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面接で履歴書を渡す時は封筒必須!持参書類は封筒封入がスタンダード

転職、就職活動中には暗黙の了解となるビジネスマナーが数多く存在しますが、履歴書やお礼状を入れる封筒一つにもマナーや押さえておきたい履歴書ノウハウが存在します。

相手に失礼な行動を取ってしまうその前に正しい封筒の選び方、宛名書き、対応方法を知っておきましょう。

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履歴書は白いA4封筒で丁重に扱う

WEB履歴書を書類選考用に提出をしていても、紙の履歴書を面接当日に持参するように言われることも多くあります。理由は担当者が採用者を紙媒体で管理をしたかったり、転職サイトでは公開されていない顔写真を見たい、筆跡を見たい等様々です。こういった時、どのような封筒でどのように提出したらいいかをレクチャーしていきます。

履歴書は封筒に入れるのが基本

「そもそも手渡しの時に封筒が必要なのか?」と思う方もいるでしょう。しかし、封筒は必要です。履歴書をそのままバッグに入れていては折れたり汚れる心配がありますし、応募者のプライベートな情報が多く記載された選考書類を雑に扱うのは望ましくはない行為です。ですから、履歴書の持参を求められた際には基本的に封筒に入れていきましょう。

・茶封筒は避けましょう

色は白い封筒をチョイスしましょう。今は少し考え方が変わってきているところもありますが、茶封筒は企業が事務用に使用するためのものであるため、採用担当がご年配である場合はマナー違反と捉えられる可能性があります。

・サイズは角型A4か角2号

履歴書のサイズはだいたいA4かB5サイズが多くなるため、折り曲げて封入する必要のないA4サイズが望ましいでしょう。折って封入するタイプの封筒では、履歴書の写真が剥がれてしまったり、濡れた場合、折り重なっている他の箇所にもにじんでしまいまい使い物にならなくなります。履歴書を購入した際に無料で入っている封筒は小さいサイズであるため使用を避けましょう。

・封筒の表面には履歴書在中の文字を記載

手渡しであれば表面には宛名を書かなくても失礼にあたりません。ただし、一目で何が入った封筒かわかるように表面の左下に赤字で’履歴書在中’や’応募書類一式’や’応募書類在中’と書きましょう。まわりを赤字で四角く囲んでも囲まなくてもどちらでもかまいません。文房具屋に履歴書在中というスタンプもあるので、文字を手書きする工数を減らすことができます。

・裏面は自分の宛名と提出日

裏面の左下に自分の住所、郵便番号、氏名、学生の就活生は大学名を記載し、人事担当者が誰の履歴書が入っているかをわかるように明記しましょう。また、郵送日を提出日として記載します。

・糊付けも〆も不要

糊付けをしてしまうと面接中に開けることに手間取ってしまうので、封筒の封入口のフタに糊付けも’〆’を書く必要はありません。

・封筒の中身は企業担当者の指示によって変える

採用担当者が面接当日に履歴書の提出を求めていれば履歴書のみを封筒に入れましょう。他にもエントリーシートや職務経歴書も同時に提出する指示があれば同封しても問題ありません。その場合、封筒の表面に何が入っているかをわかるよう記載をしましょう。また、手渡しの場合は面接の場で使用するケースが多くなるため、基本的には添え状(カバーレター)は不要となります。

・履歴書はクリアファイルに入れるとより安心

クリアファイルに封筒を入れた方が急な雨に降られたとしても濡れずにすみますし、鞄の中で履歴書を綺麗な状態に保てるためおすすめです。

※履歴書や職務経歴書は複数用意をしておくと安心

企業によっては面接当日まで履歴書や経歴書に目を通していない担当者が突然同席するケースもあります。その時に余分に選考書類を準備をしておくと、サッと手渡せるので好印象獲得のチャンスを作ることもできます。また、相手がどの部分を見て質問をしているかを理解しながら質問に回答できるよう、書類は手元に準備をしておくと安心です。この時の書類は提出用ではないため、封筒ではなく自分用のファイルに入れておいても問題ないでしょう。

