履歴書と職務経歴書は両方提出が必要？応募書類の書き方や提出方法を解説

転職活動では、履歴書と職務経歴書の両方の提出が求められることが一般的ですが、それぞれの役割や書くことが少し異なります。

本記事では、履歴書と職務経歴書の書き分け方法と役割の違いについて解説します。

採用担当者が関心をもつような応募書類を作成し、希望の企業への転職を目指しましょう。

履歴書と職務経歴書は両方の提出が必要

転職活動では履歴書と職務経歴書の提出が必要です。

その背景について詳しく解説します。

どんな経歴であれ両方提出する

中途採用では、どのような経歴であっても履歴書と職務経歴書を提出するのが一般的です。

求人票に応募書類が書かれていない場合は、事前に提出すべき書類について確認しましょう。

なお、Webデザイナーなどクリエイティブ系の職種では、履歴書と職務経歴書以外に、成果物をビジュアルで伝える「ポートフォリオ」の提出を求められることもあります。

履歴書と職務経歴書は一体型でもよい？

書くことが少ない場合でも、履歴書と職務経歴書はわけて書きましょう。

中には外資系企業に提出する「英文レジュメ」や、企業が独自に作成しているエントリーシートなどで、履歴書と職務経歴書の役割を兼ね備えた様式もあります。

ただし、履歴書と職務経歴書の一体型は一般的ではなく、採用担当者が読みにくさを感じる可能性があります。

経歴が少ない場合も、自己PRなどでアピール材料を補うようにして、履歴書と職務経歴書はわけて提出するようにしましょう。

履歴書と職務経歴書の違い2つ

履歴書と職務経歴書の役割やフォーマットの違いを解説します。

1.役割の違い

採用担当者が確認する情報に違いがあります。

• 履歴書：応募者のプロフィールや経歴を確認するための書類
• 職務経歴書：具体的な経歴や経験・スキル、実績を把握し、自己PRも含めて自社とマッチするか判断するための書類

採用担当者は、履歴書では把握しきれない業務経験やスキルのほか、実績や仕事へのこだわりなどを職務経歴書で確認しています。

2.フォーマット（項目）の違い

氏名と日付、職歴、免許や資格は履歴書・職務経歴書の両方に記載が必要ですが、それ以外はケースバイケースです。

履歴書はスペースがかぎられているので、自己PRや生かせる知識・スキルは、スペースに余裕があり、どうしてもアピールしたい場合に記載しましょう。

重複部分の書き分け方法は、次項で紹介します。

＜履歴書・職務経歴書の項目一覧＞

※◎:必須　〇:書いてもよい △:一般的には書かない

	履歴書	職務経歴書
氏名と日付	◎	◎
住所や連絡先	◎	△
学歴	◎	△
職歴	◎	◎
免許や資格	◎	◎
趣味や特技	〇	△
志望動機	◎	〇
自己PR	〇	◎
生かせる知識やスキル	〇	◎
本人希望記入欄	〇 （待遇に関する内容は×）	△

 

