履歴書と職務経歴書は一体型でいい?重複する項目の書き分け方を解説
転職活動では、履歴書と職務経歴書の両方の提出が求められることが一般的ですが、「書く内容が同じでいいか?」「重複してもいいか?」分からないという方も多いのではないでしょうか。
本記事では、それぞれの役割の違いや、重複しがちな項目の書き分け方を例文付きで具体的に解説します。
書き分け方のポイントを押さえて、採用担当者が関心を持つような魅力的な書類を作成しましょう。
目次
履歴書と職務経歴書は両方の提出が必要
転職活動では履歴書と職務経歴書の提出が必要です。
その背景について詳しく解説します。
どんな経歴であれ両方提出する
中途採用では、どのような経歴であっても履歴書と職務経歴書を提出するのが一般的です。
求人票に応募書類が書かれていない場合は、事前に提出すべき書類について確認しましょう。
なお、Webデザイナーなどクリエイティブ系の職種では、履歴書と職務経歴書以外に、成果物をビジュアルで伝える「ポートフォリオ」の提出を求められることもあります。
職務経歴書が不要の場合はある?
求人票に「提出書類は履歴書のみ」「職務経歴書は不要」と書かれている場合は不要です。
職務経歴書を不要にする理由は、履歴書の情報のみで応募者の得意領域を判断できる職種であったり、応募のハードルを下げたい求人であったりすることが挙げられます。
応募する前に必要書類を確認してみましょう。
履歴書と職務経歴書は一体型でもよい?
書くことが少ない場合でも、履歴書と職務経歴書は分けて書きましょう。
中には外資系企業に提出する「英文レジュメ」や、企業が独自に作成しているエントリーシートなどで、履歴書と職務経歴書の役割を兼ね備えた様式もあります。
ただし、履歴書と職務経歴書の一体型は一般的ではなく、採用担当者が読みにくさを感じる可能性があります。
経歴が少ない場合も、自己PRなどでアピール材料を補うようにして、履歴書と職務経歴書は分けて提出するようにしましょう。
内容は重複してもよい?
結論から言うと、完全に同じ内容にすることは避けるべきです。理由は、履歴書と職務経歴書の役割に違いがあるからです。
違いを端的に言うと、履歴書は簡潔にまとめたものに対して、職務経歴書は具体的に内容をアピールするものです。
そのため、どのように書き分けるかが重要なポイントになりますが、詳しくは「項目別|履歴書と職務経歴書の書き分け方法」で解説します。
履歴書と職務経歴書の違い2つ
履歴書と職務経歴書の役割やフォーマットの違いを解説します。
1.役割の違い
採用担当者が確認する情報に違いがあります。
- 履歴書:応募者のプロフィールや経歴を確認するための書類
- 職務経歴書:具体的な経歴や経験・スキル、実績を把握し、自己PRも含めて自社とマッチするか判断するための書類
採用担当者は、履歴書では把握しきれない業務経験やスキルのほか、実績や仕事へのこだわりなどを職務経歴書で確認しています。
2.フォーマット(項目)の違い
氏名と日付、職歴、免許や資格は履歴書・職務経歴書の両方に記載が必要ですが、それ以外はケースバイケースです。
履歴書はスペースが限られているので、自己PRや生かせる知識・スキルは、スペースに余裕があり、どうしてもアピールしたい場合に記載しましょう。
重複部分の書き分け方法は、次項で紹介します。
<履歴書・職務経歴書の項目一覧>
※◎:必須 〇:書いてもよい △:一般的には書かない
履歴書 | 職務経歴書 | |
---|---|---|
氏名と日付 | ◎ | ◎ |
住所や連絡先 | ◎ | △ |
学歴 | ◎ | △ |
職歴 | ◎ | ◎ |
免許や資格 | ◎ | ◎ |
趣味や特技 | 〇 | △ |
志望動機 | ◎ | 〇 |
自己PR | 〇 | ◎ |
生かせる知識やスキル | 〇 | ◎ |
本人希望記入欄 | 〇 (待遇に関する内容は×) |
△ |
履歴書と職務経歴書の書き分けのポイント
履歴書と職務経歴書の具体的な書き分け方法の前に、知っておきたいポイント2つを紹介します。
1.自己PRや志望動機の内容は同じでもよい?
自己PRや志望動機を履歴書と職務経歴書の両方に書く場合は、類似する文章が好ましいです。
まったく違う文章を書いてしまうと一貫性が失われ、採用担当者が疑問を抱いてしまうかもしれません。
履歴書は文字数に制限があるため、職務経歴書で作成したものを履歴書用に短縮すると効率的です。
2.職歴を職務経歴書に詳しく書く場合、履歴書では省いてもよい?
