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職務経歴書を封筒に入れる際の折り方は?裏表はあるの?

皆さんが就職活動をする際に必ず必要になる応募書類。

履歴書や職務経歴書、送付状を仕上げたら、いよいよ書類を応募企業へ郵送します。

しかし、この段階でも気を抜くことはできません。

送り方一つで、印象が良くも悪くも変わってくる可能性があるのです。

正しい応募書類の送り方の基本と書類の折り方、ビジネスマナー等についてご説明いたします。

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職務経歴書を入れる封筒サイズや用紙サイズに合わせた折り方

① 職務経歴書を封筒に入れるときの折り方

■採用担当者は二つ折りの職務経歴書・履歴書が助かる

職務経歴書は、履歴書と一緒に送付するものなのでまずは履歴書の用紙のサイズからご説明します。履歴書用紙の広げた時のサイズはA3、B4です。このサイズの履歴書を二つ折りにするとA4、B5になります。これらのサイズならA4サイズの書類と一緒に扱いやすく、ファイルも楽ですし仕事がスムーズに進みます。職務経歴書も履歴書に合わせてA4サイズで作成もしくはA3サイズの二つ折りをお勧めします。採用担当者はたくさんの応募書類を扱っていますので、一人ずつA4サイズのクリアファイル等に入れて管理している方が多いです。

もう一つ採用担当者として助かることは履歴書・職務経歴書のコピーが取りやすいという事です。たいていの場合、面接前後に応募者の書類のコピーを取っています。三つ折りにされた書類は、折り目のついた部分を開かなくてはいけません。手間を省くためにも二つ折りが良いです。

封筒は、書類を挟んだクリアファイルが、まっすぐ入る角形の2号の形を選びます。「A4書類が入る」とか「角2型」と書かれているものなら、問題なく入りますので大型封筒を購入しましょう。郵送料金は若干上がってしまいますが、好印象な応募書類にするために少し努力しましょう。切手を自分で貼ってポスト投函もよいですが、重さで金額が変わることもあるので郵便局に出しに行くことをお勧めします。封筒の色は白でも茶色でも問題ありませんが、茶封筒だと企業側が他の企業のDMと間違えてしまう可能性があります。あとは白い封筒で送付したほうが真っ白できれいな印象が与えられます。茶封筒だったから不採用にしよう、というふるい分けをされることはほぼないと思います。

他の折り方についてですが、経験から申し上げると折らないのが一番です。しかし、履歴書のサイズと手元の封筒の大きさで折る必要性が生まれてしまうことは少なくありません。その際に、どの程度の折り方であれば非常識でないか気になる方へ履歴書の二つ折り、三つ折りや四つ折りについて解説します。

■三つ折り、四つ折りで封入するときは?

履歴書と合わせて職務経歴書を送付するので、履歴書の書式をベースにお話しします。 市販の履歴書を購入するとA4用紙を二つ折りや三つ折りにした大きさが入る封筒が付属しているものもあります。封筒が付属されているとこの封筒に入れて提出するものだと思いがちですが、これは応募書類に折りしわが増える原因にもなるのです。

定型郵便である洋形4号や長形3号の封筒に、履歴書を三つ折りにして入れて提出してもマナー違反というわけではありません。

しかし、四つ折り以上となると、履歴書を広げた際に担当者としては、折り目が多すぎて見にくくなってしまいますし広げにくいのです。またB5サイズの封筒では中身がいっぱいとなり、開封の際に人事担当者が履歴書まで切ってしまう恐れがあります。履歴書は出来るだけ折り目を付けないようにした方が良いです。

一般的に、三つ折りが許されるのは次のような場合に限定されると考えておいたほうが良いと思います。

・パート・アルバイト募集への応募のとき

・派遣会社や人材紹介会社、転職エージェント等へ提出するとき

・その他選考に関係なく書類提出を求められたとき

② 職務経歴書を折るときの裏表は?

