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職務経歴書は何枚がベスト?ベスト枚数に収める書き方のポイント6つ

転職活動で職務経歴書を何枚書けばよいか悩んでいませんか?職務経歴書は書類選考の判断を下すための重要なビジネス文書です。スキルや人柄の特徴が分かりやすく、採用担当者が読みやすい枚数は1枚か2枚がベストです。採用への明暗を分ける職務経歴書の書き方やまとめ方の6つポイントについて説明します。

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職務経歴書はA4 サイズ、1枚か 2枚がベスト。その理由は?

職務経歴書は何枚書けばいいのでしょうか?転職者の職歴や年齢はさまざまでも、採用担当者側の暗黙のルールとしてベストな枚数は存在します。それは用紙サイズがA4で、1枚か2枚です。目安として第二新卒、20代の転職者なら1枚、30代以降は2枚がよいでしょう。その2つの理由について説明します。

【理由1】3枚では長すぎて印象が悪い

転職回数が多い人や、異動回数が多い人、1つの派遣会社から複数の派遣先企業で働いた人などは、職務経歴欄が長くなり2枚以上になる傾向があります。

しかし2枚を超えると採用担当者は長くて分かりにくいと感じ、すべてに目を通すことなく落とされる可能性が高くなります。

職務経歴が長くなる理由は、1番アピールするべき業務内容やスキルが整理されていない、あるいは箇条書きではなく長文で書かれていることがほとんどです。このような場合は、応募企業の採用ニーズに応える形で、アピールポイントをまとめて体言止めで短い文章の箇条書きにしましょう。

業界や業種によらず共通してA4サイズ2枚は多すぎず少なすぎず、応募者の特性を適切に判断しやすい情報量なのです。企業が知りたい情報に絞って2枚にまとめましょう。

【理由2】2枚目の途中で終わるなら1枚にまとめよう

20代後半で初めての転職の人や、同じ業務が何年も続いた人など、2枚書くのが難しい場合は1枚にまとめるのがベストです。

特に第二新卒や20代転職者の場合、応募者に求める人物像としてはスキルより人柄や環境適応力、育成して長く働いてもらえるかといった点を重視する場合が多いです。

そのため、職務経歴のアピールポイントが少ない場合は、些細な業務内容でも具体的例を挙げて仕事への意欲の高さや前向きな姿勢をしっかりアピールすることが大切です。

職務経歴書を1枚か2枚にまとめるポイント6つ

職務経歴書で書類選考が通れば面接に進みます。そのためには、この人に会って話をしてみたいと思わせる内容にまとめることがポイントです。採用担当者に好印象を与え、なおかつ1枚か2枚にまとめるための6つのポイントをご紹介します。

【ポイント1】職務経歴書の「必ず書く項目」、「できれば書く項目」とは?

職務経歴書はパソコンで作成しましょう。書式自由なため何をどのように書くかで能力や人柄を伝えることができます。採用ニーズや応募者のスキルや経験などのアピールポイントに応じて「必ず書く項目」、「できれば書く項目」を使い分ける必要があります。

必ず書く項目

  • 書類の標題・・・職務経歴書
    必ず書類の一番上に書きます。
  • 提出する日付
    年は和暦が良いでしょう。応募書類を提出する日付を書きます。職務経歴書の和暦、西暦は必ず統一しましょう。
  • 氏名(年齢)
    手書きでもよいでしょう。氏名の後にカッコがきで年齢を入れると親切です。
  • 職務経歴・・・内容は時期、会社名、所属部署、(役職)、(雇用形態)、業務内容、実績、(退職理由
  • 職務経歴欄を読んで採用担当者はスキルや経験をジャッジします。技術職やクリエイティブ職なら職務内容を中心にまとめるキャリア式がおすすめです。営業や事務など他の職種は時系列でまとめる編年式でもキャリア式でもスキルや経験、実績が伝わりやすい方を選ぶとよいでしょう。

    特にアピールしたい実績やスキルは数字で表したり強調文字にするなど、文章に埋もれない工夫をして採用担当者に伝わりやすいように工夫をしましょう。そのほか、希望職種に関連する職務経歴はしっかり書き、関連しない職種は簡潔に記すといったメリハリをつけるとアピールポイントが伝わりやすくなります。

