職務経歴書の書き方・わからないときの例文や提出方法を解説｜テンプレート付き
転職では履歴書だけでなく職務経歴書の提出を求める企業が大半です。
職務経歴書には、具体的な職歴や経験・スキル、実績や自己PRなどを記載し、どのようなことができる人物なのかをアピールします。
そこで本記事では、職務経歴書の基本的な書き方と例文のほか、読みやすくするデザインや提出方法について解説します。
目次
職務経歴書とは？
職務経歴書は、履歴書には記載できなかった具体的な職務経歴や経験・スキル、実績や自己PRなどを記載する書類です。
採用担当者は職務経歴書を見て、募集しているポジションにマッチしているかを判断しています。
一方、履歴書は氏名や住所、連絡先など応募者のプロフィールをまとめた書類です。
履歴書にも職務経歴欄や免許・資格欄、自己PR欄などがありますが、スペースがかぎられているため詳細は職務経歴書に書くのが基本です。
職務経歴書の書き方を項目別に解説【わからないときの例文付き】
職務経歴書の項目別に、書き方を解説します。
例文も紹介しているので、どのように書けばいいのかわからないときの参考にしてください。
1.職務要約
＜例文＞
20XX年に新卒入社した中堅運送会社の株式会社〇〇物流で、総務事務を4年間任されていました。
主たる業務は約300品目を超える用度品・備品類の受発注管理と、総務費の予実管理システムの運営です。
入社後すぐにExcelとWordのMOS資格を取得し、前任者が作成した手書き資料をすべてデータ化しました。
また、事務部門のメンバー4人で経費削減に取り組み、資料や書類のデータ化によって、備品購入や送料などの経費を前年比で15％減らせました。
＼キャリアアドバイザーからのアドバイス／
- 200〜250字程度にまとめる
- 業界や業務内容などを入れてイメージしやすい内容を意識
- 実績は数字を使って定量的に表現する
- 応募先に生かせるスキル・経験を優先する
職務要約は採用担当者が経歴をすぐに把握できるように、200～250文字程度でイメージしやすい内容を意識するのがポイントです。
また、実績は数字を使用し、応募先に生かせる内容を中心に書くとよいでしょう。
2.職務経歴
職務経歴の書き方には、おもに下記の4つの形式があります。
それぞれ詳しく解説します。
1.編年体式｜時系列に記述
編年体式は職務経歴を時系列に記述する、もっとも基本的な形式です。
履歴書も時系列で記述するため、採用担当者が履歴書と職務経歴書を見比べて経歴を把握しやすいというメリットがあります。
ただし、採用担当者は最新の経歴を重視する傾向があります。
経験社数が多い場合は職務経歴を最後まで読み込まないと最新の経歴がわからないため、編年体式は経験社数が少ない方や社会人経験が短い方に向いているでしょう。
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2.逆編年体式｜最新の経歴から記述
編年体式とは逆で、最新の経歴から記述するのが逆編年体式です。
最新の経歴から読めるため、最新の実績をアピールしたい場合や、社会人経験が長く経験社数が多い方に向いているでしょう。
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3.キャリア式｜職種ごとに記述
キャリア式は、時系列ではなく経験や業務内容ごとに経験・スキルや実績を記述する形式です。
複数の職種経験がある方や、専門的な職種経験をアピールしたい方などに向いています。
業務内容ごとに記述するため、経験社数が多い場合もすっきりとまとまります。
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4.フリースタイル｜自分の経歴に合わせてまとめる
自分の経歴に合わせて伝え方を工夫する形式です。例えば、下記のように説明が多くなりそうな場合などに用いられます。
- アルバイトや派遣社員の経験が長くアルバイト先や派遣先が複数ある場合
- 就職した企業を退職して留学や専業主婦（夫）などのブランク期間がある場合
- 客先常駐で複数のプロジェクトを経験した場合
スキルシートを活用したり、編年体式とキャリア式を組みあわせたりするケースもあります。
