大学職員に転職!仕事のやりがいや魅力は?

仕事のやりがいを示している画像

大学職員は、大学生や教員を「裏方」としてサポートする仕事です。

具体的には、以下のような仕事をおこなっています。

  • 入試・推薦準備
  • 会議資料の作成
  • 学生カリキュラムの作成補助(ベース資料の作成など)
  • 学生の在籍管理
  • 学生の日常の相談対応
  • 父母対応

このように、大学の経営・運営だけではなく、学生の入学から卒業までのサポート、さらには教員の授業の補助まで、さまざまな面で大学を支えるのが大学職員の仕事です。

学部事務室」などと呼ばれる事務系の部署で働くのが一般的です。

大学職員のやりがいは、学生や教員から直接感謝されることです。卒業が近づいてきたころ、「お世話になりました」と学生が言いに来てくれるケースもあります。

大学生と近い距離で接し、その成長を近くで感じられる点も大学職員の魅力といえるでしょう。

大学職員は事務系と技術系に分けられる

大学職員は「事務系」と「技術系」の職員に大きく分けられますが、多くは事務系職員として採用されます。

事務系職員の場合には、学生支援や国際交流(留学生対応)、広報、総務・人事、財務といった部署に配属されます。

配属先は、これまでの経験などを加味して決まるのが一般的です。

一方で技術系職員の場合は、これまで身に付けた専門技術を活かし、教育や研究のサポート、大学施設の整備といった仕事を行います。

私立大学の中には、契約社員として技術系職員を随時募集している大学もあります。

大学職員は公務員ではないが安定性あり?

勘違いしやすいポイントですが、大学職員は公務員ではありません。

国立大学は、かつては文部科学省管轄の機関でした。そのため国立大学で働く職員は公務員としての扱いでしたが、2004年4月の法人化にともない非公務員になっています。

同じく、私立大学の職員も非公務員です。

大学の経営は、景気の悪化にあまり左右されません。それは、100年単位で歴史を築いてきた大学が多い点からも見て取れます。

さらに国の補助もあり、基本的には保護者の学納金をもとに予算が組まれるため、財務的な基盤も盤石です。結果として、そこで働く大学職員の給与も安定しているのです。

営利を追及し、場合によっては倒産の可能性もある民間企業と比べると、大学職員は安定した仕事といえるでしょう。

大学職員に向いている人と転職して失敗する人の違い

転職して失敗する人の画像
▼大学職員に向いている人
コミュニケーションやサポート、裏方の仕事が好きな人
▼転職後に失敗したと感じる可能性が高い人
・コミュニケーションやサポートが苦手な人
・自分が前に出て、新しい挑戦をしていきたい人

大学職員に向いている可能性が高いのは、人とのコミュニケーションやサポート、裏方の仕事が好きな人です。

大学職員は、学生や教員、保護者との人間関係が大切になる仕事。そのため、人とコミュニケーションを取るのが好きな人はモチベーション高く働けます。

サポートがメインの仕事のため、誰かを支えることにやりがいを感じる人もイキイキと働きやすい環境といえるでしょう。

一方で、コミュニケーションやサポートが苦手な人は、大学職員に転職した後に後悔する可能性が高いです。

また自分が前に出て、新しい挑戦をしていきたい人も後悔する可能性があります。大学は、学生や教員が「主役」。大学職員はあくまで「裏方」だからです。

大学という特性からも、新しい提案は受け入れられづらい傾向にあります。

民間企業出身で、自分が前面に出て働いていた人の中には、大学職員への転職後に後悔する人も多いのです。

労働環境の良さが転職目的だと失敗する?