  • 役職がある人は、必ず書きましょう。
  • 雇用形態は、正社員以外の人は書いておいた方がよいでしょう。
  • 退職理由は、履歴書だけでは説明不足なら、職務経歴書で具体的な理由を書きましょう。理由は採用担当者に不審感を抱かせないためにも前向きで明確な理由を書くことが大切です。
  • 自己PR
  • 自己PRは20代転職では必ず書くことをおすすめします。30代以降は必要に応じて書く書かないを決めましょう。内容は長所、短所、社外活動などのアピールポイント、採用ニーズに応える自分の強み、仕事への意欲や姿勢、これからの目標など具体例を交えて書きましょう。

<できれば書く項目>

  • 志望動機
    採用担当者が最初に必ず確認する項目であり、自分のスキルや経験、人柄がいかに採用ニーズに近いかをアピールするのに最も効果的な項目です。履歴書では書ききれない場合は、履歴書ではポイントだけを短く書き、職務経歴書で自分が会社にとってどのように役立つのかを詳しく書くなど書き分けてもよいでしょう。くれぐれも同じ内容を書かないように気をつけましょう。
  • 経歴要約
    職務経歴が長い場合は、まとめの要約をつけると採用担当者も理解しやすく好印象です。
  • 希望職種
    基本的には履歴書の本人希望記入欄に書きましょう。履歴書の書式にこの欄がない場合は職務経歴書に書きましょう。
  • 自己啓発
    採用ニーズに応える内容の社外セミナーや専門学校等の学習歴があれば積極的に書きましょう。書類選考の判断をするときのイメージアップになります。

職務経歴書を初めて書く人はハローワークの職務経歴書の書き方(PDFファイル)を参考にするとよいでしょう。情報のまとめ方や職務経歴書の書き方についてのポイントが分かりやすくまとめてあり、おすすめです。

(https://www.hellowork.go.jp/member/career_doc01.html)

また、転職エージェントに登録してキャリアアドバイザーからアドバイスをもらうのもよいでしょう。

【ポイント2】応募先の採用ニーズにベストマッチすることを伝えよう

職務経歴書で書類選考の合否が決まります。職務経歴書から企業が知りたいことは、企業が求める人材像と応募者のスキル、経験、人柄がマッチするかどうかです。

これを満たす職務経歴書を作成するには、応募企業ごとに職務経歴書を見直し、自分が採用ニーズに応えられるスキルや経験、人柄であることを伝える必要があります。

そのためには以下の手順を踏んで職務経歴書を作成するとよいでしょう。

<職務経歴書の作成手順>
  1. 企業が求める人物像を求人情報や企業サイトなどから情報収集し、書き出して分析します。
  2. 自分の職務経歴(業務経験、実績、身についたスキル・知識・ノウハウなど)をすべて書き出します。どんな細かいことと思ってもすべて書き出すことで、後にアピールアピールポイントをまとめやすくなります。
  3. 自分の能力、特技、長所など、ビジネスに役立つ強みをすべて書き出します。
  4. キャリアビジョン(将来の目標)を書き出して整理します。
  5. 企業が求める人物像とアピールポイントで合うものだけをピックアップします。多くて書ききれない場合は、優先順位をつけておき、順位の高いものに絞って職務経歴書にまとめましょう。
  6. 1枚か、2枚に収まるように項目を立てて構成や内容を決めます。
  7. 採用担当者が分かりやすく見やすいように適度な余白やフォント、文字サイズに調整します。
  8. この手順で職務経歴書をまとめることで、途中でつまずくことなく作成することができます。また情報が整理されているので、面接対策にも活用できます。

    【ポイント3】キャリアビジョンを明確に伝えよう

    キャリアビジョンとは仕事や人生における将来目標、あるいはなりたい自分の将来像です。

    キャリアビジョンに沿って職務経歴がまとめてあると、将来の方向性や目標を持って意欲的に仕事に取り組む姿勢をアピールすることができます。

    また、職務経歴書からキャリアビジョンに向かうストーリー性が伝わると、採用担当者の印象に残りやすなります。応募者が採用ニーズと大きくかけ離れておらず好印象なら、一度会ってみたいということで面接に進むチャンスに繋がります。

    キャリアビジョンがない場合、いくつかの視点から自分を振り返ってキャリアビジョンを描いてみましょう。

    <キャリアビジョンを見つけるための問い>
    • 自分の得意なことはなんだろう?
    • 自分が時間を忘れて没頭できるものは何だろう?
    • どんな時にこの仕事をしていてよかったと思えただろう?
    • 自分が大切にしている価値観はなんだろう?
    • 自分の強みはなんだろう?

