職務経歴書はA4 1枚だと少ない⁉ 好印象な枚数とサイズ

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職務経歴書は2枚以内にまとめるのがベストなワケ

職務経歴書は１枚にまとめるべき？１枚だと少ない？

「職務経歴書　枚数」「職務経歴書　1枚」などとインターネットを検索すると、職務経歴書は1枚にまとめるべきと言った意見が多数出てきます。

しかし、そうした意見を元に実際に職務経歴書を書いてみると、1枚では収まらないケースが多く、自分のまとめ方が悪いのか、どうまとめているのか、といったことが気になる方が多いようです。

そうした方にお伝えしたいのが、「職務経歴書は2枚以内にまとめるのがベスト」という点です。

職務経歴書はなぜ「2枚以内にまとめるのがベスト」なのか？

職務経歴書は、ひと言で表すと「文字による自己PR」の場です。

どんな会社でどんな業務を経験してきたのか、どんなスキルを身に付けているのか、どんな実績を挙げてきたのか、どんなキャリアを積んできているのか、転職活動の理由、応募企業への志望動機など、多くの情報を端的にまとめつつ、人事担当者にアピールしなくてはなりません。

これらを無理に1枚にまとめようとすると、内容が薄くなってしまい、「何だかよくわからない印象の薄い人」になってしまう可能性が高くなります。

伝えるべき項目は削らず、そしてその中身もしっかりとした内容にするためには、2枚程度にまとめるのが分量、見やすさ共にベストだと言えます。

また、仮に3枚になってしまうと、今度は「ちょっと多いな」という印象になり、情報量として多くなるため印象に残りにくく、読み手の人事担当者に「面倒くさい」というマイナスイメージを抱かせてしまう可能性が出てきます。

また、副次的な要素ですが、企業では面接時など職務経歴書を印刷する際に、コスト削減のために2in1や両面で印刷することがほとんどなので、そうした観点からも2枚という枚数は適切であると言えます。

仮に3枚になってしまうと、1枚紙を無駄にすることになってしまいますし、ホチキスやクリップで留める必要性が出てくるため、書類保管の観点からも2枚以内がベストです。

職務経歴書が2枚以内にまとまらない場合はどうすればいいのか？

まず、ポイントとしては2枚"以内"という点なので、職務経歴が多くなく、就業経験が1～2社程度の場合は、無理に2枚にする必要は無く、1枚にまとまるならそれでももちろんOKです。

逆に、就業経験が多く、2枚以内にまとめられない場合は、表組みを利用して内容をうまくまとめる用にしましょう。

これは1枚にまとめる場合にも言えることですが、文字だけで職務経歴書をまとめようとすると、どうしても見づらくなりがちです。

なので、数々の転職経験者の成功例から導き出されたフォーマットが、転職サイトや転職エージェントのサイトで公開されていますので、そうしたフォーマットをぜひ活用するようにしましょう。

それでもボリュームが多くてまとめ切れない場合は、応募企業に合わせて必要と思われる職務経歴を取捨選択し、書ききれない職務経歴は別紙にまとめて参考資料としてしまうのもひとつの方法です。

A4サイズが基本！職務経歴書を書く際のポイントは？

職務経歴書は、A4サイズで作成するのが基本です。

理由としては、ビジネスシーンでは書類サイズはA4が基本であることはもとより、最近ではWordなどデジタルデータで職務経歴書を作成するケースも当たり前になってきています。

その場合、応募企業側で印刷して面接時に利用したり、保管する場合を想定して、一般的な用紙サイズであるA4に合わせて作成するべきでしょう。

もし、A3やB5など異なるサイズのデジタルデータで作成してしまうと、中小企業などではそもそもA4以外は印刷できないプリンターを使っている可能性もあり得ますし、印刷できても用紙を手差ししないといけない場合もあるため、応募企業側から面倒だと思われてしまうかもしれません。

また、履歴書と大きさを合わせようとしてB5サイズで作成すると、そもそも用紙サイズが小さいため、本来の目的である自己アピールのためのスペースが少なくなってしまい、職務経歴書の役割を十分に果たせない可能性も出てきてしまいます。

こうした理由から、職務経歴書はA4サイズで作成するべきでしょう。

職務経歴書に書くべき内容とポイントは？

そして、枚数やサイズなども大切ですが、一番肝心なのは職務経歴書の内容です。

どんな内容や書き方が良いのか、いくつかのポイントをまとめてみました。

応募企業に合わせて内容をカスタマイズ

募集企業の人事担当者や採用担当者がまず気にする点は、「募集ポジションに対して合う人かどうか」です。

このため、ベースとなる職務経歴書を作成したうえで、応募企業ごとに職務経歴書の内容をカスタマイズしましょう。

応募企業の求人内容をしっかり確認し、どういう人材を求めているのかを自分なりに分析し、それに応じて自分のアピールポイントを適切に記載していきましょう。

これを怠ってしまい、どの企業にも同じ職務経歴書を提出していると、面接にたどり着く可能性は低くなってしまいます。

転職のプロをフル活用する

転職エージェント、転職アドバイザー、転職コンサルタントなど肩書きはさまざまありますが、いわゆる転職をサポートしてくれるプロの存在は非常に大きいため、活用できるならぜひ活用するべきです。

