職務経歴書に使用するべきサイズは?|ベストな枚数についても解説

職務経歴書は2枚以内にまとめるのが望ましい

職務経歴書はなぜ「2枚以内にまとめるのがベスト」なのか?

職務経歴書は、ひと言で表すと「文字による自己PR」の場です。

どんな会社でどんな業務を経験してきたのか、どんなスキルを身に付けているのか、どんな実績を挙げてきたのか、どんなキャリアを積んできているのか、転職活動の理由、応募企業への志望動機など、多くの情報を端的にまとめつつ、人事担当者にアピールしなくてはなりません。

これらを無理に1枚にまとめようとすると、内容が薄くなってしまい、「何だかよくわからない印象の薄い人」になってしまう可能性が高くなります

伝えるべき項目は削らず、そしてその中身もしっかりとした内容にするためには、2枚程度にまとめるのが分量、見やすさ共にベストだと言えます。

また、仮に3枚になってしまうと、今度は「ちょっと多いな」という印象になり、情報量として多くなるため印象に残りにくく、読み手の人事担当者に「面倒くさい」というマイナスイメージを抱かせてしまう可能性が出てきます。

職務経歴書が2枚以内にまとまらない場合はどうすればいいのか?

まず、ポイントとしては2枚”以内”という点なので、職務経歴が多くなく、就業経験が1~2社程度の場合は、無理に2枚にする必要は無く、1枚にまとまるならそれでももちろんOKです。

逆に、就業経験が多く、2枚以内にまとめられない場合は、表組みを利用して内容をうまくまとめる用にしましょう。

それでもボリュームが多くてまとめ切れない場合は、応募企業に合わせて必要と思われる職務経歴を取捨選択し、書ききれない職務経歴は別紙にまとめて参考資料としてしまうのもひとつの方法です

職務経歴書を1枚か2枚にまとめる6つのコツ

職務経歴書ではこの人に会って話をしてみたいと思わせる内容にまとめることがポイントです。

採用担当者に好印象を与え、なおかつ1枚か2枚にまとめるための6つのポイントをご紹介します。

【ポイント1】職務経歴書の「必ず書く項目」「できれば書く項目」を抑える

採用ニーズや応募者のスキルや経験などのアピールポイントに応じて「必ず書く項目」、「できれば書く項目」を使い分ける必要があります。

必ず書く項目
  • 書類の標題
    • 職務経歴書の必ず書類の一番上に書きます。
  • 提出する日付
    • 年は和暦が良いでしょう。応募書類を提出する日付を書きます。職務経歴書の和暦、西暦は必ず統一しましょう。
  • 氏名(年齢)
    • 手書きでもよいでしょう。氏名の後にカッコがきで年齢を入れると親切です。
  • 職務経歴
    • 内容は時期、会社名、所属部署、(役職)、(雇用形態)、業務内容、実績、(退職理由
  • 役職
    • 役職の経験がある人は、必ず書きましょう。
  • 雇用形態
    • 正社員以外の人は書いておいた方がよいでしょう。
  • 退職理由
    • 履歴書だけでは説明不足なら、職務経歴書で具体的な理由を書きましょう。理由は採用担当者に不審感を抱かせないためにも前向きで明確な理由を書くことが大切です。
  • 自己PR
    • 20代転職では必ず書くことをおすすめします。30代以降は必要に応じて書く書かないを決めましょう。内容は長所、短所、社外活動などのアピールポイント、採用ニーズに応える自分の強み、仕事への意欲や姿勢、これからの目標など具体例を交えて書きましょう。

 

できれば書くべき項目
  • 志望動機
    • 採用担当者が最初に必ず確認する項目であり、自分のスキルや経験、人柄がいかに採用ニーズに近いかをアピールするのに最も効果的な項目です。
  • 経歴要約
    • 職務経歴が長い場合は、まとめの要約をつけると採用担当者も理解しやすく好印象です。
  • 希望職種
    • 基本的には履歴書の本人希望記入欄に書きましょう。履歴書の書式にこの欄がない場合は職務経歴書に書きましょう。
  • 自己啓発
    • 採用ニーズに応える内容の社外セミナーや専門学校等の学習歴があれば積極的に書きましょう。書類選考の判断をするときのイメージアップになります。

