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職務経歴書とは?職務経歴書の目的や履歴書との違いを解説!

職務経歴書とは?職務経歴書の目的や履歴書との違いを解説!
転職はじめ就活者なら、一度は聞いたことがある「職務経歴書」。そもそも職務経歴書とは何のためにあって、どんな項目があるのでしょうか。今仕事を探している転職者には必須書類としての知識と書き方を紹介します。また、アルバイトやパート探しにも役立つ情報として参考にして下さい。

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そもそも職務経歴書とは何?そして履歴書との違いを解説!

転職活動中の人、あるいは今後転職もありうるかもと密かに思っている人なら覚えておいてほしいのが「職務経歴書」です。そもそもの意味、記載する内容、そして具体的な項目を取り上げて説明します。また、整理しておきたいのが履歴書との違いです。採用担当者はどう使い分けているのかなども解説していきます。

職務経歴書は何のためにある?

「職務経歴書」を簡単に言えば、「これまでやってきた仕事の歴史」で、目的は応募したい企業に自身の仕事歴史(キャリア)を示し、採用をアピールするものです。仕事とは、どこかの企業で正社員として勤務していたときの仕事はもちろん、アルバイト、パート業務、自営業の手伝いなどすべて含みます。

企業が人材を募集するときは、どんな人材が欲しいかを決めてから募集をかけますが、応募する人は募集人材の内容に自分がぴったり当てはまれば一番いいわけです。ただ、応募者が自分はぴったりな人材だと思うだけでは応募企業に伝わりません。

そこで転職先の企業に対して「自分にはこんな仕事歴史(キャリア)がある」、そして「募集している職種(仕事)に向いている」とPRするのですが、この時に使う書類が「職務経歴書」なのです。

職務経歴書にはどんな内容を記載するのか?

しかし、いくら過去の仕事実績のPRといっても、人間は単なるロボットではないので「性能」や「機能」だけで仕事をするわけではありません。では、どんな内容を記載すればいいのでしょうか。応募企業の人事担当者への「説得性」、彼らの「理解しやすさ」、そして「応募者の人間的全体像の把握」をめざして、主に次のような内容を記載します。

a.志望動機(応募に至った動機、なぜこの業界か、なぜ御社か、なぜこの職種か)

b.職務経歴(これまで経験した仕事・職歴)

c.自己PR(総合力、ヒューマンスキル、趣味・特技・資格など)

なお、「職務経歴書」は履歴書と違い、自己PR(売り込み)が目的なので、フォーマットはこれしかダメだという画一的なものはありません。極端にいえば、PRしたいことがあれば何枚でも書けるわけです。一般的な量は、A4サイズで最低でも1枚びっしりか、多くても2枚程度を目途にまとめると読まれやすいといえます。

職務経歴書と履歴書の違いは何?

職務経歴書は仕事歴史(キャリア)=職歴、というのは述べた通りですが、履歴書にも「職歴」という欄があります。意味も書く内容も同じなので、実は同じことを2度書いているのです。

決定的な違いは、それぞれの書類の作成目的です。履歴書はご存知のように、応募者の名前・住所・連絡先といった人事情報のフォーマルな部分から始まり、学歴、職歴と続きます。書く内容も必ず年を追いながら学校名、会社名を正しく書いて応募者のプロフィールをコンパクトに知らせるのが目的です。

一方、職務経歴書は応募者の「職務経歴」を中心にしながら、今回の応募に際して自身の特徴をPRするのが目的です。採用する側からのイメージは、履歴書は応募者のプロフィールの目次に相当し、次に各論が職務経歴書で述べられているという感じです。

転職者を評価し、選考していく上でもっとも重視するのは職務経歴書の方で、面接時にはここに書かれた内容をベースに質問をします。

職務経歴書で、ここは押さえておきたい必須項目の書き方

職務経歴書とは、いわば応募者自身を売込むための「プレゼン資料」と考えて下さい。前段で紹介した3つの内容をブレークダウンして、押さえておきたい具体的な項目に落とし込んでいきます。また、それぞれの項目には何を記載していけば面接でのプレゼンが効果的にできるか、サンプルを示して解説します。