郵送か手渡しかで封筒を使い分けるのがデキる社会人マナー

履歴書に適した封筒や書き方を踏まえたら、次に気になってくるのは封筒に入れた履歴書の渡し方ではないでしょうか。履歴書持参する場合と郵送する場合についてもご説明していきます。

面接で封筒を直接渡す場合

  1. 封筒から履歴書の入ったファイルを取り出す
  2. ファイルから履歴書を取り出す
  3. 封筒、ファイル、履歴書の順で履歴書が一番上になるようにする
  4. 書類を両手で持ち、採用担当者向きに履歴書が正面になるようにし、「履歴書です。」や「よろしくお願いします。」と一言添えて渡す

※面接官の目線で見た場合、ポイントは書類の重要性やマナーを理解し丁寧に書類を扱っているかという点です。

受付で渡す場合は添え状も

受付けで他の方に渡す場合には添え状(カバーレター)が必要となります。しかし、面接に赴いてみなければ、どの場面で履歴書を渡すかがわかりません。どのケースにも対応できるよう、添え状がある封筒と添え状のない封筒の2パターンを準備しておくと安心です。また、カバンからすぐに出せるように履歴書用の場所を決めておくとスムーズです。

履歴書郵送は注意点が盛り沢山

<宛名書き>

○宛先の名前が長くても正式名称で書く

(株)は株式会社、略称の企業名がある場合でも正しい名前で書くようにしましょう。住所は県名から建物名まで抜かりなく書きます。

○基本的に縦書きは漢数字、横書きは算用数字

縦書きの封筒の場合、住所などの数字は漢数字がより丁寧とされますが、外資や外国籍の社員が採用担当者である場合は漢数字が読みづらいケースもあります。郵便番号や住所の番地以降は算用数字でも失礼にはあたりません。

○企業名を中心にバランスを考慮して宛名は記載

企業名で1行、担当部署名で1行、担当者名で1行スペースを設けましょう。この時、封筒の真ん中は企業名になるように調整します。役職名がある場合は長すぎるとバランスが悪いので、部署名か担当者名と同じ行に書くことも手段の一つです。

○相手によって様と御中は使い分ける

宛先が部署の場合は’御中’、個人名であれば’様’としましょう。採用担当者名が不明である場合は’株式会社〇〇 採用ご担当者様’としても差し支えありません。

○’履歴書在中’は記載マスト

手渡しの時と同様、封筒の表面には封入内容がわかるよう’履歴書在中’や’応募書類一式’を表面の左下に記載しましょう。

○間違えたらもう1枚

書き損じた場合は修正テープや修正液は使わずもう1枚、根気強く丁寧に書きましょう。

※日本郵便のサイトに封筒の書き方についてのページもあるため、不安な方は参考にすると良いでしょう。 http://www.post.japanpost.jp/navi/mame_envelope.html

<封入書類の順番>

封筒の表面側から見て添え状→履歴書の順で封入しましょう。また、他の提出書類がある場合添え状→履歴書→職歴書→エントリーシート→他の提出書類の順に入れましょう。また、郵送の場合折れ曲がってしまう可能性もあるので、履歴書をクリアファイルに入れた後、封筒に封入すると良いでしょう。

<封かん方法>

郵送の場合は必ず封入口を閉じます。その際、水ノリは封筒がふやけてしまうため、スティックノリが望ましいでしょう。セロハンテープは比較的簡単に開けることができるため、重要書類への使用は望ましくはありません。糊付けをしたら封入口のフタに’〆’を書きます。

<切手>

切手は履歴書封入前に買わず、必ず郵送する時に重さに合わせて選びましょう。予想外に送付書類に重みがある場合、郵送料不足となり最悪採用担当者側に支払いをさせるリスクもあるため、避けるべきです。また、切手が剥がれないようしっかりとスティックノリで貼り付けましょう。

<郵送方法>

履歴書送付の締切日間際等理由がなければ速達も簡易書留である必要もありません。消印有効である場合にはポストではなく直接郵便局から出した方が確実といえます。

履歴書はコンビニ(メール便)からは送れないため、急ぎの場合は24時間窓口が開いている郵便局に行きましょう。

お礼状選びから郵送するまでも注意点満載!