【ポイント2】応募先の採用ニーズにベストマッチすることを伝えよう

職務経歴書から企業が知りたいことは、企業が求める人材像と応募者のスキル、経験、人柄がマッチするかどうかです。

これを満たす職務経歴書を作成するには、応募企業ごとに職務経歴書を見直し、自分が採用ニーズに応えられるスキルや経験、人柄であることを伝える必要があります。

そのためには以下の手順を踏んで職務経歴書を作成するとよいでしょう。

職務経歴書の作成手順
  1. 企業が求める人物像を求人情報や企業サイトなどから情報収集し、書き出して分析します。
  2. 自分の職務経歴(業務経験、実績、身についたスキル・知識・ノウハウなど)をすべて書き出します。どんな細かいことと思ってもすべて書き出すことで、後にアピールアピールポイントをまとめやすくなります。
  3. 自分の能力、特技、長所など、ビジネスに役立つ強みをすべて書き出します。
  4. キャリアビジョン(将来の目標)を書き出して整理します。
  5. 企業が求める人物像とアピールポイントで合うものだけをピックアップします。多くて書ききれない場合は、優先順位をつけておき、順位の高いものに絞って職務経歴書にまとめましょう。
  6. 1枚か、2枚に収まるように項目を立てて構成や内容を決めます。
  7. 採用担当者が分かりやすく見やすいように適度な余白やフォント、文字サイズに調整します。

【ポイント3】キャリアビジョンを明確に伝えよう

キャリアビジョンとは仕事や人生における将来目標、あるいはなりたい自分の将来像です。

キャリアビジョンに沿って職務経歴がまとめてあると、将来の方向性や目標を持って意欲的に仕事に取り組む姿勢をアピールすることができます。

また、職務経歴書からキャリアビジョンに向かうストーリー性が伝わると、採用担当者の印象に残りやすなります。応募者が採用ニーズと大きくかけ離れておらず好印象なら、一度会ってみたいということで面接に進むチャンスに繋がります。

キャリアビジョンがない場合、いくつかの視点から自分を振り返ってキャリアビジョンを描いてみましょう。

キャリアビジョンを見つけるための問い
  • 自分の得意なことはなんだろう?
  • 自分が時間を忘れて没頭できるものは何だろう?
  • どんな時にこの仕事をしていてよかったと思えただろう?
  • 自分が大切にしている価値観はなんだろう?
  • 自分の強みはなんだろう?

【ポイント4】20代は適応力と意欲、熱意をアピールしよう

20代の転職では働く意欲や環境適応力が高ければ、未経験でもポテンシャル採用されることが多い傾向があります。

そのため求められる能力は、業務遂行できる基本的ビジネススキル、環境適応力、協調性、仕事に対する意欲と熱意が中心になります。具体的例をあげてアピールしましょう。

20代後半になるとある程度経験や実績を積んでおり、即戦力も求められるようになりますので、即戦力として発揮できるスキルをしっかりアピールしましょう。

【ポイント5】30代以降は即戦力となる専門的な知識やスキルとその熟達度をアピールしよう

30代以降は年齢が上がるにつれて、即戦力となる専門的な知識やスキルとその熟達度、人間性のバランスのとれた応募者を採用する傾向が高くなります。人間性は主に面接で伝えることになるので、職務経歴書では専門的な知識やスキルとその熟達度を伝えましょう。

30代以降に求められる能力は、専門分野の知識や経験、実績、熟達度のほか、問題解決能力、部下の育成、リーダーシップなどがあります。具体的例をあげてアピールしましょう。

【ポイント6】仕上がりも見栄えもしっかりチェックして好印象を与えよう

採用担当者はたくさんの応募者の職務経歴書に目を通します。そのため、職務経歴書を見る目が肥えているので、短時間で見極めて書類選考のジャッジをすることがほとんどです。

そのため内容はもちろん、仕上がりの見栄えも大切です。仕上がりが良ければ他のライバルに差をつけることができるほか、期待が高くなるので面接に進むと面接担当者とさらに踏み込んだ話ができて採用される可能性も高まります。

見栄え良く仕上げるポイント
  • 職務経歴書はビジネス文書です。基本は短い文章を箇条書きで記しましょう。
  • 用紙全体の文字と余白はぱっと見で見やすく読みやすいバランスになるよう調整しましょう。
  • フォントサイズの目安は、標題が16~18ポイント、(項目の)見出しが14~16ポイント、本文が10~12ポイントです。
  • 文字色は一般的には黒がベターです。
  • グラフや図表でカラーを使う場合は、ビジネスライクで目に優しい色使いにしましょう。

【コラム】アピールポイントが少ないならアルバイト経験も書こう

第二新卒の場合、職歴が浅いため書ける実績が少なく1枚目の下まで埋まらない人もいるでしょう。まずは担当業務での具体的な例を挙げて意欲や仕事へ取り組む姿勢を書きましょう。