志望動機はラブコール

営業用でも企画用でも、プレゼンテーションの冒頭は目的や趣旨から入ります。今回、なぜこれを取り上げたのかを説明してから本論に入るのと同様に、職務経歴書ではなぜ御社を選んだのかという「志望動機」から始めます。具体的な記載内容としては、「今回の応募に至った動機」「なぜこの業界か」「なぜ御社か」、そして「なぜこの職種か」の4段階になります。

例文で紹介しましょう。

今回転職を決意した理由

前職の〇〇株式会社では、〇〇職として〇年間頑張っていましたが、今後の自分の可能性を試したいと常々考えていた中で、御社の募集を知ることとなり転職を決意しました。

なぜ〇〇業界なのか

〇〇業界は、私の前職の会社と同業でありもっとも興味を持っているとともに、自分の力を発揮できる業界と考えております。〇〇業界の面白いところは、…で転職するならこの業界以外はないと考えておりました。

なぜ御社なのか

〇〇業界の中でも御社は、業界第3位の中堅会社として長年の堅実経営で安定かつ高い実績を上げてこられています。一方で、最近始められた新規事業は、御社の革新性を示すもので大変興味深く見ておりました。

なぜ〇〇職種なのか

私は新卒時の就活からずっと〇〇職を希望し、前職でも希望して〇〇職を担当しておりました。前職では特に大きな不満はなかったのですが、今回の募集では新しく事業展開される地区での募集だったので、さらなるキャリアアップを目指せると考え志望いたしました。

なお、職務経歴書の冒頭によくある「概要」とは、こういった志望動機や代表的な職歴をを簡潔にまとめて記入するリード文のことです。

「職務経歴」は2通りの書き方

職務経歴はこの書類名の通りメイン項目になりますが、書き方は2通りあります。

年を追って記入する「編年体式」

もともとの意味の「経歴」からイメージするように、年を追って時系列で経歴を書いていく方法です。編年体形式とも呼ばれ、一般には古い順に書きますが、応募先は古いことより直近のことの方が興味があるだろうということで、新しい職歴から順に書く「逆編年形式」という方法もあります。

経歴の流れとして見る側には把握しやすいのですが、欠点は強弱がつかめない、逆に言えば一番PRしたいことが見えづらいということです。たとえば、〇〇職として非常に充実し頑張ったA社の5年間も、次の会社に決まるまで〇〇職とは無関係のアルバイトをしていたB社も同じ列記になってしまうのです。

もちろん、転職回数が一回ならこれで十分です。

強みをアピールできる「キャリア式」

キャリア式(キャリア形式)は文字通り、自分の仕事上の強みや保有しているスキルを中心に編集するので、採用担当者からは、「応募者はどんな仕事が得意か」「セールスポイントはどこか」といった点を把握しやすくなります。

さきほどの例をキャリア式で書くと、A社での活躍が中心になり、B社でのアルバイトは書く必要がなくなります。しかし、C社でパート勤務期間があって〇〇職のキャリア形成には役立つ仕事をしたとなれば、C社の経験は記入します。

職務経歴という意味では空白期間ができるのですが、これは履歴書の「職歴」で年を追って順に書いているので、応募先の担当者が勘違いすることはありません。

キャリア式を使う場合は、専門性が高くなればなるほど有効です。つまり、応募先企業が今回提示している求人情報の能力特性に、応募者がぴったりと照準を合わせてPRをすることができるからです。特に転職は、新たに自分のキャリアップを目指すわけですから、売り込みたいキャリアを前面に出すキャリア式は効果的です。

<キャリア式の主な項目>

特にPRしたい前職(前々職)の概要

・会社情報(規模・組織など働き甲斐のある会社で経験を積む)

・事業内容(興味のある事業内容でキャリア形成に役立つ)

・所属部署(業務内容と社内組織での位置づけを紹介)

・所属チームの概要(メンバー数、自分の役職・役割)

※いずれも、退職はしたが良い会社で好感を持って仕事をしており、自分のキャリア形成に役立ったことを強調。悪口や不平不満は決して書かない。

前職(前々職)での実績・成果

・営業/販売系一般職は、営業成績/販売実績の年間平均、新規開拓顧客数など。

・管理職は、マネジメント範囲(部下の数、守備範囲、期間など)