労働環境が良い「ホワイトな職場」だと思って大学職員に転職すると、後々失敗したと感じる可能性もあります。

例えば大学の一般入試・推薦入試は基本的に土日に実施されるため、入試の時期には休日出勤もあります。

大学受験をした方なら経験があるかもしれませんが、オープンキャンパスの開催日も土日が多いですよね。出勤を求められるケースもあります。

もちろん大学や部署によっては、働き方改革にともない、労働環境が改善されてきています。ただし、仕事によっては毎日定時で帰れるわけではありません。

以上の理由から、「休日出勤なし」「定時で帰れる」といった期待だけを目的に大学職員を目指すと、転職後に後悔する可能性があるのです。

大学職員の中途採用の仕組みと募集時期

HPで大学の情報を集めている画像

大学職員の中途採用の仕組みと、求人の募集時期を解説します。

まず求人情報に関しては、私立・国立ともに、各大学のホームページや新聞、転職サイトなどに掲載されています。

一方で中途採用の募集の仕組みは、私立と国立で異なります。両者の違いは混乱しやすいポイントでもあるので、次にお伝えする内容をぜひ確認してみてください。

私立大学の中途採用は民間企業と似ている

私立大学の中途採用は、民間企業への転職の流れと似ています

具体的には、大学ごとに採用を実施し、書類選考と面接が行われます。書類選考では履歴書と職務経歴書が審査され、面接は複数回実施されるのが一般的です。

特に民間企業でいうところの正社員、いわゆる「専任職員」は、新年度や秋といった期初のタイミングに合わせて募集されるケースが多いです。

専任職員だけではなく、嘱託社員やパートも含め、それぞれの採用情報は各大学のホームページに掲載されているので確認してみましょう。

 国立大学の職員採用には試験がある

職員採用試験を示す画像

国立大学の職員の採用は、国立大学法人などが合同で実施する試験を通じて行われます。ただし、中には独自の採用試験を行う大学もあります。

合同試験の場合、まずは一次試験を全国7地区に分けて同一日程で実施。二次試験は、各大学で面接などが行われます。

▼一次試験が行われる全国7地区
北海道、東北、関東甲信越、東海・北陸、近畿、中国・四国、九州

試験には、受験資格も設定されています。ちなみに2020年度募集の受験資格は「1990年4月2日以降に生まれた者」でした。

また、試験は年に1回だけのため、申し込みに遅れた場合は来年まで待たなければいけません。

基本的には毎年5月に受験の申し込みが始まりますが、受験資格などを確認するためにも、各地区で開催される「受験者向け説明会」には必ず参加しておくようにしましょう。

大学職員への転職は倍率が高く難関

大学職員への転職は倍率が高く、狭き門です。募集人数が少ない一方で、多くの応募が集まる人気の仕事だからです。

私立大学の専任職員の採用では、10人の募集枠に対し1000人の応募があるケースも少なくありません。この場合、倍率は100倍にもなります。

倍率の高さは、国立大学も例外ではありません。

例えば2020年度の関東甲信越地区一次試験の場合、事務系職種の倍率は3.8倍。東北地区では3.5倍となっています。ここに二次試験が加わり、倍率はさらに上がります。

高倍率をくぐり抜けるには、並大抵の努力では足りません。大学職員に絞った選考対策が必要となってくるでしょう。

大学職員への転職を成功させるコツ

大学職員への転職には成功させるためのコツがあります。

内定を勝ち取るには、ポイントを押さえた対策が欠かせません。次の3つのポイントに分け、それぞれの対策のコツを紹介します。

1.情報収集

2.面接

3.選考全般

【情報収集】大学の教育理念に必ず目を通す

大学の教育理念や歴史などの情報には、必ず目を通しましょう。なぜなら、面接で質問される場合があるからです。

例えば「我が校の教育理念を知っていますか?」と聞かれ、答えられないと、面接官からの印象を悪くしてしまう可能性もあります。

教育理念や歴史に関しては、各大学のホームページに記載されています。面接前には、最低限そのページだけでも読んでおくようにしましょう。

例えば早稲田大学は「学問の独立・学問の活用・模範国民の造就」を教旨とし、慶応義塾大学は「気品の源泉、智徳の模範」を教育の目的に掲げています。

【情報収集】文科省や他大学の動向を調べる

面接前の情報収集として、文科省や他大学の動向も調べておきましょう。

特に、日本の教育の流れを決めている文科省の動きは要チェックです。

面接で教育のトレンドについて質問される可能性があるため、新聞などを読み、教育に関するニュースには常に触れておきましょう。

また、「〇〇大学では教育に△△を取り入れていますが、あなたならどう取り組みますか?」といった質問をされるケースもあります。

目指している大学以外の動向にもアンテナを張っておきたいですね。

【面接】業務に活かせるスキルをアピール

面接をしている画像

面接では、業務に活かせるスキルをアピールしましょう。

大学職員の面接では、「職員の業務の中で、あなたのスキルをどう活かしますか?」といった質問がよくされます。

そのため、スキルをただ持っているだけではなく、業務にどう貢献するかまで深堀りして考えておかなくてはいけないのです。

大学職員に特別なスキルは必要ありません。ただしマイクロソフトオフィス系の資格や簿記、語学系の資格があれば、業務に活かせるポイントを具体的にアピールしやすいでしょう。