また、ビジネスマナー研修を受けている場合はアピールポイントになりますので必ず書きましょう。

そして学生時代のアルバイト経験をアピールするとよいでしょう。

例えば、希望職種とアルバイト業務に接点がある場合、キャリアビジョンの方向性が同じであることをアピールできます。そのほか自己PR欄にアルバイト経験で身についたスキル、学んだことを採用ニーズに応える形で書いてあなたの熱意を伝えましょう。

選考書類のサイズのほとんどはA4

ビジネスの基本的な用紙サイズは日本標準規格A4となりますが、他にもA3、B5、B4、A判、B判とさまざまな大きさが存在します。

まずは、転職活動の選考で大切な書類である職務経歴書のサイズについてお話します。

職務経歴書のサイズはA4がベスト!

職務経歴書は通常指定がない限りはA4サイズで3枚以内程度にまとめることが基本です。

職務経歴書の目的は、職歴や自己PRなどの情報を、採用担当やにわかりやすく簡潔に伝えることです。

そのため、ボリュームが多すぎても少なすぎても好ましくありません。

A4 は、応募書類を紙媒体で管理している企業もPDF等の電子データで管理している企業も、どちらにおいても扱いやすいサイズです。

そのため、採用担当者に好印象に思ってもらうためには、職務経歴書をA4で作成するのがよいといえます。

A3サイズを二つ折りにしてA4サイズにすることは、正式なビジネス文書を折り曲げて提出することになるため、また、電子データ化した時に画面上に表示されるサイズが他の経歴書と異なって見づらくなってしまうため、避けたほうがいいでしょう。

封筒は角形2号の白封筒がベスト

封筒は、書類を持参する場合にも郵送する場合にも必要になります。

それぞれの使用用途に適した封筒サイズはどのサイズなのでしょうか?

封筒サイズは職務経歴書に合わせて角形2号

職務経歴書のサイズはだいたいA4かB5サイズが多くなるため、折り曲げて封入する必要のない角型A4か角2号サイズが望ましいでしょう。

市販の履歴書を購入すると小さい封筒が付いてきますが、小ささ故に書類を折り曲げなければならないため、オススメしません。

また、茶封筒も事務用の意図で作られた封筒であるため、選考時の使用には不向きです。必ず白封筒を使用するようにしましょう。

郵送の場合は宛名もしっかりと書く

郵送の場合は応募先企業の郵便番号、住所、正式名称での会社名、担当者名を表面に書き、左下に応募書類在中や職務経歴書在中と中身がわかるよう配慮をしましょう。

宛名は住所部分よりも少し大きめの文字で書き、全体のバランスを取ります。

裏面には応募者の住所、氏名を表面よりも小さな文字で明記し、封かん時にはフタに〆を書きます。

手渡しの場合は、宛名書きは不要です。

クリアファイルに職務経歴書を入れて、封筒に入れましょう

A4サイズの書類であれば手渡しの場合も郵送の場合もクリアファイルに入れておくことができ、濡れたり折れ曲がることがないので、書類が汚れることがなく安心です。

また、郵送時にはA4サイズの送付状を一番上に入れることも忘れないようにしましょう。

職務経歴書の文字サイズは読みやすさ重視

職務経歴書は応募者情報をわかりやすく伝えるための媒体です。

そのため、必要項目や文字の大きさも情報を伝えるに適したデザインを用いる必要があります。

一般的に読みやすいとされている大きさについてご説明していきます。

職務経歴書の標準文字サイズは10.5~12ポイント

本文は10.5~12ポイントの間で自分の使いやすいサイズを使うのが望ましいでしょう。

情報量が多く、ページ数が多くなりそうな時はフォントを小さくしてまとめるとグッと読みやすくなります。

表題や見出しはフォントサイズを少し大きくしたり、太字で装飾をし、読み手のことを考えたメリハリのある職務経歴書を作成しましょう。

職務経歴書はパソコン作成がマナー

正式書類であり、読みやすさを考え、Word等文章作成ソフトで作成することが主流となっています。

また、パソコンで作成しておけば、情報のアップデートもしやすく、枚数が多く必要な時にでも印刷をすればよいため、面接ごとにいちいち職務経歴書を手書きで複製する手間がないため、有効な手段です。

また、人材会社へカウンセリング前にメール等で応募書類提出を送付するよう求められる際にもすでに電子上のデータとなっているため、工数をかけずにすみます。

履歴書は手書きかつ証明写真を貼った状態の提出を求められることも多いため、フォーマットはネットに用意されているものでもかまいませんが、応募企業特性によって手書きかパソコンで作成をするかは使い分けましょう。

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