面接結果や日程連絡が遅い…メールの返信や電話が来ない場合の対処法

転職活動において、面接日の日程調整や結果の連絡などで、人事担当者と個別で連絡し合うことがあります。そのようなとき、連絡するときのポイントを知ることで、合格に一段と近づくことが可能となります。ここではそんな人事担当者と連絡するときの手法や内容をみていきましょう。

面接日程の連絡は24時間以内の返信が大事!日程変更の例文も紹介

企業側と面接の日程に関して、メールで連絡することは多々あります。メールでのやり取りではどのような対応をすればいいでしょうか。日にちを指定された場合の対応を以下にご紹介していきます。

面接日を指定された場合は24時間以内にその旨を返信する

面接日の連絡が入った場合、その日程で大丈夫か変更してほしいかは、すぐに返信したほうがいいでしょう。基本は24時間以内といえます。人事担当者は一人の応募者だけを相手にしているわけではなく、場合によっては多くの応募者へ一斉に連絡していることもありますので、良い印象を残すためにも返信はできるだけ早くするようにしましょう。

指定された面接日が問題ない場合は承諾とお礼を述べる

指定された面接日に関して、特に問題ない場合は承諾した旨を伝えます。そのときに連絡してくれたことに対してお礼を述べましょう。しかし、実際にはメールでどのように伝えればいいでしょうか。以下に例文をみていきます。

例文

株式会社○○
□□部 ▲▲様

お世話になります。

このたびは面接日のご連絡をいただき、まことにありがとうございます。
ご指定いただいた下記の日程でお伺いさせていただきます。

○○月○○日(月)13:00
本社ビル3階 第一会議室

それでは、当日もよろしくお願いいたします。
お忙しいところ、お時間割愛いただきありがとうございました。

(署名)
名前
住所
メールアドレス
携帯番号

このように、挨拶はもちろんのこと、連絡をもらったことにまずはお礼を述べ、日程に問題ないことを伝えます。このとき、先方の勘違いや思い違いがあるといけませんので、日程や場所といった内容は明記しておきます。必ずこの時間に伺うことを伝えておきましょう。

指定された日程を変更したい場合は、理由を述べて希望日時を複数提案する

仕事をしながら転職活動をしている応募者だと、指定された日程を変更してほしい場合もあるでしょう。このような場合ですと、まずは指定日時に伺えない理由を述べることが必要です。何も理由なく「その日はダメです」と伝えてしまうと自分勝手なタイプだと思われてしまいます。また、変更してほしい日時を複数提案しておき、謝罪とともに明記しておきましょう。

では、日程変更したい場合の例文をみていきます。

例文

株式会社○○
□□部 ▲▲様

お世話になります。

このたびは面接日のご連絡をいただき、まことにありがとうございます。
ご指定いただいた日程だと、現職の業務都合でどうしてもお伺いすることができません。

大変恐縮なのですが、以下の日時でご検討いただくことは可能でしょうか。

○○月○○日(火)13:00~
△△月△△日(水)10:30~13:00
□□月□□日(木)14:00~

こちらの都合で大変申し訳ありませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)
名前
住所
メールアドレス
携帯番号

このように、理由を述べてから最低でも3つくらいまで変更依頼の日程を明記しておくといいでしょう。

面接日を変更してもマイナスイメージにならないことが多い

人事担当者にもよりますが、面接日の変更をしただけで印象が悪くなるようなことはあまりないといえます。人事担当者は、募集要項を決めたり、求人情報誌のレイアウトを最終確認しています。ライバル企業も同時に募集をかけていることが少なくない中で、応募者自体が少ないということは、自身の仕事の評価にもつながってしまいます。

このことからも、基本的に自社へ興味を持ってくれている応募者に対しては、歓迎する気持ちの方が強いので、日程変更くらいではマイナスイメージになることはありえません。だからといって、日程調整の返信をギリギリになって送信したり、日時候補を多く記入し過ぎたりするなど、相手先の迷惑になるようなことは避けたほうが無難です。

面接の電話連絡のポイントはメモと丁寧な対応

電話で連絡してくる企業も当然ながらあります。直接その場で連絡のやり取りができますので、メールのように待つということがありません。電話で直接相手先と会話する上でのマナーや対応をみていきましょう。

事前に書類で連絡可能時間を明記し、着信が入ったらすぐに通話可能にする

基本的に自分の携帯電話やスマホに直接着信がありますが、コールは早めにでたほうがいいでしょう。事前に履歴書など書類のほうに都合いい連絡時間を明記しておくべきで、その時間帯に着信が入った場合、出来るだけ留守電になる前に通話できるようにしておきましょう。