履歴書と職務経歴書の書き分けのポイント

履歴書と職務経歴書の具体的な書き分け方法の前に、知っておきたいポイント2つを紹介します。

1.自己PRや志望動機の内容は同じでもよい？

自己PRや志望動機を履歴書と職務経歴書の両方に書く場合は、類似する文章が好ましいです。

全く違う文章を書いてしまうと一貫性が失われ、採用担当者が疑問を抱いてしまうかもしれません。

履歴書は文字数に制限があるため、職務経歴書で作成したものを履歴書用に短縮すると効率的です。

2.職歴を職務経歴書に詳しく書く場合、履歴書では省いてもよい？

職歴は基本的に省略せず、履歴書と職務経歴書の両方にすべて書きます。

職歴が多く書ききれない場合は、職歴欄の大きな履歴書を利用するか、1社1列にまとめるなどして可能なかぎりすべて書くようにしましょう。

どうしても入らない場合は古い経歴を省略し、最後の行に「※詳細は職務経歴書に記載」と但し書きをして職務経歴書で詳細を記載する方法もあります。

項目別｜履歴書と職務経歴書の書き分け方法

履歴書と職務経歴書の書き分け方について、項目別に解説します。

1.職歴

履歴書

履歴書の職歴は、入社年月と企業名、退職年月が最低限の記載事項です。

職歴欄に余裕がある場合は、配属部署名や業務内容、退職理由などを記載してもよいでしょう。

職務経歴書

職務経歴書では、在籍期間とともに企業名や会社概要、業務内容や実績を記載します。

冒頭に職務要約を設けることで、職務経歴書を最後まで読み込まなくても経歴の全容をすぐに伝えられます。

また、会社概要で事業内容や従業員数、資本金などを入れることで、どのような企業に在籍していたのかを採用担当者がイメージしやすくなるでしょう。

2.免許や資格

履歴書

履歴書の免許・資格欄は取得年月と免許・資格の正式名称を記載します。

応募する仕事に生かせる免許・資格を中心に書きましょう。

職務経歴書

職務経歴書にも免許・資格欄を設け、履歴書同様に取得年月と免許・資格の正式名称を記載しましょう。

3.志望動機

履歴書

志望動機欄が設けられている履歴書を使用する場合は、志望する理由と生かせる経験・スキルを書きましょう。

スペースがかぎられているので、読みやすく簡潔にまとめることがポイントです。

職務経歴書

職務経歴書に志望動機は必須ではありませんが、志望意欲を伝えたい場合は記載します。

履歴書と職務経歴書の両方に志望動機を書く場合は、一貫性を意識しましょう。

4.自己PR

履歴書

自己PR欄が設けられている履歴書を使用する場合は、簡潔に自己PRを記載します。

自己PRは職務経歴書で記載するのが一般的なので、履歴書は自己PR欄のないものを利用しても問題ありません。

職務経歴書

職務経歴書には自己PR欄を設けます。

履歴書にも記載する場合は、職務経歴書の自己PRとの一貫性を意識しましょう。

5.生かせる知識やスキル

履歴書

生かせる知識やスキルは、履歴書には入れなくても問題ありません。

スペースに余裕があり、応募する仕事に生かせる知識やスキルをアピールしたい場合に書くとよいでしょう。

職務経歴書

職務経歴書には、生かせる知識やスキル欄を設けて即戦力になれることをアピールしましょう。

多くの仕事でPCスキルが必要になるので、PCの操作レベルや使用可能なアプリケーションを客観的に判断できるように書きましょう。

履歴書の書き方の詳細はこちら→

職務経歴書の書き方の詳細はこちら→

履歴書と職務経歴書の両方を提出する際のマナー

履歴書と職務経歴書の両方を提出する際のマナーについて解説します。

提出前にチェックしたい共通ルール

職務経歴書はA4サイズでの提出が一般的のため、履歴書もA3二つ折りを選択すると提出する書類のサイズが統一されます。

作成方法も手書き・PCのどちらかに統一し、一貫性のある応募書類を作成しましょう。

メールでの提出

PDFに変換し書類内容・名前・送信日を設定

提出する書類はPDF形式に変換して、書類内容やファイル名、送信日を設定します。

ExcelやWord形式で送ってしまうと改ざんが可能になったり、ファイルを開く環境やバージョンによって表示内容が変わったりするリスクがあります。

応募企業からメールでの提出を求められた場合は、必ずPDF形式に変換して送りましょう。

＜Word・Excel→PDFの変換方法＞

それぞれ添付またはフォルダー圧縮して添付する

PDF形式に変換したファイルは、直接メールに添付するか、容量を減らすために圧縮して添付するようにしましょう。

なお、企業からの指示がない場合は、パスワード設定は不要です。

＜圧縮方法＞

メール例文やパスワードの設定方法を知りたい方は下記の記事も参考にしてくださいね。

郵送での提出

送付状を添えてクリアファイルに入れる

履歴書と職務経歴書を郵送で提出するように指示された場合は、送付状を同封して封筒に入れ、郵送します。

送付状は職務経歴書とサイズをそろえてA4を選択し、挨拶文と同封書類などを簡潔に記載しましょう。

封筒に入れる際は、送付状を一番上にして履歴書、職務経歴書を下に重ねてクリアファイルに挟んで入れるとていねいな印象になります。

送付状の例文は下記の記事を参考にしてください。

各書類が折れない角形2号・角形A4の封筒を使用

応募書類を入れる封筒は、A4サイズの書類を折らずに入れられる角形2号・角形A4の封筒を選びましょう。

茶封筒ではなく白色封筒を使うことで、さらにていねいな印象になります。

他の郵送物に混ざってしまわないように、封筒の表面に赤文字で「履歴書在中」と明記しておくとよいでしょう。

スマホで職務経歴書をつくるなら【職務経歴書Web作成ツール】が便利

パソコンやスマホで職務経歴書をつくる場合は、簡単に職務経歴書が作成できる職務経歴書Web作成ツールがおすすめ。

株式会社キュービックが開発したミライトーチは、情報を入力していくだけで、履歴書だけではなく職務経歴書も作成することができます。

煩わしい職歴の表作成なども自動で行ってくれるため、とても簡単に職務経歴書の作成ができますよ。

また完成した職務経歴書はPDFでダウンロードもできるため、メールでの添付はもちろん、コンビニ等で印刷するのも便利です。

まとめ

履歴書と職務経歴書は、転職活動で提出を求められる可能性が高いので、転職することを決めたら作成の準備を始めましょう。

特に、職務経歴書は経験・スキルや実績をアピールするための重要な書類です。

作成が終わっても満足せず、周囲に見てもらってアドバイスを受けながらブラッシュアップを繰り返したりするとよいでしょう。

ミライトーチではスマホで履歴書と職務経歴書が作成できるので、ぜひ活用してみてくださいね。