面接後に感謝の意味を込めて送付するお礼状。今ではお礼メールの方が多いかもしれませんが、お礼状を送る際の使用封筒のポイントについてご説明していきます。

お礼状の送付は必須ではない

よく、就活や転職ノウハウサイト等でもお礼状を書くことを勧めていいますが、お礼状の送付は必須ではありません。書いたらより丁寧さや熱意アピールになります。しかし、ただ送ればいいというわけではありません。ここでもお礼状や封筒のマナーを知らなければ、逆効果になってしまうかもしれません。

お礼状は手紙でもメールはどちらでもOK

手紙とメール、どちらも利点はあるので、理解した上で使い分けましょう。手紙であれば手書きでより人柄を文字に表し、アピールができる点がメリットです。メールであれば面接後すぐに手紙よりも気兼ねなく思いを伝えられる点がメリットです。ですから、お礼状を手紙で出す場合は面接時中に出すことがスピード感としては望ましいといえます。

お礼状のマナー

<お礼状は葉書よりも便箋&封筒>

お礼状は葉書よりも便箋を封筒に入れる形式の方が良いでしょう。なぜなら、葉書はすぐに内容を読める手軽さはありますが、郵送途中で汚れたり折れてしまうことがあるからです。また、採用情報とは企業にとっての機密情報となるため、誰にでも読める状態の郵便物に面接中に語られた社内情報が書かれていると、’情報危機管理意識能力が低い’と捉えられるリスクすらあります。込み入った内容を書きたい場合には手紙は封筒に入れ、丁重に扱う必要があるのです。

<お礼状の封筒の選び方>

基本的に白無地の縦罫でシンプルなデザインを選びます。封筒は便箋とセットになっている白無地の和封筒(長型4号)の厚手の上質紙のものが基本です。外資系や担当者が外国籍であれば横書きのレターセットでもかまいません。ただし、茶封筒はNGです。また、キャラクターやビビッドな色味のレターセットは避けましょう。宛名書き方法は先ほどご説明した’履歴書郵送は注意点が盛り沢山’をご参照ください。

<封筒への入れ方>

まず、便箋は手紙の書き出しがを右上の状態にし、下から上に1/3に折り曲げ、上から1/3を中心部に折り重ねていきます。手紙の上右端が上部にくるよう封筒に入れます。糊付けをし、封入口のフタに’〆’を書き閉じて、重さに合った切手を貼ったら完成です。

<お礼状での書き方ポイント>

○丁寧な字で

PCで打つのであればメールで十分です。せっかく手紙で送るのであれば手書きが望ましいでしょう。字の美しさも大切ですが、丁寧に気持ちを込めて書いているかがより重要です。最後まで集中力を保ち、書ききりましょう。文房具屋には字の書きやすいペンも売っています。黒いボールペンか黒インクの万年筆であれば安心です。

○ビジネスマナーを踏まえる

手紙ではメールよりもより、頭語や結語の挨拶を使うことが多くなるため事前に調べておく必要があります。頭語や結語(例:拝啓、敬具。謹啓、敬具等)については日本郵便のサイトで説明があるのでチェックしておきましょう。

https://www.post.japanpost.jp/navi/mame_dear.html

また、間違った敬語(尊敬語、謙譲語、丁寧語)を使わないよう、誤字脱字がないよう書いた後に読み直し、第三者にチェックしてもらいましょう。

○感謝や熱意、面接で伝えきれなかったことをアピール

面接で伝えきれない思いがあった場合、お礼状で簡潔に伝えましょう。面接を通じてどう熱意が増したかや、どういった点で応募企業に魅力を感じたか等もアピールすると良いでしょう。また、忙しい採用担当者の時間をもらっているので、感謝の念を伝えることをお忘れないように。

ただし、あまりにも長文であったり、自己PRや志望動機を書くことはあまり望ましくありません。あくまでお礼を伝える手紙であるため、お礼状の趣旨からずれないよう注意しましょう。

最後に

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