職歴は基本的に省略せず、履歴書と職務経歴書の両方にすべて書きます。
職歴が多く書ききれない場合は、職歴欄の大きな履歴書を利用するか、1社1列にまとめるなどして可能なかぎりすべて書くようにしましょう。
どうしても入らない場合は古い経歴を省略し、最後の行に「※詳細は職務経歴書に記載」と但し書きをして職務経歴書で詳細を記載する方法もあります。
項目別|履歴書と職務経歴書の書き分け方法
履歴書と職務経歴書の書き分け方について、項目別に解説します。
1.職歴
履歴書
履歴書の職歴は、入社年月と企業名、退職年月が最低限の記載事項です。
職歴欄に余裕がある場合は、配属部署名や業務内容、退職理由などを記載してもよいでしょう。
職務経歴書
職務経歴書では、在籍期間とともに企業名や会社概要、業務内容や実績を記載します。
冒頭に職務要約を設けることで、職務経歴書を最後まで読み込まなくても経歴の全容をすぐに伝えられます。
また、会社概要で事業内容や従業員数、資本金などを入れることで、どのような企業に在籍していたのかを採用担当者がイメージしやすくなるでしょう。
2.免許や資格
履歴書
履歴書の免許・資格欄は取得年月と免許・資格の正式名称を記載します。
応募する仕事に生かせる免許・資格を中心に書きましょう。
職務経歴書
職務経歴書にも免許・資格欄を設け、履歴書同様に取得年月と免許・資格の正式名称を記載しましょう。
3.志望動機
履歴書
志望動機欄が設けられている履歴書を使用する場合は、志望する理由と生かせる経験・スキルを書きましょう。
スペースが限られているので、読みやすく簡潔にまとめることがポイントです。
職務経歴書
職務経歴書に志望動機は必須ではありませんが、志望意欲を伝えたい場合は記載します。
履歴書と職務経歴書の両方に志望動機を書く場合は、一貫性を意識しましょう。
4.自己PR
履歴書
自己PR欄が設けられている履歴書を使用する場合は、簡潔に自己PRを記載します。
自己PRは職務経歴書で記載するのが一般的なので、履歴書は自己PR欄のないものを利用しても問題ありません。
職務経歴書
職務経歴書には自己PR欄を設けます。
履歴書にも記載する場合は、職務経歴書の自己PRとの一貫性を意識しましょう。
5.生かせる知識やスキル
履歴書
生かせる知識やスキルは、履歴書には入れなくても問題ありません。
スペースに余裕があり、応募する仕事に生かせる知識やスキルをアピールしたい場合に書くとよいでしょう。
職務経歴書
職務経歴書には、生かせる知識やスキル欄を設けて即戦力になれることをアピールしましょう。
多くの仕事でPCスキルが必要になるので、PCの操作レベルや使用可能なアプリケーションを客観的に判断できるように書きましょう。
職務経歴書の書き方の詳細はこちら→
履歴書と職務経歴書の両方を提出する際のマナー
履歴書と職務経歴書の両方を提出する際のマナーについて解説します。
提出前にチェックしたい共通ルール
- 履歴書はA4(A3二つ折り)が一般的
- 職務経歴書はA4が一般的
- 作成方法は統一する(手書き・PC作成など)
- 内容は一貫性を保つ
職務経歴書はA4サイズでの提出が一般的なため、履歴書もA3二つ折りを選択すると提出する書類のサイズが統一されます。
作成方法も手書き・PCのどちらかに統一し、一貫性のある応募書類を作成しましょう。
メールでの提出
PDFに変換し書類内容・名前・送信日を設定
提出する書類はPDF形式に変換して、書類内容やファイル名、送信日を設定します。
ExcelやWord形式で送ってしまうと改ざんが可能になったり、ファイルを開く環境やバージョンによって表示内容が変わったりするリスクがあります。
応募企業からメールでの提出を求められた場合は、必ずPDF形式に変換して送りましょう。
<Word・Excel→PDFの変換方法>
■PCの場合
《Windows》
- [ファイル]をクリック
- [エクスポート]をクリックし、[PDF/XPS ドキュメントの作成]を選択
- ファイル名を入力して、[発行]を選択
《Mac》
- [ファイル]から[名前を付けて保存]をクリックし、ファイル名を入力して保存
- [ファイル形式]ボックスから該当ファイルを選択し、[PDF]を選択
- [エクスポート]をクリック
■スマホの場合
《iPhone》
- 右上の[…]ボタンを押す
- [エクスポート]を押し、[PDF]を選択
