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【サンプルあり】こう書けば受かる!事務職に転職したい人のための志望動機の書き方

未経験でも受かりやすく、デスクワークが中心の事務職は根強い人気のある職種です。特に女性は、結婚や子育てのことを考え、転勤がなく落ち着いて働くことのできる事務職を志望する人が年々増えています。しかし、事務職の多くはどの会社も代り映えのない仕事内容で、いざ転職しようと思っても、志望動機に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。履歴書や職務経歴書に志望動機を書く際、どのように書けば採用担当者の目にとまりやすいのか、好印象を持たれやすいのか、元採用担当者の目からご紹介します。

事務職への転職~履歴書に志望動機を書くときのポイント~

それでは、事務職へ転職する際、志望動機を書くときはどんなポイントに気を付ければいいのか、具体的に紹介いたします。

事務職の志望動機の書き方

  1. 具体的な数字でアピール
  2. サポート力をアピール
  3. 資格をアピール
  4. 能動的に行動することをアピール

1.具体的な数字でアピール

志望動機を書く際に、具体的な数字を盛り込むことは有効です。例えば、書類の作成が得意だとアピールしたいときに、「書類の作成方法を工夫して作業を効率化しました」とだけ説明するよりも「毎日2枚書いていた報告書を1枚にフォーマット化し、作成時間を半分に減らしました」と説明したほうが、採用担当者はより具体的にあなたの工夫や仕事ぶりを理解することができます。また「嘘でなく本当にやったんだな」という信頼性も上がります。

ほかには「毎日10件の取引先から来る100件ほどのメールに対応していました」「営業8名の営業事務を担当していました」など、作業の具体的な内容を説明するときにも数字を盛り込むとよいでしょう。

2.サポート力をアピール

事務職は、ほかの仕事をしている人のサポートをすることが仕事です。そのため、他人をサポートする力、いわゆる「思いやり」が評価のポイントとなります。前職で他人をサポートする場面や、チームで協力して仕事をする機会がある場合は、積極的にアピールしていきましょう。

たとえば「在庫がなくならないように、一週間に一度倉庫をチェックをして早めに発注をするようにしていました。」「売り上げを上げるためにマーケティングをチームで行い、分析の結果10%の売り上げ増を達成しました。」などです。こちらも具体的なエピソードや数字を盛り込んでアピールすると良いです。

3.資格をアピール

事務職ではオフィス系のソフトのスキルが求められます。資格を持っていれば、ぜひアピールしてください。資格を持っていなくても、独学で勉強したり、前職で使用した経験があれば「この程度は使うことができます」と記入すると好印象です。

また、事務職に関係する秘書検定や簿記などの資格も人事担当者の目に留まりやすいポイントです。資格を持っていない場合は、「現在勉強中です。」「資格を取る予定です」などとアピールするのもよいでしょう。

4.能動的に行動することをアピール

事務職はどうしても受け身の仕事と思われがちです。自ら主体的・能動的に動くことができることをアピールすれば「やる気があるな」と思われやすいです。

「職場スタッフと報告・連絡・相談を密にし、ミスや漏れの内容に常に確認するようにしていました。仕事をする上でこれからも続けていきます。」「チームで声を掛け合い、仕事が滞っている人や困っている人を助けるようにしていました。新しい職場でも声掛けを大切にしたいです。」などの

言われたことをやるだけではない、事務職として積極的に働いてくれる姿勢を見せてくれると、採用したいなと思われやすくなります。

事務職への転職~面接で聞かれる志望動機のポイント~

転職をする際に、面接で必ず聞かれるのが志望動機。志望動機の答え方によって、面接官が感じる印象は全く変わります。「絶対受かりたい!」という方のために志望動機を答えるときのポイントをご紹介します。

面接での志望動機の答え方

  1. 前職を否定しない
  2. 会社のいいところを見つける

1.前職を否定しない

転職に際して、面接で前職について質問されることも多くあります。たとえどんな理由があっても、前職を悪く言ってはいけません。例えば、「ブラック企業で、残業が100時間あり、転職を考えました」というよりも「理由は前社とは条件があわなかったからです」と濁して答えるとよいでしょう。事務職は取引先や社外の人と連絡をとることもあります。ほかの企業の悪口を言っていては「就職してからも外で同じことを言うかもしれない」と採用担当者は考えてしまいます。

2.会社のいいところを見つける

事務職はほかの仕事と違って、どの会社も仕事内容が似ていて、安定しています。だからと言って安定性や福利厚生、給料などの面から志望した、と答えるのはタブーです。

しっかり面接を受ける会社の企業研究をして、理念や経営方針、販売している商品やサービスなどに惹かれたと説明するようにしてください。そうすると「この会社のことを知ってくれているな」と採用担当者に好印象を与えることができます。

