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面接通知や結果を知らせる電話対応に失敗しない方法

転職活動が始まると志望先の会社と電話連絡をする機会が増えます。最初は面接の日時の連絡があり、面接が終わると結果の連絡が来ます。

そこで、窓口となる採用担当者といい関係を作り、内定に繋がる電話対応のポイントを紹介します。

また、対応が悪いとどんな影響があるかといった疑問にもお答えします。

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面接連絡への感謝と、志望の意志を企業に伝える会話例

志望企業に書類を送ると、しばらくして面接の日時を知らせる電話がかかってきます。いよいよ始まる選考に向け、好印象をもってもらうためにはどのような電話対応をすればいいのか、基本的な受け答えとマナー、そして悪い電話応対とはどのような応対か、具体的な会話例文を交えて解説していきます。

印象の良い電話対応とマナーで好スタート

志望先の企業に応募書類を送った後、最初にかかってくる電話は採用担当者からのもので、面接の日時を確認する電話と思って間違いありません。いよいよ始まる転職の採用選考の第一歩で、印象の良い電話対応で好スタートを切りたいものです。

場合によっては、事務連絡係の人かもしれませんが細心の注意で電話対応をします。基本的には「是非、当社を受けて下さい。」というメッセージなので、まずは感謝の気持ちを示すとともに、聞き洩らさないように詳細を伺います。

面接日時を知らせる応募企業からの電話は、一般的に以下のような出だしです。

「〇〇様でしょうか?初めまして!私は、〇〇株式会社の採用担当(総務部、人事担当など)の△△と申します。この度は当社の求人募集(〇〇職の中途採用)にご応募いただきまして誠にありがとうございます。お送りいただいた履歴書と職務経歴書を拝見しお電話いたしました。」

あるいは、転職説明会への参加後だと、

「(前略)先日はお忙しい中、当社の会社説明会にお越しいただきありがとうございました。」

冒頭の挨拶で電話への感謝

応募者:『ハイ、〇〇と申します。お電話ありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします。』

突然の電話に驚くかもわかりませんが、はっきり自分の名前を名乗るとともに、感謝の気持ちを表すのがポイントです。続いて会社は面接の日程調整をしてきます。

会社:「お電話を差し上げましたのは、〇〇様に是非面接をさせていただきたいのですが、ご都合をお聞かせ願えますでしょうか? 早速ですが、〇月〇日〇時~のご都合はいかがでしょうか?」

以下、「日時に問題がない場合」と「日時の変更を申し出る場合」に分けて会話例とポイントを紹介していきます。

日時に問題がない場合

応募者:「ハイ、問題ございません(承知いたしました)。どうぞよろしくお願いいたします。」

ポイントは、気持ちよく即答することです。企業側にとっても、二つ返事で問題がないと答えられるのがベストです。

次に企業側の担当者から、面接場所、集合時間、用意するものなどの詳細を話してくれますので最後まで聞きます。その上で質問があればするようにします。ここは、企業側は手慣れていて丁寧に教えてくれますので任せるようにします。

詳細の説明が終わると、必ず「なにか質問はありますか?」と尋ねてきますので、このとき初めてわからない点を質問するといいでしょう。たとえば、よくある質問としては「面接場所は会社内のどこか」ということがありますが、ここは重要なのでしっかり聞いておくことです。

応募者:『質問よろしいでしょうか?御社の所在地はわかりますが、面接場所の総務部はどちらでしょうか?』

そして、以上で質問がなければ向こうから「では、当日お待ちしておりますのでよろしくお願いいたします。」と言ってきますので、

応募者:『ハイ!〇月〇日〇時にお伺いいたしますので、どうぞよろしくお願いしたします。』

必ず復唱して確認をし、電話を終わります。

日時変更を申し出る場合

企業の指定してきた面接日時が都合悪く、日程変更を申し入れたい場合の対応方法を説明します。企業の面接の指定日時は、会社の行事や面接官の予定、他の応募者の日程といったさまざまな事情から考えて指定してくるものなので、応じられない場合は「申し訳ありません」という気持ちをしっかり出して、次のように返事をします。

応募者:『大変申し訳ございません。せっかくご都合をつけていただいたのですが、あいにく所用が入っており、日時を変えていただくことは可能でしょうか?』

ポイントとしては、謙虚に日時変更を申し出ます。企業側は代替案をもっている場合がありますので、別の日程を提案してきます。再度確認の上返事をしますが、代わりの日時で調整できるなら、『ありがとうございます。ご無理申しますがよろしくお願いいたします。』と、調整してもらったことへ必ず感謝の気持ちを述べるようにします。