・企画/開発系スタッフ職は、課題達成や成功したプロジェクトの具体的内容。

・技術/クリエイティブ系専門職は、実際の制作物などポートフォリオ。

・事務系一般職は、OA系スキル、具体的パソコンソフトとレベル、担当資料名。

※いずれも、数字表現が可能な実績は数字でPR。また、資料名や課題名も具体名で示す。

キャリア形成に役立った上記以外の会社・仕事

・直接キャリア形成ではないが、人間形成に役立った。

・キャリアの関連情報で多くのノウハウを学べた。

・今も、その時の人脈や情報源が生きている。

※応募職種と直接結びつかない勤務先(仕事)だが、間接的に役立っている。たとえば、営業職そのものの仕事ではないが、将来営業に役立つ人脈やネットワーク構築ができたなど。

職務経歴の「要約」とは

職務経歴書のサンプルフォーマットや見本を転職サイトなどからダウンロードすると、よく出てくる項目があるので紹介しておきます。要約とは、これまでの転職が数社におよび職務経歴が長文になる場合、冒頭で端的にまとめておく項目のことです。

いくつかある職務経歴の中から、もっともPRしたい会社、仕事、そしてキャリアをピックアップし、200文字程度にまとめ、本論に入るためのイントロ的役割を果たします。「職務概略」という見本もあります。

トータルでアピールする「自己PR」

職務経歴書で「自己PR」の項目を入れる理由は、ひとつは「職務経歴」では言い切れない能力や経験を補完するためと、もうひとつは総合的な能力全体や人間性も含めてPRするためです。具体的な項目としては、「ビジネスマンとしての能力特性」、「ヒューマンスキル(人間的魅力)」、「趣味(特技)・資格」です。

ビジネスマンとしての能力特性

たとえば営業職でセールストーク力、事務職で事務処理能力、管理職でマネジメント能力があるといえば、仕事をする上での直接的なスキルになりますが、では「分析力」という能力はどうでしょう?

これは、営業職なら仕事をするとき現在の顧客の購買状況を精査して、これからはこんな製品が売れるとか、売り方もこう変えて行く必要があるなどの分析ができる能力です。コンセプチュアルスキル(概念化能力・総合的能力)と言われ、ビジネスマンなら基礎的に備わっている方がより総合力を発揮できます。

具体的な能力を列挙しますので、自己分析をして自信のある能力は「自己PR」として記載します。

■状況判断力(自らの置かれた状況・環境を理解し、取るべき行動に結び付けられる力)

■洞察力(現在の状況から、今後起こるであろう本質的な状況を推察できる力)

■課題解決能力(課題に対し、与件の認識、取るべき手順、最適の方法等を選択して解決に導ける力)

■要点把握力(文章および口頭のメッセージから、趣旨やポイントをつかむことができる力)

■問題発見能力(日々の業務や与えられた課題の中で、阻害している問題点を発見できる力)

言葉は難しいのですが、前職での仕事場面を思い出しアピールします。ただし、面接で必ず「何かエピソードはありますか?」と聞かれるので、具体的に説明できる事例を用意しておく必要があります。

ヒューマンスキル(人間的魅力)

ヒューマンスキルを「人間的魅力」と訳しましたが、仕事現場では必要な能力です。前段の例でいけば、営業職としてセールストークも十分で、市場分析力や状況判断力等、他のビジネススキルも高いのですが、人間的な魅力に欠けていたらどうでしょう?

営業職であってもチームで連携し、仕事をする場面はいくつもあります。フォローしてくれる営業事務スタッフとのコミュニケーションや他営業メンバーとの協調性などが足りなかったら、組織人としては問題です。

具体的な項目としては以下のようなヒューマンスキルがあります。

■協調性(組織やチームの目的に向かって他メンバーと力を合わせられる)

■感受性(対面した相手や状況から、ムード、雰囲気、空気を感じ取れる)

■コミュニケーション力(対人関係においてお互いの考え、感情などの意思疎通ができる)

■積極性(自らの意志で物事に向かって前に踏み出せる)

■粘り強さ・体力(目的達成に向かって最後まで頑張れる精神力や肉体的な力)

■対面影響力(対面する相手に向かって、言葉や行動が好影響を与えられる)