    キャリアビジョンが決まったら、「なにをしてきた人」で、「なにができる人」で、「なにを目指している人」だから、採用ニーズ合うと判断して応募してきたことが伝わるように、志望動機欄や職務経歴欄、自己啓発欄のまとめ方や書き方を見直してみましょう。

    キャリアがストーリー仕立てになっていると、面接時に自己紹介しやすく、人事担当者も理解しやすいというメリットがあります。

    【ポイント4】20代は適応力と意欲、熱意をアピールしよう

    20代の転職では働く意欲や環境適応力が高ければ、未経験でもポテンシャル採用されることが多い傾向があります。

    そのため求められる能力は、業務遂行できる基本的ビジネススキル、環境適応力、協調性、仕事に対する意欲と熱意が中心になります。具体的例をあげてアピールしましょう。

    20代後半になるとある程度経験や実績を積んでおり、即戦力も求められるようになりますので、即戦力として発揮できるスキルをしっかりアピールしましょう。

    【ポイント5】30代以降は即戦力となる専門的な知識やスキルとその熟達度をアピールしよう

    30代以降は年齢が上がるにつれて、即戦力となる専門的な知識やスキルとその熟達度、人間性のバランスのとれた応募者を採用する傾向が高くなります。人間性は主に面接で伝えることになるので、職務経歴書では専門的な知識やスキルとその熟達度を伝えましょう。

    30代以降に求められる能力は、専門分野の知識や経験、実績、熟達度のほか、問題解決能力、部下の育成、リーダーシップなどがあります。具体的例をあげてアピールしましょう。

    【ポイント6】仕上がりも見栄えもしっかりチェックして好印象を与えよう

    採用担当者はたくさんの応募者の職務経歴書に目を通します。そのため、職務経歴書を見る目が肥えているので、短時間で見極めて書類選考のジャッジをすることがほとんどです。

    そのため内容はもちろん、仕上がりの見栄えも大切です。仕上がりが良ければ他のライバルに差をつけることができるほか、期待が高くなるので面接に進むと面接担当者とさらに踏み込んだ話ができて採用される可能性も高まります。

    <見栄え良く仕上げるポイント> ・職務経歴書はビジネス文書です。基本は短い文章を箇条書きで記しましょう。 ・用紙全体の文字と余白はぱっと見で見やすく読みやすいバランスになるよう調整しましょう。 ・フォントサイズの目安は、標題が16~18ポイント、(項目の)見出しが14~16ポイント、本文が10~12ポイントです。 ・文字色は一般的には黒がベターです。 ・グラフや図表でカラーを使う場合は、ビジネスライクで目に優しい色使いにしましょう。

    余白が少なく、フォントも小さく、文章もびっちり書いてあったら読みたいと思う人はいないでしょう。こうした職務経歴書だと、相手の立場や気持ちを配慮できないというマイナスな印象になってしまいます。

    適度な余白があり、読みやすいフォントサイズで採用担当者が知りたいポイントを短文で分かりやすくまとめられていたらどうでしょう?相手が知りたいことを的確に伝えられる有能なビジネスマンとして評価されるはずです。

    職務経歴書に万人共通のベストアンサーはありませんが、紹介した6つのポイントを抑えることで面接に進むチャンスはグッと増えます

    自分らしさが伝わるレイアウトや構成、文章で、自分オリジナルの職務経歴書に仕上げましょう。

    【コラム】アピールポイントが少ないならアルバイト経験も書こう

    第二新卒の場合、職歴が浅いため書ける実績が少なく1枚目の下まで埋まらない人もいるでしょう。まずは担当業務での具体的な例を挙げて意欲や仕事へ取り組む姿勢を書きましょう。また、ビジネスマナー研修を受けている場合はアピールポイントになりますので必ず書きましょう。

    そして学生時代のアルバイト経験をアピールするとよいでしょう。例えば、希望職種とアルバイト業務に接点がある場合、キャリアビジョンの方向性が同じであることをアピールできます。そのほか自己PR欄にアルバイト経験で身についたスキル、学んだことを採用ニーズに応える形で書いてあなたの熱意を伝えましょう。

    最後に

    書類選考の突破率アップのために
    転職コンサルタントの利用を
    おすすめします


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