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不慣れな広告担当者が暴走しスケジュールをめちゃくちゃにされた件

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職業:広告代理店の営業
困った依頼:キャンペーンのWebサイト開発 

 某IT系企業のサービスの認知と利用を拡大するために、大々的なキャンペーンをすることになりました。使う媒体は、テレビCMはもちろん、屋外広告や雑誌広告からWebサイトまでなので、クロスメディアのキャンペーンでかなり大掛かりなものです。私は、そのキャンペーン全体を統括する営業として全ての媒体の制作進行を担当しました。

クロスメディアキャンペーンではWeb制作がギリギリの進行になりがち

クライアントは千人単位の従業員を擁するIT系企業としては老舗に入る会社です。先方の広告宣伝の担当者は各媒体毎に別れており、窓口となってくれている人はそれぞれ一人ずつ。同じ部署にいるはずなのに、なかなか横同士の連携がとれていない印象を受けました。

こうしたクロスメディアのキャンペーンの制作進行で一番大変で時間が掛かるのは、やはりテレビCMや屋外広告、雑誌などのマスメディアのもの。

マスメディアの広告制作には手間が掛かるし、媒体毎のデッドラインもある一方、Webに関してはデッドラインがギリギリまで伸ばせてしまうという甘えがクライアント企業にあるため、Webの制作が土壇場でギリギリの進行になりがちです。

過去の案件で、Web制作がギリギリになり私も含めて、Webの制作会社も大変な思いをしたことがあるので、そういう事態に陥ることがないようにキャンペーンの話を受けたタイミングで余裕を持って進行出来るようにスケジュールを引きました。

キャンペーン自体は立ち上げのタイミングが決まっていて、お話を頂いたのはキャンペーンのローンチから数えて約3ヶ月前。

バッファを読んで計画を組んだが、屋外広告で何度も修正が発生

その時点で、余裕あるスケジュールではなかったものの、過去の経験と照らし合わせても無理なスケジュールではないので、プロジェクトのスケジュールも多少バッファを読んで無理のない範囲で計画を立てました。

扱う媒体が多いため、スケジュールがタイトになると各担当者による人的ミスも増えてしまうというリスクもあるために、スケジュール管理がまず大切だからです。

キャンペーン全体のスケジュールや見積もりにクライアント側からの承認が無事に貰えて、具体的な企画が走り出しても、順調に承認をもらっていっていたので順調に走り出すことができました。

テレビCMは順調に撮影も終わり編集も順調に進んでいました。しかし、テレビCMとは別のクリエイティブで進行していた屋外広告でクライアント側から何度も修正が入ってしまったのです。

屋外広告担当者がスケジュールをめちゃくちゃに

クライアント側の屋外広告の担当者は、某コンサルティングファームから転職してきた30代後半の男性のかた。元コンサルタントだけあって、かなり地頭は良いけど物腰は柔らかいという良い印象の人でした。

ですが、制作に関する知見が全くないために、こちらとしてはそこをカバーする意味でも、最初に印刷の工程の説明をしているし、校正などの各ステップで承認を得るタイミングで、文字の修正のデッドライン、色の修正のデッドラインはここですなどと、かなり丁寧に手取り足取り教えてきました。

ですが、その説明を受けた上で彼が下した承認を、最終的にひっくり返したりしてきたので、結局何度も無理矢理校正を出したりしてスケジュールがめちゃくちゃになってしまいました。

屋外広告は納品出来たがWeb制作に影響が

何とか屋外広告もデッドライン前に納品することが出来たのですが、その分影響を受けてしまったのがWebの制作です。WebはテレビCMと屋外広告、雑誌広告の全ての受け皿として用意していたので、全ての媒体と密接に連携が必要となります。

当然、Webのキービジュアルは屋外広告のクリエイティブを踏襲したものを想定していたので、屋外広告の制作進行がばたつく事で、連動してWebのキービジュアルの制作進行も遅れることになりました。

そもそもの素材手配が遅れるし、キービジュアルが遅れたら当然その他のWebページの制作進行も遅れるので、Web制作の全体スケジュールはかなり当初のものよりも後ろ倒しになってしまいました。

Webの制作会社と話し合って、屋外広告のデザイン変更に影響されながらWeb制作をするよりも、屋外広告のデザインが固まったタイミングで一気にWebを作り上げたほうが、お互いの手間も掛からないので、当初のスケジュールは一旦白紙に戻して一気に作り上げようということになりました。

なんとかローンチ前にサイトが完成

Webは媒体審査とかもないし、制作会社で無理をしてくれれば、かなりローンチの直前まで作業が出来てしまいます。そこが良いところでもあるのですが、それに甘えてしまうとクライアントの担当者も、広告代理店の営業も、制作会社のスタッフも、全ての人が疲弊してしまうのであまり好ましくありません。

ですが、今回は仕方ないと関わる人に謝り倒して作業を進め、なんとかローンチ前にキャンペーンサイトを作り込むことができました。ただ、一つ悲しかったのは、クライアントの屋外広告担当の人が自分のミスにも関わらず、クライアントのWeb担当者の人に話を通してくれなかったので、クライアントのWeb担当者の人の心証が悪かったこと。

クライアントの屋外広告の人が、一言クライアントのWeb担当者の人に詫びを入れてくれれば、もっとスムーズだったのになと思いました。

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