《Android》
- 右上のメニューを開きます。
- [印刷]を押し、[PDF形式で保存]を選択
それぞれ添付またはフォルダー圧縮して添付する
PDF形式に変換したファイルは、直接メールに添付するか、容量を減らすために圧縮して添付するようにしましょう。
なお、企業からの指示がない場合は、パスワード設定は不要です。
<圧縮方法>
■PCの場合
《Windows》
- ファイルやフォルダーを右クリックし、[送る]を選択
- [圧縮 (zip 形式)フォルダー]を選択
《Mac》
- Macのプレビューアプリで、圧縮したいPDFを開く
- 「ファイル」>「書き出す」と選択
- 「Quartzフィルタ」ポップアップメニューをクリックしてから、「ファイルサイズを小さくする」を選択
■スマホの場合
《iPhone》
- ファイルアプリを開き、圧縮したいファイルを表示
- 右上の「…」を押して、「選択」を押す
- 圧縮したいファイルを選択して右下の「…」を押す
- 出てきたメニュー画面から「圧縮」を選択
《Android》
Androidでは下記のアプリやツールなどを使用
- Adobe Acrobatの「オンラインPDFファイル圧縮プログラム」
- SmartApps38の「PDFファイルを圧縮」のアプリ
メール例文やパスワードの設定方法を知りたい方は下記の記事も参考にしてくださいね。
郵送での提出
送付状を添えてクリアファイルに入れる
履歴書と職務経歴書を郵送で提出するように指示された場合は、送付状を同封して封筒に入れ、郵送します。
送付状は職務経歴書とサイズをそろえてA4を選択し、挨拶文と同封書類などを簡潔に記載しましょう。
封筒に入れる際は、送付状を一番上にして履歴書、職務経歴書を下に重ねてクリアファイルに挟んで入れるとていねいな印象になります。
送付状の例文は下記の記事を参考にしてください。
各書類が折れない角形2号・角形A4の封筒を使用
応募書類を入れる封筒は、A4サイズの書類を折らずに入れられる角形2号・角形A4の封筒を選びましょう。
茶封筒ではなく白色封筒を使うことで、さらにていねいな印象になります。
他の郵送物に混ざってしまわないように、封筒の表面に赤文字で「履歴書在中」と明記しておくとよいでしょう。
履歴書、職務経歴書の書き分けに関するQ&A
履歴書と職務経歴書の書き分け方に関するよくある質問をまとめました。
Q:履歴書と職務経歴書は同じ紙でなくてもいい?
履歴書と職務経歴書のサイズは、必ずしも揃える必要はありませんが、職務経歴書はA4サイズでの提出が一般的なため、履歴書もA3二つ折りを選択すると提出する書類のサイズが統一されます。
作成方法も手書き・PCのどちらかに統一し、一貫性のある応募書類を作成しましょう。
Q:WEB履歴書と紙の職歴書で書き分けは必要?
転職サイト経由の応募では、サイト独自の履歴書や企業指定のエントリーシートに加え、自分で作成した職務経歴書を持参する場合があります。これらの書類は、内容を書き分ける必要はありません。
記載する内容が違うと矛盾が生じるので、大切なのは内容の統一感を持たせることです。特に、自分で作成する職務経歴書では、アピールしたい能力や経験を具体的に記載し、フォーマットを工夫することで、より効果的に自己PRできます。
スマホで職務経歴書をつくるなら【職務経歴書Web作成ツール】が便利
パソコンやスマホで職務経歴書をつくる場合は、簡単に職務経歴書が作成できる職務経歴書Web作成ツールがおすすめ。
株式会社キュービックが開発したミライトーチは、情報を入力していくだけで、履歴書だけではなく職務経歴書も作成することができます。
煩わしい職歴の表作成なども自動で行ってくれるため、とても簡単に職務経歴書の作成ができますよ。
また完成した職務経歴書はPDFでダウンロードもできるため、メールでの添付はもちろん、コンビニ等で印刷するのも便利です。
まとめ
履歴書と職務経歴書は、転職活動で提出を求められる可能性が高いので、転職することを決めたら作成の準備を始めましょう。
特に、職務経歴書は経験・スキルや実績をアピールするための重要な書類です。
作成が終わっても満足せず、周囲に見てもらってアドバイスを受けながらブラッシュアップを繰り返したりするとよいでしょう。
ミライトーチではスマホで履歴書と職務経歴書が作成できるので、ぜひ活用してみてくださいね。