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【転職】面接のお礼メールや手紙は有効なの? 例で解説!

転職活動中に面接のお礼のメールや手紙を出した方が良いのか悩んではいませんか?企業の採用担当はお礼メールや手紙をどう受け取っているのでしょうか。今回は面接のお礼メールは必要な人なのか?お礼メールの文面はどのような内容がふさわしいのか?等、お礼メールについてご紹介します。

転職面接のお礼メールで合格率は上がらないが不採用になる可能性がある

面接のお礼メールは必要なの?

面接のお礼メールは企業の採用担当からすると「どちらでも良い」です。

選考結果はあなたの面接終了時に9割方決まっています。

メールを送ったからといって、不合格が合格に変わることはほとんどありません。

合格率に関わる可能性があるとすれば、次のステップに上げる人数が少なくてギリギリ不合格だった人を救済する時に、「A君はビジネスマナーをふまえた丁寧なメールが書けるから、次のステップにあげてみるか」という具合に文面で救済措置が決まる可能性があります。

お礼メールで合格率を上げたいのであればテンプレートを流用したメールではなく、今の人たちは文章が書けない、と思っている採用担当を驚かせるような文章や熱意を素直に伝える内容が良いでしょう。

面接のお礼メールが必要なケース

応募している職種や前職がお客様対応をする職業であった場合は、お礼メールは必ず送りましょう。

お礼メールを送ることで「営業に必要なマナーがみ身についており、訪問したクライアントへ必ずフォローのメールを入れている」と好印象を持ってもらえます。

ただし、お礼メールを送っても『誤字脱字が多い』『文章が稚拙である』『言葉遣いが間違っている』と返って印象が悪くなり、採用担当が合否の判断で迷っている時に判断が不採用へ流れてしまうことがあるので、注意しましょう。

面接のお礼はメールと手紙どちらが良いか

現在は選考のスピード化が進んでいるためお礼はメールが良いでしょう。

お礼メールは送るタイミングは早ければ早い方が良いです。

郵送の場合、タイミングが悪いと不合格通知を送った後に手紙が届く可能性があります。

好印象を持ってもらえる転職面接のお礼メールの書き方

転職面接のお礼メールにふさわしい件名

件名には名前を入れて誰からのメールかわかるようにしましょう。

採用担当は新卒採用と中途採用を兼務している可能性もあり、同性同名の人がいるかも知れません。

ですから、「中途面接を受験した(氏名)です」や「本日の一次面接のお礼/(氏名)」とすると採用担当者は「中途採用の(氏名)さんからね」と判断することができます。

現職や前職を記載しない

転職者の中には現職の社名を入れる人がいますが、多くの応募者を扱う中途採用者は応募者の現職や前職をすべて把握しているわけではありません。

また、多くの人材サービス会社と取り引きをしているため、人材サービス会社や営業メールだと勘違いされることもありますので、現職や前職を記載するのは避けましょう。

転職面接のお礼メールの書き方と文例

面接のお礼メールは簡潔な文章にしましょう。

採用担当者は繁忙期には数百通のメール対応をしているため、お礼メールを読みたくても文面が長いと読む気力もなくなるうえ、評価を下げる原因になりかねません。

昨今中途採用者に求められるスキルの中には

  • 論理的に話すことができる
  • 簡潔に用件を伝えられる文章力
  • オリジナリティ

この3点があります。

この3点を念頭にお礼と自分の意欲を簡潔に伝えられるメールを送りましょう。

例文1

件名:△月〇日一次面接の御礼/山田一郎

○○株式会社

採用担当 佐藤 様

本日△月〇日(木)14:00からの一次面接でお世話になりました山田一郎です。

本日の面接の御礼を申し上げたく、ご連絡させていただきました。

面接の機会をいただいたことで貴社の現状を知ることができ、非常に有意義であったとともに、貴社への志望度が非常に高まりました。

ご多忙と存じますので、ご返信には及びません。

末筆ながら、面接の御礼を申し上げますとともに、貴社のご発展と皆さまのご多幸をお祈り申し上げます。

———————

山田 一郎

住所

メールアドレス

電話番号

———————-

例文2

件名:△月〇日中途採用面接の御礼(山田一郎)

○○株式会社

採用担当 佐藤 様

△月〇日(木)14:00に面接をしていただきました山田一郎と申します。

先日はご多忙中にもかかわらず面接の機会をいただきまして誠にありがとうございます。

面接では貴社の展望や営業職のミッションまでお話をしていただき、大変感謝しております。

特に面接で伺った新商品の販売プロジェクトについては特に感銘を受け、前職での新商品販売戦略プロジェクトへ参加した経験を生かして貴社で貢献したいという気持ちが高まりました。

ご多忙と存じますので、ご返信には及びません。

ぜひとも良いご連絡がいただけるように祈っております。

末筆ながら、面接の御礼を申し上げますとともに、貴社のご発展と皆さまのご多幸をお祈り申し上げます。

———————

山田 一郎

住所

メールアドレス

電話番号

———————-

POINT

  • 結論から書いてメールの用件がわかるようにする。
  • 面接で質問できなかったことや伝えきれなかった思いを書かない。
  • 採用担当は「面接で質問すれば良かったのに」「面接で言えば良かったのに」と思われてマイナス評価になる可能性が高くなるので注意。
  • 全角と半角が混ざらないようにする。
  • 同じ表現は統一した表記にする。
  • 例:「いたします。」「致します。」
  • 本文は25~35文字で改行する。
  • 相手の立場を考えて「返信は不要です。」の一言を添える。

