履歴書の書き方が分からない!転職で差がつく完璧な履歴書作成のコツ

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転職を成功させるにはまずは「履歴書」でいかに自分を印象付けるかが大事!とは言われますが非常に難しく感じるものです。

そこで志望動機を含めたアピールポイントのコツなど自信を持って転職に望める履歴書作成のノウハウと作成方法をお届けします。

             
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履歴書の書き方で気を付けるべきマナーは?

履歴書の役割は就職活動において応募者の基本情報を伝えることであり、書類選考における重要な判断材料となります。

採用担当者は日々非常に多くの履歴書を目にします。そういった意味から考えると多くの履歴書に紛れてしまわない採用担当者の目に留まる履歴書にする必要があります。

また応募者の熱意や意欲の伝わるものにしたいものです。

また履歴書とは応募企業にあなたの印象が決定づけられる書面であることから丁寧な文字で記入することが大切です。

フォーマットがある程度決まっていることから、記入例に基づいて記載するというマナーを守りましょう。

用紙の中にも資格などの記入欄が大きく取られているものや志望動機に大きくスペースを取っているものなど多少違いがありますので、自分がアピールできる項目を多く書ける履歴書を選ぶのも大事なポイントでしょう。

基本的に履歴書は手書きで書くものであり、誤って記入したとしても修正液や修正テープで消すのは絶対にNGです。また誤字脱字にもくれぐれも注意しましょう。

履歴書に必要なもの

いざ履歴書を書こうとする時、何を揃え、どこに注意点を置くべきなのでしょうか?

ここからはあなたの顔とも言える履歴書を書くために準備したいもの、そして履歴書選びや筆記用具、さらに印象を良くする証明写真のポイントについてご紹介します。

履歴書の選び方

履歴書のフォーマット自体は、日本標準規格のJIS規格もの、アルバイト形式などの独自様式があります。

一般的には前者を使用しますが、あなた自身を企業側にアピールできるものであれば、絶対にこの規格でないといけないというものではありません。

履歴書にはB5とA4の2サイズあります。一般的にアルバイトやパートの応募用にはB5サイズが使用され、就職においてはA4が6割、B5が4割といった傾向になります。

中途採用などの転職の場合はB5サイズの方も増えています。ちなみにA4サイズは世界共通の国際規格となっています。

転職においてどちらのサイズを使用しても間違いではありませんが、もっとも重視したいのは履歴書に記載できる項目数とバリエーションです。

自分をどう売り込むかということを考えて選ぶことをおすすめします。

また、書きたいことが多い場合はA4、そうでない場合はB5という選択方法もありますので知っておいてください。

印鑑、ボールペン、封筒

では履歴書を作成する際に準備したいものをチェックしておきましょう。

1.ボールペン

正式な書面ですので、ボールペンを使用します。使用する色は「黒」が基本です。また書きやすくて、水に濡れたりしても滲まないゲルインクがおすすめです。

ボールペンの芯の太さは、通常タイプの0.5ミリではなく、0.7ミリの少し太めのものを使用するとバランスの良い文字を書くことが出来ます。

細く小さな線の字は自信がないように感じさせますが、ある程度の太さがある字を書くことで印象も随分と変わります

2.印鑑

履歴書に押印をする欄があるものに関しては押印しますが、ないものには敢えて押印する必要はありません。

使用する印は実印などでなく、認印を使用しましょう。しかしシャチハタは公的なビジネス文書には不向きな為避けてください。

押印する際は、文字が欠けたりかすれたりしないように、捺印マットを敷ききれいに押すことも大切です。

3.封筒

履歴書を裸で渡すのは失礼なため、必ず封筒に入れて持参するようにして下さい。

また履歴書が折れないように、クリアファイルに入れ、封筒に入れるといいでしょう。

封筒の色は茶色ではなく、白のA4サイズを使用してください。

転職が上手くいく履歴書の写真はどんなもの?