面接では、次のような質問をされることも多いです。

  • 転職理由
  • 前職での仕事内容
  • 職員としてどんな仕事をしたいか

転職を繰り返している場合には、それぞれの転職理由を詳しく質問される可能性もあります。

【面接】表情や話し方には特に注意する

面接では、表情や話し方に注意しましょう。大学職員は、コミュニケーションスキルが重視される仕事だからです。

大学職員として働くと、学生や教員に加え、保護者や部署内の職員と密接に関わる場面も多々あります。

ときにはクレーム対応を任されますし、教員との付き合い方は、民間企業での「お客様対応」とは異なるものです。

もちろん相手を不快にさせない話し方や、人柄といった面も大学職員には求められます。

以上の理由から、「表情や話し方が適切か」「コミュニケーションスキルがあるか」といった点が、大学職員の面接では特にチェックされているのです。

【選考】より多くの求人に応募する

大学職員への転職を考える場合には、できる限り多くの求人に応募しましょう。

なぜなら大学職員は人気が高く難関のため、1~2校だけの応募では選考に通過できない可能性があるからです。

場合によっては、専任職員以外の雇用形態に目を向けてみるのもひとつの手です。嘱託社員やパートなどの選択肢を取れるのであれば、選考の難易度は下がります。

大学職員の求人は、大学のホームページのほか、転職サイトにも掲載があります。

国立大学も転職サイトなどを通じて独自の募集をしている場合があるので、求人情報は定期的にチェックするようにしましょう。

また、覚えておきたい点として、国立大学の一次試験は全国同一日に実施されます。複数地区の併願はできません。

ただし一次試験に合格すれば、その地区内で二次試験の日程が重なっていない大学同士の併願は可能です。

大学職員への転職におすすめの転職サイト・エージェント

大学職員の転職におすすめの転職サイト、転職エージェントを計6つ紹介します。

大学職員の求人は、転職サイトに比較的多く掲載されている傾向にあります。

ただし求人を扱っている転職エージェントもあるため、転職サイトと併用するのがポイントです。応募数を増やせるため、採用の可能性を高められるでしょう。

さらに転職エージェントを使うと、以下のようなサポートを無料で受けられます。

  • 新規求人が出た際の連絡
  • 応募書類の添削・面接対策選考
  • 日程・内定時期の調整

大学職員への転職は、簡単なものではありません。「転職のプロ」である転職エージェントの力を借り、選考ノウハウを手に入れましょう。

では、おすすめの転職サイト、転職エージェントを詳しく見ていきます。

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DODA

dodaは求人数が豊富な大手の転職エージェントです。

一般的には転職エージェントに登録すると、担当者から紹介を受けた求人にしか応募できません。しかしdodaは、転職サイトとしての機能も持っています。

そのため、まず登録して大学職員の求人情報を検索してみるのがおすすめです。

キャリア相談や選考対策などのサポートに加え、応募先企業や機関から応募のオファーを受けられるスカウト機能も使えますよ。

大学職員への転職のチャンスを少しでも広げたい方は、まずはdodaに登録してみてください。

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ヒットした求人数:「公社・官公庁・学校・研究施設」>「大学 職員」53件(2020年11月4日時点)

マイナビ転職

マイナビ転職のアイキャッチ

*画像はマイナビ転職公式サイトより引用

マイナビ転職は、独占求人を豊富に扱う転職サイトです。

サイト内の全求人のうち、マイナビ転職のみに掲載のある求人は約85%です。他の転職サイトでは見つからないような求人が多く掲載されています。

大学職員のように募集が比較的少ない求人を探す際には、求人に出会える確率を高めておく必要があります。

その意味でも、登録しておいた方がよい転職サイトといえるでしょう。

◆ヒットした求人数:「学校法人職員」>「大学」45件(2020年11月4日時点)

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リクナビNEXTは、求人数の多さが特徴的な転職サイトです。