これらの能力は、前職でのキャリアから身に付けることができたものもありますが、それ以前に学生時代のクラブ活動で得たものもあれば、子供の頃からもともと備わっていたものもあります。

その意味では職歴以外の過去を振り返り、別途「自己PR」として志望企業へ売り込みます

「趣味(特技)・資格」でさらに能力に広がり

自己PR例で忘れてはならないのが、趣味(特技)・資格です。これを「職務経歴書」に記載する意味は2通りあります。ひとつは、直接応募職種と結びつく趣味(特技)・資格を持っているというPRと、もうひとつは間接的に応募職種に役立つというPRです。

<趣味(特技)>

たとえば、趣味がスポーツでいろいろなスポーツ観戦はもとより、特技としても学生時代からサッカー、マラソン、テニスと幅広く経験している人にとって、「スポーツジムの企画職」は是非PRしたい非常に即効的な趣味です。

しかし、スポーツとは関係のない営業職募集ではどうでしょう。まったく意味がないかというと、そうではありません。たとえば応募先企業の法人営業職は、体力的にハードな面があるのと、上意下達のスポーツ選手タイプの人材を求めているとしたら、これも間接的ですが有効なPRポイントになります。

つまり、自分の趣味や特技と、応募する職種別の仕事特性と関連付けてPRできるようにしておくことが大切です。

■人脈やネットワーク作りにつながる趣味…営業職の顧客開拓

■スポーツ競技・観戦などの趣味…スポーツ系職種、体力が求められる仕事

■芸術・デザイン系の特技…クリエイティブ系職種

■PC関連やプログラミングなどの特技…IT系技術職

■食べ歩き・ショッピングなどの趣味…マーケティング、飲食サービス業

■得意な語学・海外旅行などの趣味…外資系、旅行業、通訳

■モノづくりが特技…製造技術系、精密系工作・オペレーター

<資格・セミナー受講歴・研修>

資格は、国家認定などの公的資格から民間団体の認可する資格、語学検定までいろいろあります。また、職務経歴書のサンプルでは、特殊資格と書かれている場合もあります。特殊資格とは「特殊技能および資格」の略で意味合いは同じです。

これも、応募職種との関連をよく見て記載します。保有資格や技能が応募職種とまったく関連がないけれど、書くだけ書いたというのでは意味がありません。

公的資格は採用担当なら誰もが知っていますが、民間が認可するものは認可団体名について説明できるようにしておくことが大切です。どの資格も、本来は「資格名:〇〇資格を〇〇年に取得済」が理想ですが、「現在、来年の検定試験に向けて勉強中」という表現もありです。

また、レベルは違うかもしれませんが、自分のスキルを上げるために自己啓発や自主学習したこともアピールポイントです。具体的には、自主参加した外部セミナーや研修、読んだ専門書などを記載する方法もあります。

「特記事項」について

職務経歴書のテンプレートやサンプルで「特記事項」というのがあります。また、履歴書にもあるのですが、これらはあえて書く必要がありません。これまで順を追って紹介してきた職務経歴書の項目以外で、仮になにかPRしておきたいことがあれば、それはむしろ各項目で言い洩らした可能性があるので、本論の方で書くべきです。

特記事項とは「働く上で事前に聞いておいたほうがいい要望事項」といったニュアンスもありますが、選考段階であまり議論するものでもないので、特に職務経歴書では項目立てしてまで書く必要のない項目です。

新卒・転職者に求められる職務経歴書とは、どんな意味を持つの?

仕事経験のない新卒には、本来職務経歴書の提出を求めませんが、代わりに自己PR書の提出を求めてくることがあります。しかし、転職応募者には必ずといっていいほど職務経歴書の提出を求められます。ここでは、その意味と書く上での注意点を紹介いたします。

新卒時に職務経歴書は必要か?