3.生かせる知識・スキル・資格
＜例文＞
■語学スキル
- 中国語：ビジネスレベル（HSK6級）
- 英語：日常会話レベル（TOEIC670点）
■PCスキル
- Word：報告書、見積書、礼状などの社内外文書が作成できるレベル
- Excel：IF関数/VLOOKUP関数、ピボットテーブルの使用が可能なレベル
- PowerPoint：図版作成、アニメーションの使用が可能なレベル
■資格
- 20XX年X月 普通自動車第一種運転免許（AT限定）
- 20XX年X月 日本商工会議所簿記検定試験2級 取得
＼キャリアアドバイザーからのアドバイス／
- 応募先が求める知識・スキル・資格を優先して書く
- スキルレベルは主観的な表現で記載しない（PCスキルの場合「基本的な操作はできます」など）
- 勉強中や取得予定の資格も書く
- 資格を書く際は能力や経験を掛けあわせて書く
生かせる知識・スキル・資格では、応募する仕事に生かせる語学力やPCスキル、資格を中心に書くのがポイント。
PCスキルはどの程度操作できるのか、具体的な成果物やスキルレベルを補足するとよいでしょう。
4.自己PR
＜例文＞
私の強みは計画性です。
現職では、営業リーダーとして自身の営業活動に加え、メンバーの指導と営業サポートを行っています。
担当顧客が多いため、トラブルが突発的に発生することも頻繁にあります。
そこで、自身の営業活動は締め日から逆算して提案とクロージング、顧客側の会議などを含めたスケジュールを作成し、計画的に進めました。
できるだけ前倒しで進めることで、失注したとしても他の顧客に提案することで営業目標をカバーできます。
これらの取り組みの結果、営業リーダーを任されていた○年間で未達だった月は一度もありません。今後も、計画性を生かして目標を達成する営業でありたいと考えております。
＼キャリアアドバイザーからのアドバイス／
自己PRは下記の4つのステップに沿って作成していきましょう。
- 「課題→工夫による実行→結果」の話を書き出す
- 応募先に生かせる強みを複数選ぶ
- 強みの根拠となるエピソード・実績を書く
- 強みをどのように生かすのかを書く
自己PRを作成する際は、応募先に生かせる強みを複数選ぶと、エピソードも書きやすくなります。
強みは、できるかぎり応募先にマッチした能力を選ぶようにしましょう。
なお、応募企業にアピールしようとするあまり、エピソードや実績を誇張してしまうケースがありますが、無理に膨らませる必要はありません。
面接でも掘り下げられる可能性があるので、スムーズに話せる内容の記載を心掛けましょう。
5.志望動機
＜例文＞
私が貴社を志望したのは、徹底的に患者様や地域医療に向き合う姿勢に魅力を感じたからです。
私はこれまで、病院や調剤薬局において調剤業務や服薬指導の経験を積むとともに、患者様とコミュニケーションをとり、薬に対する不安を取り除くことに尽力してきました。
その中で「地域の人の健康を守っていきたい」という想いが強く芽生え、貴社ならその環境が整っていると思い志望いたしました。
管理薬剤師として従業員をマネジメントしてきた経験をもとに、スタッフや店舗の管理にも磨きをかけ、地域の人に親しまれる薬局づくりに貢献していきたいと思います。
＼キャリアアドバイザーからのアドバイス／
志望動機を書く際は下記の3つのステップに沿って作成します。
- 冒頭に志望動機の結論を書く
- 根拠となるスキルとエピソードを書く
- どのように貢献していきたいかを書く
職務経歴書に志望動機の記載は必須ではありません。
志望意欲の高い企業に強くアピールしたい場合などに作成しましょう。
約200〜500文字でまとめ、同じ文末が3回以上続かないようにします。
応募先企業が求めている人物像や仕事内容などを確認し、自己PRとの一貫性も意識しましょう。
【職種/経歴別】わからないときに参考にしたい職務経歴書の見本
職務経歴書はゼロから書き始めるよりも、見本を参考にしながら自身の経歴をまとめていく方が作成しやすいです。
ここでは職種や経歴・状況別に職務経歴書の見本をまとめました。職種ごとのポイントも紹介しているので参考にしてください。
職種別
経歴・状況別
職務経歴書の見せ方と提出までのマナー