次に履歴書に貼る証明写真についてお話していきましょう。

履歴書の写真は、第一印象となることから非常に重要です。よくあるスピード写真などで済ませがちですが、出来れば写真屋などで撮ってもらうことをお勧めします。

サイズは、縦4センチ×横3センチが基本です。また3カ月以内の写真とされていますが、写真を撮った時から髪形などが変わっていたり、大きく体形が変わった場合は取りなおす方がいいでしょう。

当然のことですが、帽子などはかぶらず正面を向いたカメラ目線のものが鉄則です。

写真の背景の色は、水色か白が無難です。水色の背景は顔色よく見せてくれるのでおすすめです。

写真においてまず与えたい印象は、清潔感でしょう。その為、撮影前には髪形や服のシワ、顔のテカリ、姿勢などをチェックしましょう。

また表情は自然な笑顔を浮かべているものが安心感を与えてくれ好印象です。上目遣いはNGですので注意してください。

服装は、男性も女性も黒か紺のスーツで撮影するようにして下さいね。

履歴書の記入例が知りたい

ではここからは具体的に履歴書の記入方法を細かくご紹介します。今まで何気なく記入していた方も、今一度立ち止まってよりフォーマルな履歴書作成を目指しましょう。

日付は提出日?記入日?

まずは履歴書の日付欄についてです。履歴書の提出日なのか、はたまた作成日なのか悩むものです。

日付は履歴書の提出方法によって異なります

履歴書を持参する際は持参日を記入し、郵送する場合は投函日を書くのがマナーです。

またメール送付する際は送付日に合わせましょう。日付の記入漏れは、履歴書を使いまわししているという印象を与えるのでマイナス評価となります。

年号は、元号でも西暦でも問題ありません。ただし外資系企業に提出する場合は西暦にしておくのが無難です。

またそれ以外の場合も、後の学歴欄や職歴欄と揃えておくことが大切です。

電話番号は携帯電話でいいの?

次に履歴書の電話番号欄の記入に関してです。

電話番号は連絡を取るために必要である為、最も連絡がつきやすい番号を記入するのが基本です。よって必ずしも固定電話である必要はなく、携帯電話でも問題はありません。

ただし連絡先として勤務先の電話番号や勤務先が支給している携帯番号を書くのはご法度です。

また電話番号はハイホンでつないで数字を記載するのが一般的ですが、フォーマットに()があらかじめある場合は、03(1234)5678もしくは、(03)1234-5678と()の位置によって記載方法を変えましょう。

現住所の連絡先以外に連絡先を記載する欄がある場合は、但し書きの有無を確認します。

「現住所以外に連絡を希望する場合のみ記入」とあれば、その必要がない場合は記入する必要はなくなる点に注意してください。

住所欄の書き方は?

住所を書く際は郵便番号、都道府県から記載し、番地などもハイフンで省略せずに正式な〇〇番地という記載方法を取りましょう。またマンション名などがある場合は部屋番号まで記載してください。

ふりがなは、基本的には番地の前までですが、マンションの名前などの漢字が読みづらい場合は、ふりがなを振りましょう。

ちなみにふりがなとなっている場合は平仮名で、フリガナとなっている場合はカタカナを使用することも間違えないようにしてください。

現住所と連絡先の欄は上記でも触れたとおり、但し書きを確認した上で、現住所はあくまでも現在住んでいる場所を記入します。

そして現住所以外に連絡をして欲しい場合のみ、連絡先に記入するのが基本です。

履歴書の学歴・職歴の書き方

続いては、履歴書の学歴や職歴の記載方法を見ていきましょう。

年号などを誤って記載する人もいます。

そこで、まずは入学・卒業年度自動計算表や卒業年号早見表を確認した上で記入するようにして下さい。

記入する順番は、学歴を記載してから職歴と続きます。まず「学歴」という見出しを中央寄せで記載した後、時系列にそって中学校卒業から書き始めましょう。

履歴書の記入日の所でも説明しましたが、元号・西暦は統一してください。

学校名、学部、学科などは省略することなく正式名称を記載し、入学と卒業の両方を記載してください。例えば高校の場合は、高等学校となります。

もちろん専門学校も学校とみなされますので忘れずに記載してください。

専攻なども記載することで専門性をアピールすることもできます。

学歴欄をすべて記載し終わったら、「職歴」という見出しを記載した上で、職歴及び職種を時系列で記載します。

短期間の勤め先も忘れずに記載することが大切です。特に転職を希望する企業の仕事に役立ちそうな内容は、職務内容や仕事内容まで記載しましょう。

職歴の欄も入社と退社をそれぞれ記載し、会社名は正式名称を記載してください。また合併や名称変更している場合は「○○株式会社(現●●株式会社)」と書き加えるのもポイントです。