就活中の基本電話対応マナー

転職活動をはじめると、企業から電話をもらう機会が増えます。ここでは、前段の対応以外に基本電話マナーについて触れておきます。ちょっとした気遣いの言葉や心掛けが、企業側の印象を良くするということを覚えておいて下さい。

<復唱とメモの習慣化>

就活中の企業からの電話の内容は多岐にわたります。特に、面接日時や場所を聞き間違え当日の面接に参加できなかった場合は言い訳はできず、その時点で不採用です。そのために心掛けることは2つ、担当者の言ったことを復唱することと、必ず電話内容をメモに残す習慣です。

応募者:『ハイ、承知いたしました。復唱いたします。日時は…、場所は…でよろしかったでしょうか?』

メモは普段持ち歩くことは少ないのですが、就職活動期間中は必携です。志望先から電話が入った時点で、ノートと筆記具を取り出して書ける状態にします。メモで残しておくと、勘違いすることはありません。聞いたことを忘れ、後日確認の電話を入れるのは最悪です。

<採用担当者の名前を覚える>

面接の日程調整の電話があったとき、相手は必ず自分の名前を名乗りますので、この名前はしっかり覚えておきます。今後、うまく採用選考が進み、いろいろやり取りする中で、企業窓口となる採用担当者あるいは人事担当者の名前を覚えておくことは重要です。

こちらから電話を入れるときも、誰でもいいのではなく窓口となる担当者の名前を指名して電話を入れるようにします。

応募者:『〇〇株式会社様でいらっしゃいますか?私は〇〇と申しますが、採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?』

<折り返し電話のマナー>

せっかくもらった電話に出られず、「折り返し電話」にならざるを得ない場合があります。電車の中での着信や、どうしても中断できない会話中とか考えられますが、不在着信歴が志望先とわかればすぐに折り返しの返事を入れなければなりません。

『△△様でいらっしゃいますか?〇〇と申しますが、先ほどは申し訳ございません。電話に出られず、大変失礼いたしました。お電話いただきありがとうございます!』

出られなかった詫びを入れ、丁重に切り出すのが折り返しマナーです。電車の中だったという理由なら正直に言っても差し支えありません。別件で電話に出られなかった場合は、あえて理由は言わずに、まずはお詫びすることで印象は良くなります。

しかし、折り返し電話をしても、あいにく窓口の担当者不在もしくは離席の場合も考えられます。その場合は、席に戻られる時間を確認した後、

『かしこまりました。では、お戻りになる頃に私の方からお電話させていただきますので、電話があったことだけお伝えください。』

<志望先企業の番号登録は必須>

携帯電話に入る電話は、全然覚えのない電話が時々あります。怪しい電話だと思い込み、こちらの名前を名乗らずに「もしもし」とだけ言って、相手が先に名乗るのを待つことがあります。しかし、これが未登録の志望先企業からの電話だったとしたら、後になって事情がわかっても、かけた企業側の印象はよくありません。

そこで、応募した企業の電話番号は必ず登録しておき、発信元がわかった時点で『ハイ!〇〇です!お電話ありがとうございます。』と言えれば、かけた方もすごく好印象を持つことができます。

<転職活動中は留守電セットを>

志望先の会社が何度か電話するも、電源が入っていなかったりつながらない状態が続くとイライラに繋がり、勝手に選考辞退と判断されることがあります。応募者の数がある程度あると、無理せずに他の応募者に電話を入れ、見切り発車されるので注意して下さい。

そのため、転職期間中は最低でも留守電セットをしておくことをおススメします。留守電だと、用件や担当者名、連絡先を残せますので企業側も安心です。

「ついうっかり」の悪い電話対応例

次は、電話をした採用担当者をガッカリさせる電話対応の悪い例を紹介します。特に電話対応に慣れていない人は、ついうっかりとマナー違反をやってしまうので十分注意します。

日時が無理な場合に失敗しがちな応対例

『いや~、その日ちょっと都合が悪いんです。変えてもらえません?』 『他の企業と重なってしまって、ちょっと無理なので変更してもらえないですか?』

新卒の就活で大学時代のクセが残っている話し方は失敗します。まずは、正しい敬語を使います。謙譲語で『変えていただけないでしょうか?』です。さらに、いきなり「ダメ」「無理」から言い始めるのは禁句です。特に転職の場合、多少なりとも社会人経験があるという前提なので、『大変申し訳ございませんが…』とクッション言葉を使うのが大原則です。

