履歴書をメールで送るときのポイント【例文集】｜送り方・添付方法

履歴書を企業にメールで送付する場合、一般的なビジネスメールの形式やマナーを踏まえておけば、大きな問題はありません。実際に、複数の採用経験者の方に話を聞いたところ、メール文面で問題になったことはないとのことでした。

 

一般的なビジネスメールの形式などを守って履歴書を送付できるように、この記事では履歴書を送付する際のメール例文や押さえるべきポイントなどを紹介します。記事の最後には、【メール送信前のチェックリスト】もありますので、すでにメール文面を作成済の方は、参考にしてください。

 

またこの記事では、メール例文以外に転職活動者が気になるポイントである、履歴書のファイル形式やパスワードの必要性などについて、転職経験者100人を対象としたアンケート調査を実施しています。

 

 

履歴書を送るときのメール例文

コピペして使用できるように、メール例文をテキスト形式で紹介します。

 

履歴書の送付を指示されている場合

件名：履歴書ご送付の件/未来太郎

---

株式会社〇〇〇〇
採用担当　△△様

 

お世話になっております。
〇〇職に応募いたしました未来太郎です。

 

ご指示いただきました応募書類の履歴書を添付ファイルにて送付いたします。
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

 

お忙しいところ恐れ入りますが、面接の機会をいただけましたら幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

 

——————————————

未来 太郎
〒※※※-※※※※
東京都〇〇区〇〇 △-△-△
TEL：×××-××××-××××
△△△△＠△△△△△.com

——————————————

 

履歴書の送付を指示されていないが送付したい場合

件名：〇〇職応募の件/未来太郎

---

株式会社〇〇〇〇
採用ご担当者様

 

はじめまして。未来太郎と申します。

 

この度、〇〇にて貴社の求人情報を拝見し、〇〇職に応募させていただきたく、
ご連絡差し上げました。
履歴書を送付させていただきますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

 

ご多忙なところ恐れ入りますが、ご検討の上、一度面接の機会をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

——————————————

未来 太郎
〒※※※-※※※※
東京都〇〇区〇〇 △-△-△
TEL：×××-××××-××××
△△△△＠△△△△△.com

——————————————

 

履歴書ファイルにパスワードを設定した場合の例文については、この記事の【パスワードはいらない？設定の方法】で紹介しています。

 

 

メールの文面の構成・記載事項

履歴書を添付するメールの文面について、項目別にポイント・記載例を紹介します。

 

件名

件名には、メールの差出人と用件が一目でわかるよう端的に記載します。

例

• 履歴書ご送付の件／氏名
• 応募書類ご送付の件／氏名
• 〇〇職応募の件／氏名

 

宛名

送信先の会社名・採用担当者名を記載します。会社名は省略せず正式名称で書きましょう。採用担当者の氏名が不明な場合は、「採用ご担当者様」と記入します。

例

• 株式会社〇〇〇〇　採用担当　△△様
• 株式会社〇〇〇〇　採用ご担当者様

 

挨拶・氏名

「初めてご連絡いたします。」「お世話になっております。」など簡易的な挨拶文を書き、自分の氏名を述べます。

例

• 初めてご連絡いたします。（氏名）と申します。
• はじめまして。（氏名）と申します。
• お世話になっております。（氏名）と申します。

 

用件

「履歴書を送付する」旨を簡潔に記載します。

例

• この度、〇〇にて貴社の求人情報を拝見し、〇〇職に応募させていただきたく、ご連絡差し上げました。履歴書を添付いたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
• ご指示いただきました応募書類の履歴書を添付ファイルにて送付いたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

 

結び

最後に締めの挨拶文を記入しましょう。面接を希望する場合はその旨を記載します。

例

• 大変お手数ではございますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
• お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討の上、一度面接の機会をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。

 

署名

署名は文面の最後に記載します。氏名・郵便番号・住所・電話番号・メールアドレスを記入しましょう。

例

未来 太郎

〒※※※-※※※※

東京都〇〇区〇〇 △-△-△

TEL：×××-××××-××××

△△△△＠△△△△△.com

 

 

履歴書のファイル形式・PDFでの保存方法

メールに添付する履歴書データのファイル形式について解説します。

 

履歴書はPDFで添付するのが一般的

履歴書はPDFファイルでメールに添付することが一般的です。

 

理由としては、PDF形式だと、第三者によって内容の変更や修正がされず、また使用環境が異なっていてもレイアウトが変わらない点があげられます。

 

実際に転職経験者100人を対象に、履歴書をメールで送付した際のファイル形式についてアンケート調査を実施したところ、81％の転職経験者がPDFで送付したとの回答が得られました。この結果からも、履歴書はPDFファイルで添付することが一般的だと言えます。

 

Q：履歴書をメールで送付した際、どのようなファイル形式で送付した経験がありますか。（複数選択可）

 

 

 

Word・Excelで作成したファイルをPDFで保存する方法

以下、WordやExcelを使用してPDF形式で保存する手順を紹介します。

 

履歴書作成ツール・アプリを利用してPDFで保存する方法

履歴書作成ツール・アプリでは、PDFで保存できる機能が実装されているものがあります。

 

HOP!ナビを運営する株式会社キュービックが開発した履歴書作成ツールのミライトーチでは、作成した履歴書をPDF形式で保存できます。

 

また、フォームに沿って必要事項を入力するだけで履歴書を簡単に作成できるため。スマホやパソコンで履歴書を作成したい場合はおすすめです。完全無料・会員登録不要で利用できます。