在職中や異動の履歴書の書き方は?(退職予定)

あなたが現在、別の会社に勤めている場合の履歴書における「職歴」欄の書き方について解説していきましょう。

また在籍している為、現在の会社は退職という書き方はできません。そこで、すでに退職予定が決まっている場合は、〇年〇月退職予定と職歴の一番最後の行に記載します。

ただし履歴書に必ずしも退職予定を記載しないといけないわけではありません。

面接などの際に口頭で伝えるの方法が一般的である為、敢えて退職予定を記載せず「現在に至る」で締めるのも一般的です。

また同じ会社で人事異動などがあった場合も記載しましょう。

異動年月、異動部署を記載すると同時に、昇格なども合わせて記載することでアピールポイントとなります。

異動が多いということは、より多くの経験を踏んでいるということになるので、忘れずに記載してください。ただしあまり細かい場合は分かりづらくなる為、別紙にまとめるなどの工夫も必要でしょう。

履歴書の資格・免許の書き方

あなたが所得している資格や免許も売り込みできる大事なポイントです。ただし、持っている資格をすべて羅列するのはお勧めできません

以下に具体的な記入見本を紹介しますので参考にしながら見ていきましょう。

平成15年3月 普通自動車第一種免許 取得

平成18年8月 宅地建物取引主任者 合格

平成20年3月 実用英語技能検定準1級 合格

まず資格と免許がある場合、免許を先に記載するのが一般的です。また取得年月順に記載する方法もあれば、より業務に直結したものから記載するという方法もあります。

また資格や免許の名称は、誤解のないように正式名称で記載するようにして下さい。

注意点としては、求人の募集要項に、例えば英検準1級以上優遇となっている場合です。あなたが取得している資格が英検準1級に満たない、2級の場合は記載してはいけません。面接などで聞かれた際に答える程度にしておきましょう。

チャレンジしている資格がある場合で、かつ転職に関係する資格の場合は以下のように記載しておきましょう。

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履歴書の志望動機の書き方

皆さんが悩みがちな志望動機では、採用担当者にいかに好印象を与えるように書けるかが大切になってきます。そこで押さえておきたいのが以下の3つのポイントです。

  • 具体的にしたいこと
  • 具体的にできること
  • 入社を希望する理由

これらと会社のニーズとがマッチングしているかどうかが大切なのです。何故、他社でなく当社なのかということに面接でも明確に答える必要があるのと同時に、履歴書でもそこをアピールすることが大切です。

また自身の職務経験などをどう強みとして生かしていけるのかという具体的なビジョンを示すことも大切です。

その為には、応募企業のビジョンや目指しているもの、大事にしているものをしっかりリサーチして、それに沿った志望動機へとしていく必要があります。

ただ、御社の考えに共感したというアバウトな表現では伝わりません。もう一歩踏み込んだ伝え方をするために、共感の根拠を示すようにしましょう。

また学生のように「学ばせてほしい」という姿勢を出すことは、謙虚さとは受け取らないものです。他人任せに感じさせてしまうことから、転職においては特にNGワードですので気を付けてください。

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履歴書の自己PRの書き方

続いては自己PRの書き方について考えていきましょう。

面接などでも自己PRをしてくださいという場面がありますが、日本人はどうしても遠慮しがちになり自分をどう売り込むかということに悩むものです。

しかし具体的に自分から自己PRをしないことには、あなたの良さを伝えることはできないため、履歴書においても非常に重要な部分となります。

ただし自分の長所はこうだと思うではなく、人からこう言われますという表現にすることも大事なポイントです。

もう1つ企業が見ている点としては、いかに自己分析が客観的にできている人材なのかというのも選考において重要視される点です。

その為に絶対におさえておきたい3つのポイントをご紹介します。志望動機とも被る部分ですが、より明確に記載することが求められます

  • 1.これまでの実績やキャリア、やってきたこと
  • 2.上記を生かして何ができるかということ
  • 3.応募先企業に入社をしたら何をしていきたいか

では下記に具体的な自己PRの例文を紹介していきますので参考にしてください。

自己PRの例文

私は前職では3年半営業部で新規顧客営業を行ってまいりました。上司からも「初対面の人を引き込むのがうまい」という言葉をいただいていた通り、飛び込み営業でも約5割は門前払いを免れることができました。

今一度原点に返り、お客様の立場にたった徹底的なヒアリングによる提案型のプラン営業を貴社でも行っていきたいと思っております。

特技・アピールポイントはどのようなことを書けばいいの?