転職面接シチュエーション別のお礼メール

転職面接の社長が面接官の時は必ずお礼メールを

社長が面接官だった場合は必ずメールを送りましょう

社長自ら面接官を担当する会社は社長の一声で合否が決まる可能性が高い会社です。

面接終了後すぐにお礼のメールを送りましょう。

社長宛のメールでよく間違えやすいのが宛名の書き方です。

正しい例

〇〇株式会社

代表取締役社長 XXX △△△ 様

よくある間違い

〇〇株式会社

XXX △△△ 社長様

人事部長宛の場合も同様に名前の前に肩書が入りますので、間違えないようにしましょう。

転職先が外資系の時こそお礼メールを送ろう

外資系は日系企業と違ってドライだから面接のお礼メールは必要ないだろうと思っている人が多いと思いますが、外資系こそお礼メールは必要です。

外資系企業(特に大手)は採用活動自体をアウトソーシングしている可能性が高いため、採用担当者は採用コンサルタントと呼ばれるアウトソーシング先の社員です。

彼ら採用コンサルタントは採用のプロフェッショナルであるため、細かい部分まで見ていますのでお礼メールは必ず送りましょう。

お礼メールは日本語で送って構いません。

ただし、募集内容がビジネス英語必須で面接も英語で行った場合はあえて英語で送り、ライティングスキルもあることをアピールする手段として利用する方法もあります。

転職面接で合格通知にはお礼メールを送る

合格通知が来たら必ず返信をしましょう。

多くの場合は次の面接日程が記載されているため、必ず返信で「必ずお伺いいたします。」と伝えましょう。

「次の面接日程は追ってご連絡します。」という文面であれば下記のように、必ず返信をしましょう。

合格の通知をいただき誠にありがとうございます。

面接にてお話を伺い貴社へ入社したいという思いが高まりました。

面接日程のご連絡お待ちしております。

もし、次の面接予定日の都合がつかない日があれば必ず伝え、文末には「お手数をおかけしてしまい誠に申し訳ございません」の一言を添えましょう。

改めてスケジューリングをしていただいたら「ご配慮くださりありがとうございます。」と文頭にいれるのも忘れないでください。

採用担当は採用業務だけをしているから、面接のスケジューリングは簡単にできるだろうと考えているかも知れませんが、採用担当者は新卒採用・中途採用だけでなく派遣社員やアルバイト・パート・契約社員の採用を担当していることや、研修業務や他の人事業務を兼務していることが常です。

中小企業の場合はバックオフィス業務全般を担当している社員が採用を行っていることや、社長自ら採用活動を行っていることもありますので、何度も面接日程を変更されるのは正直面倒です。

また、何度も面接日程を変更する人は面接を行う前から「スケジュール調整能力が低い人」という印象がついてしまいます。

都合がつかない日があれば先に伝えておくことは失礼あたるのでは、と危惧せずに一度で面接が設定できるように、先に自分の都合を伝えておきましょう。

内定通知が来た時のお礼はメールと手紙どっち?

内定通知がメールで来た時は必ず早めに返事をしましょう。

採用担当側で内定者の人数調整を行っている時には、1番初めに特に欲しい人材グループへ内定の連絡を入れ、その結果次第で2番目に欲しい人材グループへ合否連絡をしていることがあります。

もし、迷っているのであれば素直に「他社と迷っているので他社の結果を待ったうえで、お返事します。」と返信をしましょう。

また、不明点や不安な事があればメールや電話で質問をするか、所属部署の関係者も含めて面談をする機会を設けてもらえないか相談をする連絡でも構いませんので必ずメールまたは電話で連絡をしてください。

内定通知のお礼メールの文例

件名:内定の御礼(山田一郎)

○○株式会社

採用担当 佐藤 様

先日(△月〇日)はご多忙中のところ面接のためにお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

また、この度は内定のご通知をいただきまして、心より感謝申し上げます。

X月より貴社の一員として仕事ができると思い、改めて身が引き締まる思いが致します。

未熟な私ではございますが、今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。

まずは内定の御礼を申し上げます。

———————

山田 一郎

住所

メールアドレス

電話番号

———————-

内定の連絡には手紙で丁寧に返事をしたいと考えている人もいると思いますが、手紙を送るのは内定通知が届いてにしましょう。

内定通知後に手紙を送る際の文例

拝啓

○○株式会社

採用担当 佐藤 様

早春の候、貴社におかれましては益々ご繁栄のこととお喜び申し上げます。

内定通知を確かに頂戴いたしました。

貴社の知名度の高さから、内定をいただくのは難しいと思っておりましたので、喜びと責任の重さでいっぱいでございます。

X月からは貴社の一員として一生懸命精進いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。

衷心より、内定の御礼を申し上げます。

敬具

山田一郎

POINT

  • 時節の挨拶は季節に合う言葉を選ぶ。適当に選ぶとビジネスマナーが身についていないと思われるので注意。
  • ハガキは端書とも書き、手紙を簡略化したものなので使用しない。
  • 便箋は模様のない白地に罫線のみが入ったものを使用し、封筒も白を使用する。
  • 縦書きで手書きが好ましい。
  • 文面はテンプレートや文例をそのまま使用せず、自分の思いを素直に書く。
  • 内定通知と一緒に提出書類が記載されていたら、御礼の手紙と一緒に同封しても良い。

転職の面接お礼メールで大事なこと

御礼のメールは「とりあえず送ればいいんでしょ」という気持ちで送るものではありません。

面接の機会を与えてくれたことに感謝をしていなければ相手に感謝の気持ちは伝わりませんし、入社したいという意欲が伝わるわけがありません。

大切なことはあなたの気持ちです。

自分の気持ちが伝わる文面を考えて送るようにしましょう。