事務職志望者の面接のポイント

事務職は、来客や電話対応も仕事の一つ。面接官は、面接での印象を重要視しています。部屋に入るときの所作やあいさつの仕方、受け答えの言葉づかい、説明は的確でわかりやすいかなどです。面接官の質問に答えることだけでいっぱいいっぱいにならないよう、あらかじめ聞かれやすい質問などを想定して答えを考えておくとよいでしょう。

介護業界・商社から事務職へ転職する際の志望動機の例文

事務職を志望する人には、現在働いている同じ業界の事務職に興味を持って転職する方も多くいます。業界の事務職へ転職する場合の例文をご紹介します。

例文「介護業界からの転職」

私は前職で介護職をしていました。お年寄りと触れ合うという特別な仕事ではありましたが、介護保険の知識や、ソーシャルワーカー、看護師、ケアマネージャーなどさまざまな職種の方々との連携を取り、チームでの連携や思いやりをもったケアの仕方など多くのことを学ぶことができました。

事務職は未経験の業界ではありますが、前職での書類作成の経験や、年齢問わず誰とでも接することができる長所を活かせると思い、志望致しました。畑の違う仕事ですが、専門的な知識や経験を身に付け、一日でも役に立てるように積極的に学び、勉強したいと考えています。

例文「商社からの転職」

食品を扱う総合商社での経験が最も長く、今後もこの分野をつきつめたいと考えております。これまでは営業からコーディネート・労務管理までさまざまな業務を経験しました。今までの食品を扱った知識を生かして、さまざまな輸入食品を扱っている御社にサポートとして貢献していきたいと考えています。職種は違いますが、再度1から勉強をしながら進んで行きたいと思います。

志望動機のポイント

どちらも異業種からの転職ですが、「前職で得た経験を活かしたい」という具体的な内容が書かれています。こうした書き方は「戦力になってくれそうだな」と採用担当者に思われやすいです。また、結びから「積極的に勉強したい」という意志が感じられ、好感をもたれる文章になっています。

販売・営業から事務職へ転職する際の志望動機の例文

続いて、全く違う職種から事務職へ転職する際の志望動機の書き方について、例文を交えてご説明します。

例文「販売からの転職」

前職では販売員をしていました。商品の在庫を管理したり、売れ筋の商品を把握したりしているうちに、裏方の仕事に興味を持ちました。

顧客からの問い合わせ対応やクレームの対応経験から、コミュニケーションの大切さや誠実な対応について学びました。また、パソコンスキルについては、DMの作成や顧客管理などを担当し、現在はオフィスソフトの資格を取るために勉強も行っております。

前職で学んだコミュニケーション力は事務職での来客対応や電話対応、社内コミュニケーションなどに生かしたいと考え、貴社の事務職を志望をいたしました。

例文「営業職からの転職」

御社が展開しているサービスをサポートしたいと思い、事務職を志望しました。前職では法人営業を1年ほど経験しました。その時に培った相手とのコミュニケーション力や交渉・調整力は、事務職においてもきっと役立ちます。

特に御社は組織が大きく、社員数も多いため、各部署との調整が重要と考えています。ぜひこれまでの経験を活かし貢献していきたいと思います。

志望動機のポイント

販売職や営業職など、コミュニケーションが重要視されていた職種からの転職は、ぜひその力を売りにしてください。事務職は地味な仕事に思われがちですが、社内・社外ともに報告・連絡・相談ができるコミュニケーション力が求められます。

また「会社の商品にほれ込んだ」「御社のサービスをぜひサポートしたい」など、会社に惹かれたという理由を付け加えるのも好印象を与えるポイントです。

事務職未経験から転職する際の志望動機

事務職未経験からの志望動機の書き方は難しいものです。事務職へ転職する時の具体的な志望動機の書き方について、例文をご紹介します。

例文「事務職未経験からの転職」

事務職は未経験ではありますが、以前より事務として業務に従事したいと考えていたため、独学で勉強し簿記の資格を取得しました。前職では、特に電話対応などの業務に携わっていました。 声だけの対応なので、相手にわかりやすく伝えられるよう、できるだけ簡潔に説明し、電話の前でも笑顔で対応するよう心がけていました。入社半年後からは、ユーザーから指名を受けるようになりました。

前職での経験を活かして、さらにスキルアップさせ、貴社に貢献したいと考えます。

「経験を積みたい」はタブー

事務職未経験者の人にありがちなのが「経験を積んで勉強したい」というものです。会社は働く場であり、あなたの勉強の場ではありません。また「経験を積んだらどこか別の会社に転職してしまうのでは?」という不安を与えてしまいます。

事務職が未経験の人は、「自分はコツコツと仕事をするのが好きなので性格なので事務職があっていると思いました」「前職でPCスキルを身につけたので、それを生かして仕事をしたいです」などと、素直に志望動機を話すのが1番です。

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