出られない場合は当日の17時までに折り返しの連絡をする

転職者は人事担当者と同じ時間に仕事をしている場合が多いものです。このことは人事担当者も理解しています。もしも着信に出れなくても、着信履歴からその日の内にこちらから連絡するのがマナーといえるでしょう。時間帯は遅くても17時までには入れるようにしてください。企業によって勤務時間帯が異なるケースもありますが、9時から17時以内というのは、根本的にどの企業であっても連絡して不愉快になられることはありません。もちろん、昼休みの可能性がある11時から13時はなるべく避けましょう。

こちらから掛ける場合は丁寧な口調を意識する

面接日の日程について連絡が入ってこない場合、こちらから人事担当者に掛けても構いません。時間帯を意識しておき、企業の人事担当者を呼び出してもらいます。相手が人事担当者でなくとも、必ず「お忙しいところ失礼いたします」という言葉から切り出すようにしましょう。口調は敬語で丁寧な言葉使いを意識してください。

電話連絡の必需品は手帳と筆記用具

スマホでメモを残している人も少なくありませんが、通話しながらメモを残すのは至難の業です。相手側にタップしている音も聞こえますし、何より集中できずに聞き逃してしまう恐れがあります。そこで、面接の電話連絡を受けてもいいように、常に手帳と筆記用具(シャーペンなど)を持ち歩くようにし、メモを残すようにしてください。また、すぐに出しやすいようにもしておきましょう。

面接日の日程調整に関して電話連絡するときのポイント

企業からの指定された日程を変更したい場合、電話でどのように受け答えをすれば印象も悪くならないでしょうか。面接日の日程調整を連絡する場合、受け答えには丁寧に、ハッキリと相手に伝わるようにしましょう。以下に例文をみていきます。

例文

お忙しいところ失礼いたします。このたび面接のご連絡をいただいた○○と申します。

今お時間を頂戴してもよろしかったでしょうか。

ご指定いただいた面接の日程で、どうしても仕事の都合がつかず、他の日に変更していただくことは可能でしょうか?

-ではいつごろでしたら大丈夫ですか?-

はい。○○月○○日の火曜日で13時以降か、□□月□□日水曜日の午前中、▲▲月▲▲日の木曜日でしたら終日大丈夫です。

-では、火曜日の15時でお願いできますか?-

かしこまりました。それでは○○月○○日の火曜日、15時にお伺いさせていただきます。

本日は当方の都合でご迷惑をおかけしまして申し訳ございません。
どうもありがとうございました。

大抵の場合、面接日時の調整では、応募者の都合を聞くケースがあります。そのほうがスケジュールを作りやすいからです。

日程が決まったら復唱して再確認をとる

日程調整で電話連絡のポイントは、挨拶をしてから指定された日時では仕事の都合がつかないという理由を述べておき、変更を依頼したい旨を伝えます。いきなり変更してほしい日時を述べるのは非常識といえます。必ず先方に確認を取ってから切り出すようにしてください。日程の候補は日にちを変えて3つくらい用意しておきましょう。

日程が決まったら、確認を取る意味でも、復唱しておきます。曜日を勘違いしていることもあり得ますので、日にちと曜日、時間の3つを声に出して再確認しておきましょう。

相手よりも先に通話を切らない

最後は謝罪とお礼を述べ、相手よりも後で通話を切るようにしておいてください。人事担当者が何かを思い出して急に話しかけることもあります。このときに先に切ってしまうと、印象が悪くなってしまいます。こちらから切るのではなく、通話が途絶えたことを確認するようにしてください。このマナーは結構大切です。

面接合否の連絡でも丁寧な対応を心がける

面接の合否を電話で連絡が来た場合、ほとんどは合格が多いはずです。その後のやり取りに関して電話の方が連絡しやすいからです。正式な通知は書面が送られてきますが、先に電話連絡して入社の意思があるか確認してきます。

入社に関する説明会や入社日の連絡、当日の持ち物などもその場で説明を受けるケースがありますので、ここでもメモの準備を怠らないようにしておきましょう。

面接の合格連絡は翌日に?合格者への合否連絡が早いワケ

面接結果というのはだれでもドキドキするもので、結果が待ち遠しいものです。この採用通知のタイミングというのは合否よって差がでるのでしょうか。

面接合格の場合は連絡が早い

面接結果が合格で採用となった場合、その結果は早めに通知する企業がほとんどといえます。その理由として、企業側が優秀な人材を確保したいことがあります。転職希望者は複数の企業に応募していることがあります。

人事担当者が「この応募者は優秀だな」と感じたら、他の企業でも同じように好評価となるケースが予想されます。人事担当者は他の企業に獲られないように、早めに採用結果を知らせてきます。このような思惑がある場合ですと、少なくても10日以内には面接結果の連絡があるでしょう。