また、都合悪い理由として「他の企業と重なって…」は特に悪い印象を持ちます。その通りだとしても、あからさまに言われるとハッキリ言って悪印象を持ちます。「当社より、そっちの方が大事なのか!」とひそかに思っています。ビジネスマインド的にはあえて言わない、というのが常識です。

面接日時の調整に悩んでしまう人

『その日程が都合付くかどうか、アルバイト先と相談してみます。』 『この携帯電話の中にあるスケジュールを見てみないとわかりません。』 『スケジュール帳を今持っていないので、あとで電話をかけてもいいでしょうか?』 『その日はちょっと用事が入るかもしれないので、どうしようかな…。』

企業が提案した面接日程に対して、応募者がなかなか返事をくれないということがあります。即答できない理由や都合が悪いという理由が非常に幼稚な場合は、企業側としては非常にイライラ感が募ります。たとえば、今のアルバイト先と相談をするということは、アルバイト先が優先というイメージを持たれてしまいます。正しくは、

『申し訳ありません。その日時は念のため調整しておきたいところ(アルバイト先など)がありますので、折り返しの電話でよろしいでしょうか?』

また、手帳を持っていないので予定の確認ができないというのもガッカリな返事です。転職の就活期間中は、いつどんな電話が入るかわからないので、即答で返事ができるようにしておきます。

折り返し電話でありがちなミス

『電話もらいました?』 『電話があったようなのですが…?』

着信履歴が未登録の人だといきなりこんな言い方をしてしまいます。転職志望先の電話を登録するのは、こんな失礼な折り返し電話を避けるためです。留守電登録をしておけば、企業は必ずメッセージを残しますので、内容をしっかり確認してから折り返し電話をすることができます。

もし留守電にメッセージが残っているにもかかわらず、自分の名前を名乗らなかったり、「お電話ありがとうございました。」と言えない電話は常識を疑われます。

電話の内容を最後まで聞かない人

『あ、その日ちょうど都合が悪いんです。たまたま…の日でどうしても都合がつかないのですが、別の日は…』

相手が面接日程を提案しようと、日時を言った途端にこんな言い方をされたらどうでしょう?実は、「〇月〇日もしくは…〇月〇日のどちらかを…」と言おうとしている途中なのに、話を最後まで聞かずに自分の都合を先に言ってしまう人です。

また、面接会場や当日に持参して欲しいものを言おうとしているその前に、 『何か持ち物はありますか?場所は?事務所は何階ですか?』などと、先に質問してくるのもNGです。

悪い対応をしてしまうとどうなる?

選考への悪影響は必至

電話対応時の悪い印象は、必ず本選考の評価に影響します。面接日程の確認電話を入れた人と面接官が必ずしも同じ人だとは限りませんが、最終の合否を決めるときに選考にかかわった人から情報収集をして総合的に判断されます。

もちろん採否判断のメインは面接官で、特に最終面接を担当した人が決定権を持ちますが、採否決定に当たってはさきほどの担当者から参考情報を聞きます。よくあるのが、応募者のAさんとBさんが競り合っていて甲乙つけがたい時、電話の時どうだったかとか、面接待ちで待機中の様子はどうだったかと聞き出し参考意見にします。

参考とはいうものの、電話入れをした人が「非常に印象が悪かった」と強い調子で言えば、聞き入れられる可能性は十分あります。もちろん、電話入れをした人と面接をした人が同じ人の場合は、電話対応での悪い印象をそのまま持ち続けて面接をするのは言うまでもありません。

ビジネスマンとして能力や素質に疑い

たかが電話のマナーや言葉遣いがなぜ採否に影響するのかというと、実は電話対応というのは、仕事の中ではビジネスマナーとして重要視する会社が多いからです。会社で得意先から電話をもらって、「さっきの電話は何でしたでしょうか?」などとぶっきらぼうに答えられては使い物になりません。

特に中途採用では、営業職にせよ事務職にせよ即戦力として募集するので、入社後に電話対応のマナーを教えるつもりはまったくなく、ビジネスの基礎能力はすでに兼ね備えているという前提にされます。