職務経歴書を準備し、応募先企業に提出するまでのマナーについて解説します。
1.見栄えのよいデザイン
＼キャリアアドバイザーからのアドバイス／
職務経歴書を読みやすくするために、下記10個のポイントを意識しましょう。
- 見出し以外のフォントの種類は統一
- 見出し以外のフォントサイズは10.5～11ptで統一
- 文章は左ぞろえにする
- 見出しや改行を設ける
- 記号を適度に活用する
- リストや表を活用する
- 上下左右20～25mmほど余白スペースが入るように調整
- 文字の色は黒で統一する
- 最終ページの空白スペースは少なめに
- ページ番号があるとなおよい
職務経歴書を読みやすくするには、全体の統一感が重要です。
見出し以外のフォントは色や種類、サイズを統一し、記号やリスト、表などを活用して読みやすくまとめましょう。
複数枚になる場合は、ページ番号も入れておくとていねいな印象になります。
2.印刷方法
＼キャリアアドバイザーからのアドバイス／
職務経歴書を印刷する前に、下記8つをチェックしましょう。
- 書体はWordやExcelの標準フォントがおすすめ
- フォントサイズは10.5ptを目安に
- 最終ページの余白は少なめに
- 用紙は白の上質紙がおすすめ
- 印刷用紙はA4サイズ・縦向きが基本
- 片面印刷が基本で両面は避ける
- 2ページならA4で2枚をクリップでまとめA3は使用しない
- 最大でもA4で4枚にまとめる
職務経歴書の印刷はA4サイズを基本として、最大でも4枚程度にまとめましょう。
必ずプレビューモードで表示を確認してから、印刷を行いましょう。
具体的な印刷手順は下記の記事で詳しく解説しています。
3.提出方法
応募企業への提出方法は、メールに添付するか印刷して郵送するかのどちらかになります。
提出方法のポイントを解説します。
メール
＼キャリアアドバイザーからのアドバイス／
- 手書きの応募書類（履歴書・職務経歴書）を写真（写メ）で送るのは避ける
- 送付方法は応募先からの指示を守る
- 在職中の会社のメールアドレスを使用しない
- 複数回やり取りしていても毎回署名をする
メールに添付する履歴書や職務経歴書は、PDF形式に変換するのがマナーです。
手書きの応募書類を撮影し、その写真画をメールに添付して送るのはやめましょう。
応募書類を送付するときのメールの例文は下記の記事で詳しく解説しています。
郵送
＼キャリアアドバイザーからのアドバイス／
- 送付状を作成する
- 送付状を一番上にしてクリアファイルに入れる
応募書類を郵送する際は送付状を添えるとよいでしょう。
封筒に入れる前にクリアファイルに挟んでおくと、よりていねいな印象になります。
送付状の書き方は下記の記事で詳しく解説しています。
職務経歴書を手書きする際のポイント
＼キャリアアドバイザーからのアドバイス／
手書きする際は下記のステップに沿って進めましょう。
- 応募先から書き方の指定がないかチェック
- 経歴に合う用紙とボールペンを準備
- 下書きをしてから本番へ
- メールまたは郵送で提出
職務経歴書を手書きで作成する場合は、下書きをしてからボールペンで清書すると、ミスなく見栄えよく仕上がります。
ただし、文字数の多い職務経歴書を手書きで作成するのはとても大変です。
可能なかぎり、パソコンやスマートフォンで作成することをおすすめします。
スマホで職務経歴書をつくるなら【職務経歴書Web作成ツール】が便利
パソコンやスマホで職務経歴書をつくる場合は、簡単に職務経歴書が作成できる職務経歴書Web作成ツールがおすすめ。
株式会社キュービックが開発したミライトーチは、情報を入力していくだけで、履歴書だけではなく職務経歴書も作成することができます。
煩わしい職歴の表作成なども自動で行ってくれるため、とても簡単に職務経歴書の作成ができますよ。
また完成した職務経歴書はPDFでダウンロードもできるため、メールでの添付はもちろん、コンビニ等で印刷するのも便利です。
まとめ
転職活動では職務経歴書を作成するケースが大半です。
職務経歴書の書き方によっては、書類選考の通過率に影響する可能性もあります。
転職活動をスムーズに進めるために、職務経歴書の書き方を理解し、応募企業に経験・スキルや実績をアピールしましょう。