上記のとおり職務経歴書は折らないほうが良いのですが、折る際には表面を上にして折ります。職務経歴書が2枚、3枚と複数枚ある時はクリップで止める等して複数枚一緒に折ります。履歴書も同じく写真があるほうを上にして折ります。理由は履歴書を、封筒に入れる際にも注意が必要です。封筒にも表と裏があります。宛名書きをした方が表で、自分の住所・氏名を書いた方が裏となります。履歴書の表面と封筒の表面を揃えて入れます。送付状はできるだけ作成しましょう。(書き方がわからない方は、転職経験者や転職アドバイザーに聞いたり、転職サイトに例文や情報が載っていますので内容を参考したりしながら作成してみましょう。)送付状(挨拶状)、履歴書、職務経歴書の順番で入れて送付しましょう。

採用担当者が履歴書・職務経歴書を確認する際、向きが揃ってあると見栄えが良いだけでなく、スムーズに確認することができます。向きがバラバラになっている書類は、気配りが無く雑な印象を受けます。多くの履歴書を確認する採用担当者の手間を、少しでも省く気配りが好印象に繋がります。

③職務経歴書の大きさがA4の場合はその折り方は?

■履歴書サイズに合わせて二つ折り

履歴書のサイズに合わせて職務経歴書もA4サイズもしくはA3サイズの二つ折りをしてクリアファイルに入れて角2号の封筒に入れて郵送いただくことをお勧めします。上記のようにサイズをそろえることでコピーがとりやすくまとめやすくなります。またクリアファイルに入れることで、一人ずつの書類が一つにまとまり管理がしやすいことと、万が一雨などで書類が濡れてしまった場合に保護する役割もあります。

職務経歴書や履歴書をきれいに折るコツ

① 職務経歴書の折り方だけじゃない!きれいに折るためのコツ

せっかく完成した職務経歴書や履歴書などの応募書類も折り目がきたなかったり、しわになったりすると台無しになってしまいますよね。封筒を開けてきたない書類を手に取った人事担当者も「この状態の書類で郵送してOKだと判断したということは,おおざっぱな性格の方かな」「うちの会社はあまり本命ではないのかな」などと良い印象は受けません。通常は手で折ると思うのですが、手で折ると折った部分がしわになったり、曲がってしまったりと上手く折れないこともあります。そこで定規を使ってきれいな折り目をつける折り方と注意点をご紹介します。

<きれいに折るためのコツとポイント>

二つ折りの場合は5までの工程で完成です。三つ折りの場合は9の工程まで行ってください。

1. 職務経歴書もしくは履歴書を裏返す

2. 片側を持ちもう片方の端と角を合わせる

3. 上下の角が合っている状態のまま片手で押さえる

4. もう片方の手で軽く折り目を付ける

5. 定規でなぞってしっかり折り目を付ける

6. 三つ折:折り幅を定規で測る

※折り幅は、二つ折りにした書類サイズがA4の場合は99mm、B5なら86mmのところで折り返すと、均等に折ることができます

7. 職務経歴書もしくは履歴書のタイトルが表になるようにZ型に折る

8. 定規でなぞってしっかり折り目を付ける

9. 封筒の表書きと応募書類の表面を合わせて封入

さて、職務経歴書の折り方のマナーや折り方のポイントについて記載しました。職務経歴書や履歴書を二つ・三つ折りにするのも、綺麗にそろえるのも、「受け取った側が困らない」という配慮の問題です。ときおり転職関連の記事や転職本でも、三つ折りや雑な折り方の履歴書がマナー違反として取り上げられているように、手を抜くことで悪い印象に繋がってしまう場合があるのもまた事実です。 「履歴書は中身が大事だから折り方なんて関係ない」と考えるのではなく、ベストアンサーとしては「大きめの封筒に二つ折りで入れること」が一番だと思います。自分で折る場合は、くれぐれも丁寧に折りましょう。

転職成功のためにも表記上の自己PRだけでなく、折り方や封入の仕方等を配慮することは、社会人としてビジネスマナーを身に着けていることをアピール手だての一つです。ちょっとしたひと手間で印象がぐっと変わりますので是非実践してみてください。

最後に

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