《https://www.hop-job.com/resume/》

 

 

ファイル名はわかりやすいものに設定

PDF化して保存する際、応募先が管理をしやすくするために、ファイル名は一目でわかりやすいものに設定しましょう。ファイル名には、書類の内容・自分の氏名・送信日を入れることをおすすめします。

例

• 履歴書_（氏名）_20230731
• 応募書類_（氏名）_20230731

 

 

パスワードはいらない？設定の方法

添付する履歴書ファイルにパスワードを設定する必要があるのか、疑問に思う方も多いでしょう。ここでは、パスワードの必要性と設定方法について紹介します。

 

企業から指示されていない場合は設定しない方が無難

従来は「履歴書などの重要書類にはパスワードを設定し、パスワードについては別送する」という二段階の方法をとることが一般的なセキュリティ対策とされていましたが、現在ではこの方法の脆弱性・危険性が問題視されており、添付ファイルへのパスワード設定を推奨していない企業もあります。

 

企業のセキュリティ環境によってはパスワード付きのファイルを開くことができない場合があるため、企業から特に指示がない場合は、パスワードを設定することは避けた方が無難です。

 

転職経験者100人に行ったアンケート結果によると、パスワードを設定した経験がないと答えた人が65人と過半数を超えています。多くの転職経験者は履歴書ファイルにパスワードを設定していません。

 

 

Q：履歴書をメールで送付した際、履歴書ファイルにパスワードをかけた経験がありますか。

 

 

応募先からパスワードの設定を指示されていないけれども、自分の個人情報に関するセキュリティ面が気になる方は、Googleドライブなどのクラウドサービスのリンクを共有するという手段もあります。

 

さらに安全性を高めるには、閲覧権限の付与を適切に行う必要があり、その場合は応募先企業と事前にコミュニケーションするようにしましょう。

 

 

無料でPDFにパスワードを設定する方法

PDFファイルに無料でパスワードを設定する方法を紹介します。

 

Word・Excelを使用する方法

WordやExcelで履歴書を作成した場合、パスワードを設定して保存することができます。

 

詳しい手順については、以下のMicrosoft 公式サイトをご覧ください。

《Wordの場合はこちら》

《Excelの場合はこちら》

 

Adobeの公式サイトでパスワードを設定する方法

Adobeの公式サイトでも以下のような手順で、無料でPDFファイルにパスワードを設定することができます。

《https://www.adobe.com/jp/acrobat/online/password-protect-pdf.html》

 

 

パスワードを設定した場合のメールの送り方

企業からの指示で履歴書ファイルにパスワードを設定した場合は、「履歴書ファイルを添付したメール」と「パスワードを伝えるメール」にそれぞれ分けて、合計2通のメールを送信することが一般的とされています。

 

履歴書ファイルを添付したメール（パスワードあり）

件名：履歴書ご送付の件/未来太郎

---

株式会社〇〇〇〇
採用ご担当者様

 

初めてご連絡いたします。
未来太郎と申します。

 

この度、〇〇にて貴社の求人情報を拝見し、〇〇職に応募させていただきたく、ご連絡差し上げました。履歴書を添付いたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

 

添付のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードはこの後のメールにてお送りいたしますので、合わせてご確認をお願い申し上げます。

 

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討の上、一度面接の機会をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。

 

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未来 太郎
〒※※※-※※※※
東京都〇〇区〇〇 △-△-△
TEL：×××-××××-××××
△△△△＠△△△△△.com

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パスワードを伝えるメール

件名：履歴書パスワードの件/未来太郎/

---

株式会社〇〇〇〇
採用ご担当者様

 

お世話になっております。
先ほど履歴書を送付いたしました未来太郎です。

 

履歴書のファイルに設定されておりますパスワードは以下の通りです。
パスワード：＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

 

お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

 

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未来 太郎
〒※※※-※※※※
東京都〇〇区〇〇 △-△-△
TEL：×××-××××-××××
△△△△＠△△△△△.com

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メールを送付する際に注意すること

応募先にメールを送信する前に、注意するべきポイントを紹介します。

 

応募先からの指定を守っているか

履歴書を送付する際、まずは送付方法などについて応募先からの指示があるか確認しましょう。履歴書のファイル形式・パスワードの設定・期日などについて、応募先から指定されている場合があります。

 

 

複数回やり取りしていても毎回署名をする

応募先とメールで複数回やり取りしている場合でも、必ず文面の最後に署名しましょう。

 

Gmailを使用する場合、署名に関する設定を行えば、返信メールの場合でも毎回メール下部に署名を掲示することができます。署名を忘れてしまうことを防ぎたい方は、一度Gmailの設定を変更することをおすすめします。

詳しい設定の方法を知りたい方は、こちらのGmail公式ウェブページを参考にしてください。

 

 

在職中の会社のメールアドレスを使用しない

メールアドレスは必ずプライベートのものを使用しましょう。

所属企業から割り当てられるメールアドレスを使用すると、在職中の会社に転職活動をしていることがバレてしまう恐れがあるため、注意が必要です。

 

 

メール送信前のチェックリスト

メールの文面・履歴書の添付が完了し、後は送信ボタンを押すだけという状態になったら、メールを送信する前に、以下のチェックリストを参考にして、最後の確認をしましょう。

 

 

 

 

調査概要

調査名：履歴書のメールに関する調査
対象者：履歴書をメールで送付したことのある転職経験者100名
調査元：ミライトーチ編集部
調査時期：2023年7月
調査方法：インターネット調査