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wordで職務経歴書を作るときの文字サイズはどうする?

職務経歴書はパソコンで作成するのが基本となってきています。ただ、職務経歴書を作っていて「文字のサイズはどうしたらいいんだろう?」「行間やフォントはこれで読みやすいのだろうか?」と不安になった事はありませんか?特に普段ビジネス文書に接していない人は、レイアウトをどのようにしたらよいのか悩む人も多いと思います。そんな時にぜひ参考にしてほしい、文字サイズ、行間、フォントなどの使い方をご紹介します。

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職務経歴書を作成する時に気を付けたい文字サイズ・行間・フォントについて

職務経歴書は基本的に自由に作成してよいので、見やすさやレイアウトなども大きなアピールポイントとなります。基本を押さえて、読みやすい職務経歴書を作成しましょう。

職務経歴書をワードで作成するときの文字サイズは?

職務経歴書を読みやすく作成する上で一番大切なのが、文字のサイズです。まず本文は10.5から12ポイントが標準となります。10.5ポイントは、一般的なビジネス文書でよく使われるサイズなので、面接官や採用担当者も見慣れたサイズ感です。文字の大きさが10.5ポイント以下だと、パッと見た印象が細かすぎて情報量が多いと受け取られてしまいますし、採用担当者に多い年配の人にとっては読みにくいと感じる場合がありますので、できるだけ避けたほうが無難です。

タイトルや見出しを付ける場合は、全体のバランスを見ながら、少しだけ大きめのサイズに変更するとより見やすくなります。具体的には13ポイントから18ポイントがおすすめです。それ以上のサイズを使ってしまうと、インパクトがありすぎ、応募書類としては適さないという印象があります。

職務経歴書をワードで作成するときの行間は?

せっかく文字のサイズを適切に設定しても、文字数や行間を詰めすぎると、窮屈な印象になり読みづらくなってしまいます。それを避けるためには、文字間(文字と文字のスペース)や行間(行と行の間のスペース)も適切に設定しなくてはなりません。

行送りや字送りを手動で設定する場合は、行送りは15ポイントから18ポイント、字送りは11ポイントから14ポイントが適切と言われています。また、ビジネス文書の作成のテンプレートとして、A4サイズの場合は40文字×40行、B5サイズの場合は35文字×35行が基本とされています。1行当たりの文字数が40文字以上あると、どうしても文字が詰まってしまい、無理やり詰め込んだような印象を受けてしまいます。職務経歴書のレイアウトで迷ったら、ぜひこの設定で作成を始めてください。

もしどうしてもほんの少しだけ次のページにはみ出してしまったり、逆に入りきらなかったり、という場合は1から2行は変更しても構いません。

また、忘れないで設定したいのが余白です。印刷範囲ぎりぎりまで書かれた職務経歴書は、ぎゅうぎゅう詰めで見た目も悪いだけでなく、手に取るときも指が汚れてしまうといったデメリットがあります。逆に余白が多すぎると、「書くことが何もなかったのかな?」と思われてしまうこともあります。採用担当者が応募書類をファイリングしたり、職務経歴書ををホチキス止めしたりすることも考えて、必ず適切な余白を作っておくようにしましょう。

ビジネス文書作成の基本テンプレート

(A4用紙の場合)

文字量:40字×40行程度

余白:上下左右20~25mm

(B5用紙の場合)

文字量:35字×35行程度

余白:上下左右15~20mm

職務経歴書をワードで作成するときの文字フォントは?

職務経歴書もビジネス文書なので、フォントは明朝体が基本となります。丸文字などの特殊なフォントを使用する人が居ますが、見慣れないために読みにくかったり、またパソコンでデータを送った際に文字化けしたりといった危険性もあるため、避けるようにしてください。また、読みやすくするために本文のフォントは基本的にすべて同じもので統一しましょう。

表題や見出し、また職務経歴書の中で表や図などを使用した場合、差別化を図るためピンポイントで別なフォントを使ったり、太字や色をつけて強調したりするといったことはしても構いません。特にデザイン系などの方は、職務経歴書も見た目にこだわり、他の人と差別化を図ろうという人が多くいます。ただやりすぎはかえって読み手にどこが重要なのかが伝わりづらくなりますので、やりすぎには注意してください。

その他に職務経歴書のデザインで気を付けるべき点

職務経歴書を作成する上で、文字サイズ・行間・フォント以外に、やってしまいがちな失敗や気を付けたい点をご紹介します。細かなところまで気を配って作成すれば「この人はビジネス文書を作成するのがうまいな」という印象を与えられますし、内容が採用担当者に伝わりやすくなり、より採用に近づくことができます。ぜひ参考にしてみてください。

文章をセンター揃えにしている

志望動機や自己PRなどを強調しようと、文章をセンター揃えにする人は少なからずいます。ただ文章をセンター揃えにすると、どの文章まで読んだのかがわかりづらくなります。特に余白が多い場合は形がいびつになってしまうので、左揃えを基本にして下さい。

句読点(「、」や「。」)がまったくない行がある

箇条書きなど別なレイアウトをしている部分は除きますが、一行40文字と設定した場合、一行にまったく句読点がないと非常に読みづらくなります。職務経歴書を作成したら、一度全文を見直し、句読点のない行はないか確認してみてください。また、自分で作成した職務経歴書を声に出して読んでみると、「ここに句読点を入れたほうが読みやすいな」ということがわかりますので、ぜひ試してみてください。

見出しや改行がない

職務経歴書を作成する時は、必ず見出しや改行を使うようにしてください。パッと見て「ここに何が書いてあるのか」わかるようにしてあると、採用担当者も目を通しやすくなります。特に長文になりやすい志望動機や自己PRなどは見出しを付けるようにしましょう。「【】」「●」「■」などの記号を使っても構いませんし、前述したように文字のフォントを変えたり太字にしたりするのも効果的です。また、項目と項目の間は一行開けるなど、余白をつけるとさらに読みやすくなります。

ダウンロードしたものをそのまま使用する

パソコンが苦手な方に多いのですが、転職サイトやフリーソフトの職務経歴書のテンプレートをダウンロードし、そのまま使用している人がいます。きちんと使いこなせているなら構わないのですが、テンプレートが崩れてしまったり、書くべきスペースに収まらずにはみ出してしまったりと、見た目が悪くなってしまう場合があります。

そうした職務経歴書は、手に取ったときに「この人はパソコンが苦手なんだな」とすぐにわかってしまいます。パソコンに自信のない人こそ、ぜひWordで一から作成してみてください。

職務経歴書は必ずPDF化して送信しよう

近年、ペーパーレス化がすすみ、応募先の企業から「履歴書、職務経歴書をメールに添付して送信してください」と要望されるケースが増えています。この場合、作成した職務経歴書を企業にデータで送信するときは、必ずPDF化してから送信するようにしてください。

Wordファイルをそのまま添付してしまうと、採用担当者が誤って職務経歴書のデータを書き換えてしまったり、Wordのバージョンによってはデータが正常に読み込めなかったりといった場合もあります。PDF形式なら、相手のパソコン環境に左右されず、また書き換えもできませんので、安心して取り扱うことができます。

最後に

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