面接の結果の連絡は、より慎重な受け答えで対応

面接日時を知らせる初めての電話連絡も慎重に臨みますが、次のステップにつながる面接結果の連絡は、より慎重な受け答えを心掛けます。ステップによっては、最終面接への案内となればより慎重に聞き、さらに採用決定通知となる電話には最高の謝意を表して、聞き間違うことのないように対応します。

面接の結果を知らせる電話連絡

面接合格で次のステップへ

1次面接が終わり、結果を教えてくれる電話連絡はかなり緊張します。面接日時を知らせる最初の電話より、一層集中して内容を聞き取ります。というのも、面接通過の知らせと一緒に、必ず次のステップに進む段取りを話してくれますので、聞き逃さないように注意します。

次は2次面接なのか?筆記試験なのか?あるいは最終面接なのか?前回の面接が終わった時点で教えてもらっているはずですが、再度しっかり確認します。

会社:「先日は当社まで面接にお越しいただきありがとうございました。つきましては、結果について電話させていただきました。〇〇様には、是非、次の最終ステップに進んでいただきたいと思います。具体的には、次回は最終面接で、〇月〇日〇時~となりますがご都合はいかがでしょうか?」

応募者:『ハイ!ありがとうございます!喜んでお伺いさせていただきます。ご指定の日時もまったく問題ございません。どうぞよろしくお願いいたします。』

嬉しい気持ちが率直に担当者に伝わるように、いつもより大きめの声で返事をします。日時の変更を希望するときは、最終面接の場合、面接官は役員クラスが出てくるので余程の理由でない限り認めてもらえませんので注意しましょう。

場所や用意するものも前回同様にしっかり聞き取ります。特に最終面接だからこそ準備しておくことがあるかどうかを確認しておくと安心です。

応募者:『質問よろしいでしょうか?次回は最終面接ということですが、特に準備することはあるでしょうか?』

この質問から、最終面接に向けた注意点を聞けることもあります。「いや、最終だからいつも通りでいいよ!」とか、「ウチの役員は志望動機が好きだからもう少し練っておいた方がいいよ。」とか、案外採用担当者が味方になってくれる場合があります。

採用決定を通知する電話連絡

最終面接を終えた後にもらう電話は、採否に関する電話となります。それまでの電話連絡以上に、つながらないことがないように注意しておくことが大切です。

一般的には次のような内容で連絡が入ります。「内定」という場合も、「採用」という場合もあります。また、本人に入社意志があるかどうかを確認する必要があるので会社に呼び出します。そして、直接顔を見て就職の意志確認をし、問題なければその場で入社手続きに移ります。

会社:「先日の最終面接はお疲れさまでした。社内で検討いたしました結果、〇〇様については『内定』(採用)ということになりました。つきましては、〇月〇日〇時~に当社にお越しいただき、「入社意志」を確認したいと思いますが、ご都合はいかがでしょうか?」

応募者:『ハイ!ありがとうございます!!御社が第一志望で、是非御社にお世話になりたいと思いますので、どうぞよろしくお願いいたします。今回は本当にお世話になりました!』

第一志望であれば、こころから喜びの気持ちを伝えます。仮に、別の1社の返事待ちの状態であったとしても、ここは一旦、内定を快く受ける気持ちを表現しておきます。あえて、もう1社併願中であることは、この電話では言わない方がいいでしょう。なぜなら、もう1社が不採用となりこの会社に入るとなった時に、あまり良い印象を与えないからです。

不採用だった場合の電話連絡

不採用の連絡は郵便が一般的

不採用の連絡を電話でする会社は一般的ではありません。なぜなら、応募者によっては「不採用理由」を尋ねてくる人がいて、会社にとって大変答えにくい問題だからです。また、会社が不採用理由をどんなに上手に答えても、応募者が納得できることはなく、気まずい思いだけが残ります。まして、そのやりとりで採否が逆転することはありえないからです。

以上のような理由で、一般には郵便で「不採用通知」を行います。文面的には一方的に「ご縁がなかった」とか「自社の基準に達しなかった」いうだけです。採用する側からすれば、「〇〇さんは素晴らしかったが、それ以上に能力の高い人がいた」という理屈もありますが、余計なことはあまり書かれていません。

しかし、応募者の少ない中小企業では「会社としての丁寧な応対」と「企業イメージのため」に電話で不採用を連絡する会社があります。この場合の電話対応は以下の通りです。

不採用の電話連絡だった場合

会社側:「この度は当社へのご応募ありがとうございました。〇〇様につきましては、残念ながら当社の採用基準に達せず不採用とさせていただきました。機会がありましたら、またよろしくお願いいたします。」