職務経歴書はこれまで述べて来た通り、「職務経歴」なので転職経験のない新卒に提出を求められることはまずありません。

会社によっては、中途採用と新卒を並行して募集するところもあるので、提出書類として一律「履歴書・職務経歴書」とセットで書かれている場合があります。しかし、「新卒なので職務経歴書は不必要ですね?」と聞けば、必ず大丈夫という返事が返ってきます。

ただ、履歴書の項目だけでは人物像がわかりにくいので、「その代わり自己PR書を出して下さい。」と求められる場合があります。

新卒の場合の自己PR内容は、基本的には前章で述べた内容と変わりませんが、社会人経験が少ない分、以下のような項目が中心になります。

■専攻科目・ゼミ・得意学科

■学生時代に最も取り組んだ内容

■アルバイト経験

■クラブ活動その他

この中では、「アルバイト経験」はある意味「職歴」なので、新卒にとっても重要です。つまり、アルバイト期間や役割、学んだこと、苦労したこと、頑張ったことなど関連で質問がきますので事前に整理しておくことが大切です。

転職者にとっての職務経歴書の注意点とは?

新卒は学生時代の過ごし方や、勉強の内容をベースに将来性や自社への向き不向きを判断していきますが、転職者は、職務経歴書をベースにしてキャリアの中身を見極め、即戦度と今後の成長性を見ます。

その意味で大変重要な参考書類となり、注意すべき作成ポイントを以下に紹介します。

文章力や表現力を見られる

書類選考があった場合、採否の判断材料は職務経歴書が大きく影響します。書き足りなくても面接で補足すればいいという考えではなく、この書類だけで勝負するぐらいの意気込みで書きます。

文章力はもとより、表現力、構成力も見られます。前段述べてきたようにしっかり項目立てをして組み立てをします。言ってみれば「プレゼン能力」と一緒なので、説得力のある職務経歴書はそれだけでも高評価につながると認識してください。

職務経歴書の内容は面接質問と直結!

最も注意したい点は、転職面接の質問のほとんどは職務経歴書の内容が元になります。仮に、事実とは異なる内容や、たいしたことのない実績を大げさに表現したりしていると、突っ込み質問でバレてしまい不信感をもたれてしまいます。

転職希望先の面接官は、職務経歴書に書かれたことを全部信用しているわけではありません。なぜなら、良いことだけしか書いていないのが職務経歴書です。そんな良い会社で頑張って来たのなら、何もやめなくてもいいのではないのか、というのが彼らの疑問です。

したがって、自信のないことや、疑問を増幅するような余計なことを書かないということが大切です。怪しいと感じたら必ず確認の質問を投げてくると覚悟することです。

パート・アルバイトにとっての職務経歴書とは何?

パート・アルバイトの応募の際に、職務経歴書が必要と言われたけれど、まさかそこまで求められるとは思っていなかったことってありませんか?転職の時に求められることはわかりますが、そもそもパート・アルバイトにとって職務経歴書はどんな意味があるのか、またどんな内容を書けばいいのかを解説します。

パート・アルバイトで求められる職務経歴書とは?

確かにパート・アルバイトで職務経歴書の提出を言われるのは珍しいのですが、企業の事情からありえるのも事実です。結論から言えば、求められたら必ず出すのが鉄則です。

提出を求める企業の特徴として、たとえパート・アルバイトであっても自社の従業員として採用するからには、きっちりと選考フィルターを通しておきたいという堅実な企業です。

昨今、コンプライアンスの観点から、無防備に誰でもかまわない的な採用はしない企業が増えています。職務経歴書は過去の仕事経歴や転職回数がわかりますので、あえて書かせて辞め方に問題はないかのチェックをかけます。

また、求める仕事内容が「猫の手」レベルで作業的な場合は職歴にはこだわりませんが、多少なりともスキルや経験度を求める場合は、職務経歴書を提出させてしっかり「選別」する企業もあります。

この場合は、採用競争率も高いと想定されるので、受験する方からすれば募集内容に合わせてしっかりとキャリアを職務経歴書でPRしないと落選してしまいます。項目は、前段の転職と同様の項目で、手を抜かずに書きます。

特にパート社員採用は要注意

パート・アルバイトと一括りにしていますが、中でもパート社員は会社と雇用契約を締結する「社員」です。基本的には契約更新を前提とする重要な戦力と位置付けるため、選考を厳しくする企業も少なくありません。

したがって、提出を言われれば迷わず用意します。パート社員なのでこの程度の内容でいいかと油断すると不採用としてはねられます。パート社員応募は、基本は転職と考え希望職種に合わせてキャリアをアピールします。

最後に

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