例えば、転職エージェントを活用すると、とっかかりである書類選考の段階で転職エージェントの担当者が感じる応募者のアピールポイントを別でアピールしてくれるので、自分の作成した職務経歴書＋プロの推薦で臨むことができ、書類選考を通過する可能性が上がります。

また、もしその自分を担当してくれているエージェントの過去の紹介実績がしっかりしたものだった場合、「○○さんがピックアップしてくれた人ならとりあえず会ってみようか」というように、書類選考通過の大きな助けになる場合もあります。

もちろん、職務経歴書の作成方法に関しても、転職のプロとして蓄積してきた多くの知見があるため、最初から見やすいフォーマットが用意されていたり、キャリア式にまとめた方がいいのか、時系列順にまとめた方がいいのかなど、応募者の状況に合わせた適切なアドバイスをもらうことができます。

多くの転職成功例と失敗例を見てきたプロだからこそ持つ転職ノウハウがあれば、対策をしっかり準備することができ、自分ひとりで活動するよりもはるかに効率的に転職活動を行うことが可能となるでしょう。

アピールポイントは具体的に記載する

専門の資格をもっている、経験年数が長い、わかりやすい実績を残したなど、アピールポイントは人それぞれですが、アピールポイントらしく分かりやすく記載しましょう。

例えば、自分の働きにより納期短縮を達成した場合、「納期短縮を実現」と単純に書くのではなく、「○○を行ったことで、当初予定から2ヵ月の納期短縮を実現」と具体的に記載するようにしましょう。

ポイントとしては、「2ヵ月」や「30％」「100万円」など、できるだけ数字で明示することが大切です。

「大幅なコスト削減を達成」と書かれていても、読み手である人事担当者にはピンと来ません。

「100万円のコスト削減を達成」と書かれていれば、「これくらいのプロジェクトだとして、それで100万円削減は凄いな」というように、達成した事象に与えたインパクトを推し量ることができます。

なお、同業他社などで具体的な数字で表すことが難しい場合には、「従来の1/3程度にコスト削減」といった表現であれば、読み手に伝わりやすいでしょう。

また、分かりやすく記載するというのも大切なポイントです。アピールポイントのみ文字サイズを大きくする、下線を引くなど、目立つかたちで記載するようにしましょう。

その際に文章中にアピールポイントを記載するよりも、箇条書きなどでまとめて記載する方が、より読み手に伝わりやすくなります。

転職経験によって職務経歴のまとめ方を変える

これまでの業務経験をまとめるにあたり、どういう順番で記載するのがいいのか悩むことがあると思います。

しかし、ケースバイケースなのでまとめ方に正解は無く、転職経験や応募する企業によって、まとめ方を変えた方が良いでしょう。

例えば、これまで勤めた会社の数が少ない場合には、勤めた時系列順にまとめるのが一般的ですし、逆に転職回数が多い場合には、直前に勤めていた会社をスタートとして経歴を遡る形で書くケースが多いです。

また、応募する企業が歴史のある会社だったり、保守的な業界の企業の場合には、昔からの書き方である時系列順が好まれる傾向が強いなど、応募する企業の状況によってもまとめ方を考える必要があります。

志望動機で入社意欲を伝える

採用担当者が気にするポイントとして、「なぜうちの会社で働きたいのか？」という、志望動機を重視するケースも多くあります。

どんな素晴らしいスキルや資格をもっていたとしても、どうしてもその会社に入りたいと思っている人でないと、短期間での転職・離職リスクが高くなってしまいます。

そのため、なぜ応募する企業に入社したいのか、入社してどのような業務に当たりたいのか、などの志望動機の部分はよく考えて、「長く働いて、貢献してくれそう」という印象を与えられるように心掛けましょう。

また、志望動機は面接時にも必ず質問される項目なので、「なぜ同業他社ではなくうちの会社なのか」といった点も明記できていると更に良いでしょう。

このように、職務経歴書の書き方のポイントはいくつかありますが、「具体的かつ端的に書く」というのが基本となります。

このまとめた内容は、面接時にも活かすことができるので、可能なのであれば転職のプロの手も借りて、しっかりした内容にまとめましょう！

この記事を書いた人：がんちゃん@元キャリアアドバイザー
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教育業界から大手転職エージェントへ転職し、約5年半にわたりキャリアアドバイザーとして勤務。業界や職種を問わず1,000人以上の求職者を支援した。

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