サイト内の求人掲載数は、約4万5千件(2020年11月時点)。数ある転職サイトの中でもトップクラスです。

また、求人検索のバリエーションも豊富です。「有給消化率」「研修制度充実」といった検索項目や、中には「和気あいあい」といった項目もあります。

理想の職場をピンポイントに探したい方にぴったりの転職サイトといえるでしょう。

ヒットした求人数:「学校事務、大学事務、教務事務」>「大学」23件(2020年11月4日時点)

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type

type

*画像はtype公式サイトより引用

typeは、サイト内の検索のしやすさに定評のある転職サイトです。

求人情報でびっしりと埋め尽くされた転職サイトも珍しくない中、typeのトップページはスッキリしています。

一方で、職種や勤務地、年収など、必要十分の検索条件がそろっています。ストレスなく求人を探したい方には、特におすすめできる転職サイトといえますね。

大学職員の求人は少ないですが、時期によって増える可能性もあります。

求人が出た際に乗り遅れないように、まずは登録し、定期的に求人をチェックしておくのがおすすめです。

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女の転職type

女の転職type

女の転職typeは、女性を積極的に採用する企業や団体の求人を扱う転職サイトです。

「女性がおすすめしたい転職サイト」(2019年4月 市場開発研究所調べ)で1位に輝くなど、女性から厚い信頼を寄せられています。

「なでしこ」「くるみん」など、国が認定した女性活躍企業の求人も多く扱っているので、安心して働き続けられる求人に出会える可能性が高まるでしょう。

大学職員の求人は多くありませんが、新着求人が出た場合にすぐにチェックできるように登録しておくとよいでしょう。

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リクルートエージェント

リクルートエージェントは、業界最大級の求人数を誇る大手転職エージェントです。

人材業界での歴史が長いため、転職をサポートしてくれるキャリアアドバイザーの育成体制が整っています。

大学職員の選考は難関ですが、転職のプロの目線から書類の添削や面接対策をしてもらえるので、選考の通過率を高められるでしょう。

民間企業の求人も豊富に取り揃えているので、民間も視野に転職活動をする場合には特に登録しておきたい転職エージェントといえます。

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大学職員への転職のポイントと注意点

最後に、大学職員を目指すうえで押さえておきたいポイントや注意点を紹介します。

納得のいく転職活動を送るためにも、ぜひ確認してみてください。

民間企業と内定時期を揃えるのが難しい

大学職員と民間企業の転職を並行して行った場合、それぞれの内定時期を揃えることは簡単ではありません。

大学職員の転職には試験などがあり、転職活動に時間がかかる傾向にあります。民間からの内定が早く出て、大学職員の最終面接はまだ先という状況に陥りがちです。

つまり大学職員の面接を優先することで、民間からの内定を辞退しなくてはならない、といったケースがあるのです。

内定時期を揃えたい場合には、転職エージェントを頼るのも手です。

それぞれの面接日を調整してくれるので、内定時期を揃えられ、大学と民間どちらに行くか冷静に比較検討できるようになりますよ。

30代以上も大学職員に転職できる

大学職員への転職は、30代でも遅くはありません。

一部の大学では「若年層の長期キャリア形成を図るため」などの理由で30代前半までを応募の条件としていますが、多くの大学は年齢制限をしていません。

応募時の年齢よりも「社会人経験3年以上」「広報業務の経験者」「大卒以上で社会人経験がある方」など、経験を重視する求人が目立ちます(2020年11月現在)。

大学職員の中途採用で重視されるのは、年齢よりも、社会人経験やスキルです。それらが評価されれば、30代の求職者も転職は可能といえます。

40代以上の場合も、英語力や大学の研究内容など特定の分野に秀でている方は存分にアピールしましょう。技術系職員としての応募も視野に入ります。

出身校への転職は選考で有利にならない

出身校の求人に応募しても、選考で有利になるケースはあまりありません。

中には出身校という点に注目してくれる面接官もいますが、基本的には会話の糸口として話題になる程度です。

面接はあくまで受け答えの様子や、質問への回答の内容を評価する場所だからです。

出身校が同じであっても他の応募者と差はつかないと思っておいた方が無難です。どの大学を受けるにしても、対策を練ったうえで臨みましょう。

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