履歴書には特技やアピールポイントを記載する欄があるものも多くあります。

特技と言えるほどの物もないしと空欄にしてしまう方もおられるでしょう。確かに特技やアピールポイントの内容が採用の可否に直結するということはありません。

ただし採用に影響しないとはいえ、ギャンブルなどマイナスイメージを与えるものは避けることが賢明です。

この欄から企業側の人事採用者は応募者の「人柄や個性」を知ろうとしています。そういった理由から特技の欄は是非あなたらしさを訴えるものを記載して欲しいものです。

また面接などでも好きなことの話であれば、応募者も緊張せず話がしやすいこともあり、特技を堀り下げて話をするなかで、応募者の性格などを知る糸口にしています。

特技などを書く際に注意したいのは、具体的に書くことです。例えば、ただ読書と書くのではなく、好きなジャンルや月に読む冊数などまで記入しましょう。

野球が特技であれば、現在もチームに所属しているとか戦歴などを書くのもおすすめです。またその特技やアピールポイントと自分の長所を絡めて記載するとより説得力が増すでしょう。

特技・アピールポイントの例文

私の特技はバレーボールです。

高校時代バレーボール部に所属しており、副キャプテンを務めていました。キャプテンがチームをまとめるサポートをしながら、時にムードメーカーとしてチームを盛り上げて全国大会ベスト4に入ることができました。

持ち前の粘り強い性格と分析力を生かして、御社でも営業拡大に邁進したいと思っております。

本人希望記入欄って何を書くべきなの?

履歴書にある本人希望欄には主に3つのことを記入する欄です。

1つ目は合否の連絡などを受けるのに連絡がつきやすい時間帯及びつきにくい時間帯です。

2つ目は転職の場合、まだ在職していることが多いため、入社可能日を記載しておきましょう。

3つ目は採用に際してこれは譲れないという条件がある場合です。例えば親の介護などがあり勤務地を選びたいというケースなどがあげられます。

ただしこの場合は希望に添えない場合、合否に影響する可能性があります。

ただしここに自分の希望給与を記入したり、希望職種、希望勤務地などを書くのはNGです。

求人の募集要項に、勤務地や職種が複数ある場合には、この欄に希望があれば記載しておくといいでしょう。

また、この欄は文章で書くのではなく、分かりやすく箇条書きで記入するようにしてください。

もし何も希望がない場合は、特になしと書くのではなく「貴社規定に従います」と書くことで謙虚さが出るので好印象となります

職務経歴書と履歴書の違い

転職時には履歴書だけではなく職務経歴書の提出も求められます。これらの違いと採用側がどのような観点で見るのかを知っておきましょう。

履歴書は実は内定後の保管資料としての意味合いを持っており、もう一方の職務経歴書は書類選考資料として使用されます。つまり後者は非常に大事であるということが分かります。

つまり職務経歴書の内容を見て、面接をしてみたい人を選ぶということになります。

職務経歴書は基本A4サイズで1枚もしくは2枚程度で伝えることが一般的です。

指定の様式などがなければ、インターネットで無料フォーマットをダウンロードして使用するといいでしょう。

職務経歴書は内容もしかりですが、プレゼン力や文章作成能力も同時に見られています。

社会人としてどういう書類が作られるのか、今後得意先に提出するであろうプレゼン資料の作成能力という意味でも非常に重要です。

手書きで書く必要はなく、多くの場合パソコンで作られています。

書類選考として重要となる職務経歴書などは転職エージェントなど利用すると、プロの目線でかつ無料添削やアドバイスをもらえることから安心です。

履歴書の郵送の手順が知りたい(送付状、封筒)

ではここからは履歴書を郵送する場合の手順について、使用する封筒や送付状の有無などを含めて1つ1つ確認していきましょう。

郵送には送付状が必要

通常、ビジネスで書類を送る際は送付状をつけて送ります。履歴書の郵送についても例外ではありません。

まずパソコンで作成する送付状(横書き)に記載する項目から見ていきましょう。

  1. 相手の企業名(正式名称)担当部署・担当者名→左上に
  2. 日付(履歴書の送付日)→右上
  3. 送付者の住所・氏名・電話番号→日付の下
  4. 時候の挨拶と履歴書を送りますという一文(頭語・結語も必須)
  5. 簡単な自己PR
  6. 同封書類(箇条書きで)
  7. 「以上」の文字→右下