電話連絡の時間帯が早いと合格の可能性が高い

面接の結果を合否に関わらず、電話連絡で通知させているケースもあります。このような企業では最初は合格者から連絡をしていきますので、午前中の早い時間帯に連絡がくれば合格の可能性が高いといえます。不採用となった場合は、その後で連絡がいくので、比較的に時間は遅くなっていきます。

それでもほとんどの企業は午前中に済ませておくようにしているケースが多く、電話連絡で入社の意思を確認できたら、人事担当者は午後には合格者のリストを作成していくようになるでしょう。

面接の合否連絡が遅い!連絡が来ない時の対処法

面接結果の連絡が来ないときは、心配になり不採用になったかもしれないと思う応募者は少なくありません。企業側にどのような理由が生じて連絡が遅れているのか、どうやって対応するべきか、こちらから連絡するにはどうしたらいいかなどをここでみていきましょう。

結果が遅れているには大きく3つの理由がある

面接結果を心待ちにしている応募者へ連絡が遅れるには、以下の3つの理由が挙げられます。

応募者多数の為に選考に時間がかかる

これは大企業の募集や新規事業、新社屋、新工場などを立ち上げる場合に、想定以上の応募者が殺到していたことによって選考が遅れています。

部署間の連絡で選考が遅れる

新しいプロジェクト要員を補てんする場合は、担当部署の上長に判断を仰ぐこともありますので、部署間の連絡のせいで選考が遅れていることもあり得ます。

選考する判断が難しい

応募者の強調材料がそこまで突出していない場合、どこを選んで合否を出すかというのは悩ましい問題です。企業側の人事担当者は全応募者を比較して合否の判断を下しますが、採用人数をオーバーする候補者が残るようなとき、選考判断に時間がかかります。その分慎重に判断している証拠ともいえますが、難航するときは1か月ほど経過する場合もあります。

人事担当者が別の仕事で忙しい

人事担当者は別の仕事を抱えていますので、忙しくて連絡が遅れているケースもあります。また、別の人事担当者が急きょ退職したり、体調不良で休職していることも考えられます。さらに、人事担当者が連絡するのを忘れてしまっていることもありますので、こちらから問い合わせる必要があります

連絡が来ないときは問い合わせることも必要

面接結果が来ないと、次のステップも踏むことが出来ません。念のためにもう一社受けておこうという応募者もいるでしょう。このようなとき、こちらから連絡をすることも大切です。しかし、せめて2週間以上は空けておくようにしてください。面接から1週間程度でしたら、選考期間といえますし、問い合わせると逆効果でマイナスイメージになることも考えられます。

では、こちらから問い合わせるにはどうしたらいいでしょうか。代表的な手段が電話かメールといえます。以下に問い合わせ方法を例文として、それぞれご紹介していきます。

電話で問い合わせるには時間をかけず単刀直入に伝える

電話で問い合わせるには少し勇気がいるでしょう。自分の結果を直接聞いて、不採用だと相手も気まずくなります。印象が悪くならないように気をつけましょう。

例文

お世話になっております。
先日面接を受けさせて頂きました○○と申します。その節はありがとうございました。

今お時間頂戴してもよろしいでしょうか。

先の面接から3週間が経過しておりますが合否の連絡を頂いておりません。誠に恐縮なのですが、面接結果はどうなりましたでしょうか。

このようにシンプルに時間をかけず、単刀直入に伝えたほうが理解されやすいといえます。また、電話を掛ける時間というのは9時から17時までで、昼休憩の11時から13時は避けたが良いといえるでしょう。

メールで面接結果を聞く場合は件名にも気を付けよう

メールは時間に縛られないことから、結果を聞くには丁度良い手法といえます。電話同様に丁寧にハッキリと伝えるようにしましょう。

例文

件名【面接結果の問い合わせについて】

株式会社○○
□□部 ▲▲様

お世話になります。

○○月○○日に面接を受けました◆◆と申します。
先日は誠にありがとうございました。

面接結果のご連絡をお待ちしておりますが、いつごろ結果が通知されるのか教えて頂いてもよろしかったでしょうか。

お忙しいところ誠に恐縮ですが、現状を教えていただけますと幸いです。
なにとぞよろしくお願い申し上げます。

(署名)
名前
住所
メールアドレス
携帯番号

このように、件名にはまず面接結果についてという旨を明記しておきましょう。人事担当者が思い出しやすく、見やすいようにするとよいです。また、いつ面接を受けたかも明記し、人事担当者がすぐに調べることが出来るように配慮することも大事です。このような気遣い一つも人事担当者は見ています。

メールですので、時間はいつでもいいという風なイメージがありますが、メールは朝一にチェックすることが多いので、8時~9時の時間帯には送信できるようにしておきましょう。