応募者:「わざわざご連絡ありがとうございます。本人としては頑張ったつもりですが残念な結果です。また機会がありましたらよろしくお願いいたします。」

あまり長く話しても、意味がないので電話をもらったお礼だけ述べて、早々に切ることです。ダメだった理由を聞いても、多少は教えてくれるかもしれませんが他の応募者との比較をされてもあまり参考にはなりません。

むしろ、一方的に郵便で済ます会社と比べ、嫌な不採用電話をしてきてくれた会社の丁寧な誠意を汲み取ってあげて、最後は「ありがとうございました。」と言って電話を切れば多少、気持ちが晴れるかもしれません。そして、「自分が会社に合わなかっただけ」と、さっさと気持ちを切り替えることです。

こんな場合どうする?誰にも聞けない電話対応の悩み解決!

電話は相手が見えないだけに、対応の仕方についていろいろ心配なことがあります。志望先から突然かかってくる面接日時の連絡や結果通知などにうまく対応できているのか、そしてこちらの電話対応を企業側がどう思っているのか気になります。そんな疑問や心配事をQ&A形式にして紹介します。

Q1.電話に出られなかったときはどんな対応をすればいいでしょうか?

A1.極力早い時点でかけ直しをすることです。電話に出られない事情は、応募先の会社もある程度承知しています。

大事なのは、折り返し電話をすぐ入れることと、「出られなかったお詫びと簡単な理由」を述べることです。

しかし、忘れてはならないのはあくまで就活中だということです。会社側は、応募者は電話が入るのを待ってくれているものだと思っているので、いつでも出られるようにしておくのが大原則です。

Q2.こちらからかけ直す時の時間帯はいつごろがいいでしょうか?

A2.こちらからかけ直す時間帯は、会社の就業時間(営業時間)内が基本です。終業時間は6時だとして、少しぐらいは残業しているかなと勝手に解釈してかけるのはよくありません。

また、多少時間的な余裕があるなら、始業時間直後、終業時間直前はなにかと忙しいので避けるほうがいいかもしれません。

ただし、留守電が入っていて「至急お電話下さい。」あるいは「遅くてもかまいません。」とあれば、緊急性を察知してかけるようにします。

Q3.面接日程の変更を申し出ても問題はないのでしょうか?

A3.基本的には問題ありません。言ってみるだけ言うといいでしょう。転職だと前職にまだ籍がある場合もあるので、多少の便宜を図ってくれます。しかし、面接や選考のステップが進んで行って、たとえば最終面接とか役員面接になると、企業側も代わりの日程が取りづらくなります。

したがって、「日程変更がかなり難しい」という雰囲気を察したり、ストレートに「変更は無理」と言われたら従わざるを得ません。

Q4.面接結果の問い合わせをしてもかまわないのでしょうか?

A4.面接結果の問い合わせは、面接が終了した時点の言葉に従って待つのが第一です。1週間以内に連絡すると言われていたのなら待つしかありません。

しかし、1週間を過ぎても連絡がないようなら、問い合わせても問題ありません。 一方、結果の連絡を1週間以内と言いながら、期間内に返事をしない会社の体質は疑ってもいいでしょう。

Q5.一旦承知した日程を途中で変更したいと言ってもいいのでしょうか?

A5.面接のセッティング(日時・場所・面接官手配)をする会社の都合からすれば、困るというのが本音です。しかし、理由にもよるので一旦は打診してみることです。誰かが面接キャンセルをしたところにうまく入れ替えられて結果OKということもあります。

しかし、重なると「またか!」となり印象は悪くなります。 変更希望が通らず、指定日にいけない場合は不採用となっても仕方ありません。

Q6.現在在籍中の職場で携帯電話を使えないが、連絡はどうすればいいでしょうか?

A6.応募した時点で事情を説明して、会社の始業前か終業後に携帯電話に電話をしてもらうしか仕方がありません。ただ、注意しておきたいのは「そこまで配慮しても採用したい人間」と思ってもらうようにPRしなくてはなりません。

Q7.電話に出られなかったので、メールで返事をしておくことは大丈夫でしょう?

A7.電話をもらったら電話で返事を返すのが常識です。一旦メールで返事をしておき、あとから電話というのはメールを開くまでのタイムロスが発生し、また二度手間な感じがするのでやめた方がいいでしょう。面接の日程調整や結果報告は大事なことなので、メール対応は会社も望んでいません。

最後に

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