この送付状はビジネスマナーとして必要であると同時に、自身のセールスレターの意味合いもあることを知っておきましょう。

その為、パソコンで作成せず敢えて手書きで作成するのも1つの方法です。その場合は縦書きで書きましょう。この場合、手紙の書き方と同じになりますので、時候の挨拶から書き始め、日付、送付者の名前、相手の企業名と書くようにして下さい。

封筒の書き方

履歴書を郵送する際に使用する封筒はA4サイズが基本です。履歴書を折るなどせず、そのまま入れることができるサイズが望ましい為です。また前述した通り、封筒の色も白が一般的ですので覚えておいてください。

宛名は黒のサインペンで記載しましょう。表側には送付者の住所などは記載しません。表側に記載するのは以下の項目です。

  • 郵便番号
  • 住所
  • 会社名 部署

表側の左スペースに赤字で「履歴書在中」と記載し、定規を使って四角囲みしましょう。

封筒の裏側左下に、送付者の住所・氏名・郵便番号を黒サインペンで記載します。書類を入れ終わったら〆マークを記載することも忘れてはいけません。

ちなみに封筒に書類を入れる順番は以下の通りです。

  • 送付状
  • 履歴書
  • 職務経歴書
  • その他書類がある場合

これらをすべて折らずにクリアファイルなどに入れて、封筒の表側に文字が来る方向に入れて送りましょう

履歴書をメールで送る場合はどうすればいいの?

最近では履歴書を直接渡したり郵送するのではなく、メールで送付するケースも見られます。この際に知っておきたいマナーについてご紹介します。

形式やフォーマットは?

履歴書をメールで送る場合、企業側からファイル形式の指定がある場合は当然それに従いましょう。

もしない場合もエクセルやワードなどで送るのではなくPDF化してで送ることをおすすめします。

エクセルなどで送ると使用しているバージョンによって開けない場合があったり、形式が崩れる可能性があるからです。

ちなみに手書きで作成した履歴書の場合はスキャンして送るようにしましょう。コンビニなどでスキャンしてPDF化できます。手書きだとより熱意やその人らしさが伝わるというる利点もあります。

またメールに添付する履歴書ファイルには分かりすい名前を付けておきましょう。あなたの名前と日付が一般的です。

また履歴書には個人情報なども含まれているため、必ずパスワード設定をして送りましょう。そして別便のメールでパスワードを送るのがルールです。

メール送付前にファイルの添付漏れがないか、また誤ったファイルを添付していないかはくれぐれも注意してくださいね。

写真はどうするの?

メールで履歴書を送る際に写真は必要なのか、また送る場合はどうやって送るのかという点についてお話していきましょう。基本的には写真は応募企業から必要ないといわれていない限り、送るのが一般的です。

パソコンで作成した履歴書の場合、写真をデータとして貼り付けましょう。データは撮影した写真を写真屋などでお願いすればデータ化してもらうことができます。

ただし、履歴書のサイズ欄に合うように、写真のサイズ変更などはペイントソフトなどを使用して自分で調整が必要です。

証明写真などをスキャンしてデータ化してしまうと、画質が悪くなり不鮮明になりがちです。こういった写真を使用して送るのは、暗い印象を与えるなどデメリットとなりますので絶対に避けてください。

メールで送付する履歴書のマナー

最後にメールで履歴書を送る際のマナーについて確認しておきましょう。

メールには必ず件名をつけ、件名にはあなたの名前も記載してください。そして本文の最後に署名をいれるのが一般的です。

履歴書を郵送する時と同様、メール本文が送付状の役目を果たしますので、挨拶からはじまる文章を必ずプラスしましょう。

文面に組み込む内容を以下にご紹介します。

  • 相手の会社名
  • 最初の挨拶の言葉
  • 自己紹介
  • 要件
  • 締めの挨拶の言葉
  • 署名(住所、氏名、電話番号、メールアドレス)

企業側から履歴書を受領したというメールが届いた場合は、基本的に1日以内に必ず返信しましょう。

使用するメールアドレスはフリーメールの場合、迷惑メールとして振り分けされる可能性がありますので、出来るだけ使用は避けてください。

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